LE PARAMETRAGE DES QUESTIONS POUR LES ÉVALUATIONS
La gestion des évaluations par les stagiaires et les animateurs permet d'enregistrer les fiches d’évaluation (questions et notations) qui seront remplies par les stagiaires et les animateurs à l’issue de chaque stage de formation. Ainsi, la qualité de chaque formation peut être suivie et contrôlée précisément. Depuis la version Oxygène 9.04 vous pouvez imprimer le questionnaire et le transmettre aux stagiaires pour qu'il répondent aux questions d'évaluation des stages. Depuis la version Oxygène 10.05, vous pouvez gérer 2 types de questionnaire aux stagiaires : le questionnaire donné lors du stage, "à chaud", et le questionnaire "à froid" qui va être transmis aux stagiaires quelques jours après le stage. Depuis la version Oxygène 10.08 vous pouvez gérer les évaluations des stages par les animateurs
Il faut paramétrer les questions au démarrage de votre dossier c'est à dire avant de commencer à créer des sessions de formation. Ou tout du moins avant de commencer à saisir des notes, il faut créer toutes les questions que vous souhaitez gérer.
Vous avez 2 paramétrages à effectuer, un pour les évaluations de la part des stagiaires et un autre pour les évaluations de la part des animateurs.
Il existe 2 types de questions à paramétrer, qui seront reprises dans les questionnaires normaux dits "à chaud" et dans les questionnaires à froid, que vous allez faire parvenir aux stagiaires :
- Les questions_ouvertes permettant au stagiaire de donner librement son opinion sur 3 sujets définis.
- Les questions_fermees, pour lesquelles le stagiaire pourra donner une note de 1 à 5, ou ne pas donner de réponse.
Paramétrage des questions ouvertes des évaluations des stagiaires
Ce traitement permet de paramétrer les questions qui vont donner lieu à des réponses de type commentaires libres de la part des stagiaires.
Depuis la version Oxygène 10.05 il y a 2 onglets, un pour le questionnaire normal "à chaud", et un pour le questionnaire à froid. Chaque onglet propose 3 questions ouvertes, pour lesquelles vous saisissez le texte de ces 3 questions.
Vous pouvez décider de poser les mêmes questions dans le questionnaire à froid, ou bien vous pouvez gérer 2 séries de 3 questions différentes pour ces 2 questionnaires.
Pour chacune, vous disposez de 255 caractères pour définir une question qui induira une réponse libre de la part du stagiaire.
Vous n'êtes pas obligé d'en gérer 3, vous pouvez en gérer de zéro à 3 selon vos besoins. Ce paramétrage est repris dans les impressions des questionnaires normaux et des questionnaires à froid.
Exemple de paramétrage :
1er onglet :
Ce qui donne en impression du questionnaire normal :
2ème onglet pour le questionnaire "à froid" :
Et en impression du questionnaire à froid :
Paramétrage des questions fermées des évaluations des stagiaires
Ce traitement permet de paramétrer les questions qui vont donner lieu à une réponse fermée sous forme d'une note de 1 à 5 que le stagiaire indiquera sur son questionnaire. Et ensuite vous pourrez procéder à la saisie de ces notes de 1 à 5, pour les questionnaires remplis par les stagiaires que vous aurez récupérés.
Il n'y a pas de limite au nombre de ces questions. L'ordre de cette liste sera repris dans les impressions des questionnaires.
Vous avez depuis la version Oxygène 10.05 une colonne de type case à cocher qui permet d'indiquer si la question fait partie ou pas du questionnaire à froid.
A vous de paramétrer les 2 listes de questions, celles pour le questionnaire normal, que vous allez donner aux stagiaires pendant le stage, et celles pour le questionnaire à froid, que vous allez envoyer aux stagiaires quelques jours après le stage, Les 2 modèles d'état questionnaire et questionnaire à froid incluent les questions selon ce type.
Ce questionnaire à froid sera retourné par les stagiaires et vous saisirez les notes à froid comme des notes à chaud, au fur et à mesure de la réception des questionnaires remplis.
Par contre les statistiques des notes d'évaluation des stagiaires se font sans aucune distinction entre celles des questions à chaud et celles à froid.
Au démarrage de votre dossier la liste est vide, à vous de saisir le libellé de chaque question que vous souhaitez gérer dans vos 2 questionnaires destinés aux stagiaires. Vous êtes en création si la ligne en cours est vide, sinon vous êtes en modification de la ligne où se trouve le curseur de saisie.
Ce bouton en haut de l'écran vous permet de créer une nouvelle question, placée sur la ligne de la liste où se trouve le curseur. C'est un moyen simple d'insérer une nouvelle question à la place voulue, si la liste n'est pas vide.
Si vous ajoutez des questions et que vous avez déjà des sessions de formation et des notes saisies dans votre dossier, les nouvelles questions seront automatiquement ajoutées pour chaque session afin de vous permettre d'en saisir la note. Vous pouvez donc faire évoluer votre questionnaire au fil du temps, même si c'est préférable de bien le créer avant de débuter l'utilisation de la gestion des évaluations.
Si vous voulez enlever une question il faut utiliser le bouton "supprimer" en haut de la fenêtre ou bien faire un clic droit dans la liste et ensuite le choix "supprimer".
Si vous demandez la suppression d'une question pour laquelle vous avez au préalable saisi des notes pour au moins un stagiaire, un message vous le signale et vous pouvez soit confirmer la suppression de la question, soit abandonner cette suppression.
Si vous confirmez la suppression de la question les notes associées seront elles aussi supprimées, Par contre si vous modifiez le texte d'une question, et que celle-ci a des notes associées vous n'aurez aucune alerte. Les notes saisies seront conservées même si le sens de la question a complètement changé. A vous de faire attention à ne pas modifier une question, ou au moins conserver le sens initial.
Libellé de la question
Vous disposez de 255 caractères pour définir chaque question qui pourra faire l’objet d’une notation de 1 à 5.
Question à froid
Cocher cette case si la question concerne le questionnaire à froid, ne la cochez pas si la question doit faire partie du questionnaire normal, à chaud.
Si vous voulez qu'une question soit incluse dans les 2 questionnaires vous devez la créer 2 fois : une fois avec la case non cochée et une fois avec la case cochée.
Exemple de questionnaire normal, "à chaud" selon le paramétrage ci-dessus : seules les 5 premières questions sont intégrées
Exemple de questionnaire à froid avec ce même paramétrage, seules les 4 questions cochées sont intégrées
Depuis la version Oxygène 10.08 vous pouvez gérer les évaluations de vos formations par les animateurs. C'est une fonctionnalité qui répond aux exigences de suivi dans le cadre de la certification QUALIOPI entrée en vigueur en janvier 2022.
Il existe 2 types de questions à paramétrer, qui seront reprises dans le questionnaire que vous allez faire parvenir aux animateurs:
- Les questions_ouvertes permettant à l'animateur de donner librement son opinion sur des sujets définis.
- Les questions_fermées pour lesquelles l'animateur pourra donner une note de 1 à 5, ou ne pas donner de réponse.
Paramétrage des questions ouvertes des évaluations des animateurs
Ce traitement permet de paramétrer les questions qui vont donner lieu à des réponses de type commentaires libres par les animateurs.
Il y a 2 onglets, un pour le questionnaire concernant les stages, et un pour le questionnaire concernant les sites de formation. Chaque onglet propose 3 questions ouvertes, pour lesquelles vous saisissez le texte de ces 3 questions.
Vous disposez de 255 caractères pour définir chaque question qui induira une réponse libre de la part de l'animateur.
Vous n'êtes pas obligé d'en gérer 3, vous pouvez en gérer de zéro à 3 selon vos besoins. Ce paramétrage est repris dans les impressions des questionnaires des animateurs et dans les évaluations des stages et des sites de formation par les animateurs.
Exemple de paramétrage :
1er onglet :
2ème onglet :
Ce qui donne en impression du questionnaire destiné aux animateurs 6 cases avec chaque question paramétrée :
Paramétrage des questions fermées des évaluations des animateurs
Ce traitement permet de paramétrer les questions qui vont donner lieu à une réponse fermée sous forme d'une note de 1 à 5 que l'animateur indiquera sur son questionnaire. Et ensuite vous pourrez procéder à la saisie de ces notes de 1 à 5, pour les questionnaires remplis par les animateurs et que vous aurez récupérés.
Il n'y a pas de limite au nombre de ces questions. L'ordre de cette liste sera repris dans les impressions des questionnaires.
Vous avez une colonne de type case à cocher qui permet d'indiquer si la question fait partie ou pas de celles pour évaluer les sites de formation..
A vous de paramétrer la liste des questions, celles pour évaluer le stage, et celles pour évaluer le site de formation. Ces 2 types de questions ne sont pas dissociés dans l'impression du questionnaire, par contre les réponses récupérées et saisies seront utilisées distinctement : celles concernant les sites de formation sont reprises dans les traitements d'évaluation des sites de formation.
Au démarrage de votre dossier la liste des questions est vide, à vous de saisir le libellé de chaque question que vous souhaitez gérer dans votre questionnaire destiné aux animateurs. Vous êtes en création si la ligne en cours est vide, sinon vous êtes en modification de la ligne où se trouve le curseur de saisie.
Ce bouton en haut de l'écran vous permet de créer une nouvelle question, placée sur la ligne de la liste où se trouve le curseur. C'est un moyen simple d'insérer une nouvelle question à la place voulue, si la liste n'est pas vide.
Si vous ajoutez des questions et que vous avez déjà des sessions de formation et des notes saisies dans votre dossier, les nouvelles questions seront automatiquement ajoutées pour chaque session afin de vous permettre d'en saisir la note. Vous pouvez donc faire évoluer votre questionnaire au fil du temps, même si c'est préférable de le créer avant de débuter l'utilisation de la gestion des évaluations.
Si vous voulez enlever une question il faut utiliser le bouton "supprimer" en haut de la fenêtre ou bien faire un clic droit dans la liste et ensuite le choix "supprimer".
Si vous demandez la suppression d'une question pour laquelle vous avez au préalable saisi des notes pour au moins une formation, un message vous le signale et vous pouvez soit confirmer la suppression de la question, soit abandonner cette suppression.
Si vous confirmez la suppression de la question les notes associées seront elles aussi supprimées, Par contre si vous modifiez le texte d'une question, et que celle-ci a des notes associées vous n'aurez aucune alerte. Les notes saisies seront conservées même si le sens de la question a complètement changé. A vous de faire attention à ne pas modifier une question, ou au moins conserver le sens initial.
Libellé de la question
Vous disposez de 255 caractères pour définir chaque question qui pourra faire l’objet d’une notation de 1 à 5.
Question concernant le site
Cocher cette case si la question concerne l'évaluation du site de formation, ne la cochez pas si la question ne concerne pas la notation du site.
Exemple de questionnaire imprimé selon le paramétrage ci-dessus :
Exemple de l'impression de l'évaluation annuelle des formations par les animateurs, toutes les questions sont reprises avec les notes associées :
Exemple de l'impression de l'évaluation d'un site de formation, seules les questions concernant les sites sont imprimées et utilisées pour les calculs :
