LES ENVOIS PDF PAR MAIL DES QUESTIONNAIRES A FROID
Cette fonctionnalité permet de réaliser en mode non automatique des envois des questionnaires à froid aux stagiaires, par mail au format PDF.
Ce traitement se base sur le paramétrage des envois PDF et sur les éléments des sessions de formation, par exemple les stagiaires afin de reprendre leurs adresses mail.
La gestion des questionnaires à froid est une nouveauté de la version Oxygène 10.05, ajoutée afin de répondre aux exigences de la certification QUALIOPI entrée en vigueur en janvier 2022. Il s'agit de transmettre aux stagiaires un 2ème questionnaire d'évaluation quelques jours après leur venue en stage.
Pour le traitement automatique cf aide ENVOI AUTOMATIQUE QUESTIONNAIRE .
L'objectif est de réaliser ces envois de questionnaires à froid pour les sessions terminées, soit selon la date de fin des stages soit selon la date de leur facturation.
Paramétrage
Le bon fonctionnement de ce traitement dépend des paramétrages que vous devez avoir effectués au préalable. il y a 4 niveaux de paramétrage à réaliser :
- Paramétrage du protocole d'envoi par utilisateur Oxygène : accessible par le menu Oxygène, dans la gestion des utilisateurs Paramétrage_pour_l_utilisateur
- Paramétrage pour les envois des questionnaires à froid Paramétrage_de_la_gestion_des_questionnaires_à_froid
- Paramétrage par type de document : Cf. l'aide Liste_des_paramétrages
- Paramétrage des questions d'évaluation cf aide PARAMETRAGE EVALUATION
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Contenu de la liste
Comme pour tous les écrans de type liste, vous avez la possibilité de gérer les colonnes de la liste par les choix de gestion des colonnes, clic sur le signe + du bandeau de titre des colonnes, ou clic droit sur le bandeau. Cette liste intègre les fonctionnalités habituelles de gestion des colonnes, tri, affichage des cumuls, filtres avancés, export EXCEL,.et gestion des documents liés.
Permet de personnaliser les colonnes de la liste, mêmes fonctions que si clic sur le "+" jaune du bandeau de titre.
La liste affiche les sessions de formation et les stages qui correspondent au calcul selon la date du jour et le nombre de jours passés depuis la fin du stage ou depuis la fin de la facturation du stage. Dans les colonnes de droite vous avez l'information de la date de facturation de chaque stagiaire, et vous avez également la date de fin des stages.
Les 3 colonnes ci-dessous peuvent être affichées par la personnalisation des colonnes : date du 1er envoi, réponse saisie O/N et date du 2ème envoi.
Ces colonnes sont remplies selon l'utilisation de l'envoi des questionnaires à froid, Les 2 colonnes "retour QF" et "date 2ème envoi" sont gérées lors du traitement de renvoi du questionnaire à froid, cf aide RENVOI QUESTIONNAIRE
Sélections possibles
Dans cette liste vous avez la possibilité de sélectionner un stage par son numéro de session, ou bien les formations suivies par un client, par un stagiaire, ou les sessions selon un intervalle de dates.
Par défaut les stages réalisés en tant que sous traitant ne sont pas visibles : vous pouvez cocher la case 'sessions en sous traitance" pour les ajouter à cette liste. En effet, les stages que vous avez effectués en sous traitance ne fontnormalement pas l'objet d'envois de mail de votre part.
Vous pouvez aussi sélectionner les stages pour lesquels l'envoi PDF du questionnaire à froid n'a pas encore été fait, avec ce filtre :
Permet de désactiver les filtres de sélection et de revenir a la liste complète des sessions. Pour le cas particulier du filtre des sessions en sous traitance, la case sera décochée pour revenir à la situation par défaut, c'est à dire sans les sous traitances.
Vous ne pouvez pas saisir le statut "PDF envoyé" de vos sessions de formation, ce statut est géré automatiquement lors des envois des mails, mais vous pouvez le mettre à jour pour un lot de données, par exemple au moment de la mise à jour de la version Oxygène 10.05, si vous voulez toper des sessions de formation de votre historique de données, cf aide MISE A JOUR DES FLAGS
Si vous topez des sessions pour ce statut "PDF envoyé" pour le questionnaire à froid, il n'y aura pas de date d'envoi de ce questionnaire dans les sessions topées. De ce fait ces sessions ne seront pas intégrées dans le traitement de renvoi du questionnaire à froid.
Le délai en jours qui a servi au calcul des sessions à traiter est affiché en haut à droite. Si vous avez choisi de calculer selon la date de facturation, une case est cochée en haut à droite pour vous rappeler ce paramètre. Mais ces 2 zones ne sont pas modifiables ici. Si vous souhaitez les modifier vous devez les changer dans les paramètres de votre dossier.
Principe du traitement
Le traitement calcule les sessions à intégrer dans cette liste selon leur date de fin de stage, ou leur date de facturation, et selon le nombre de jours de délai et la date du jour, et par défaut il ne prend pas en compte les sessions en sous-traitance.
Par contre les envois déjà réalisés sont affichés aussi. Et le traitement ne tient pas compte du statut du 1er envoi de questionnaire 'à chaud", ni du fait que ce questionnaire a été imprimé.
Exemple 1 :
Option de calcul selon date de fin des stages, date du jour le 20/07/2020, le nombre de jours paramétré est de 15 jours. Seules les sessions de date de fin antérieures ou égales au 05/07/2020 seront affichées dans la liste.
Exemple 2 :
Option de calcul selon date de facturation, date du jour le 20/07/2020, le nombre de jours paramétré est de 10 jours. Seules les sessions de date facturation antérieures ou égales au 10/07/2020 seront affichées dans la liste.
En cas de facturation en plusieurs fois, par exemple pour des stages sur plusieurs mois, la date de facturation prise en compte sera la date de la dernière facture du stage. Le questionnaire à froid sera possible seulement quand le stage aura été totalement facturé.
Vous avez l'information du statut d"avancement de la facturation de chaque session de formation : facturée totalement ou pas, par le drapeau de couleur en consultation des sessions ou dans la liste à l'écran des sessions. Si drapeau bleu la session est totalement facturée. si drapeau bleu / jaune elle est partiellement facturée.
Le traitement utilise l'adresse mail de chaque stagiaire pour réaliser les envois. Si l'adresse mail d'un stagiaire n'est pas renseignée dans Oxygène le traitement prend l'adresse mail de l'adresse de facturation du client auquel est rattaché le stagiaire. Chaque stagiaire de chaque session traitée aura son statut "PDF envoyé" mis à oui pour le questionnaire à froid.
Pour sélectionner les stages et stagiaires à intégrer dans votre envoi de mail, vous pouvez :
- soit cocher une par une les lignes de la liste (case à cocher à gauche dans les colonnes)
- soit utiliser le bouton du vas "tout cocher" : ce bouton permet de cocher toutes les lignes visibles de la liste, c'est à dire que cela prend en compte les filtres posés au préalable en haut de l'écran.
"tout décocher" ce bouton permet de décocher la totalité des lignes cochées.
Une fois que vous avez sélectionné et coché les lignes à traiter : utiliser le bouton 
si une seule ligne a été cochée, ou le bouton 
si plusieurs lignes ont été cochées.
Dans le cas d'un envoi unique, le traitement vous demande le modèle de l'état à utiliser puis vous aurez la fenêtre d'envoi comme pour un envoi PDF mail de tout autre document.
Dans le cas d'un envoi groupé, le traitement vous demande le modèle de l'état, puis les envois PDF mail sont lancés sans la fenêtre Une jauge affiche l'avancement des envois, et en fin de traitement un message vous indique les envois réussis et les échecs.
Les échecs sont majoritairement dûs à des adresses mails manquantes. Cela est facile à vérifier avant envoi car l'adresse mail du client et du stagiaire sont affichées dans la liste.
Une fois l'envoi terminé, la liste à l'écran est actualisée : les lignes pour lesquelles l'envoi a réussi sont topées : la colonne "PDF envoyé" est cochée.
Si vous avez choisi de conserver les PDF créés lors des envois de mail, un trombone est affiché à gauche et vous pouvez retrouver le PDF en utilisant le bouton des documents liés 
Une fois cette étape effectuée, il existe un autre traitement qui permet de gérer un renvoi de ce questionnaire à froid, pour les stagiaires qui n'auront pas transmis de réponse suite au 1er envoi.