MISE A JOUR DES STATUTS "PDF envoyé"

Depuis la version Oxygène v10.05, les traitements des envois PDF mail gèrent un statut "envoyé" ou "non envoyé", par session de formation ou par session / stagiaire, ou par session / jour de formation, ou par session / animateur, et pour chaque type d'envoi. Ces statuts permettent à tout moment de savoir quels sont les envois PDF effectués et ceux restant à faire.

Ce traitement est accessible par un bouton dans le traitement de saisie des paramètres de votre dossier, en bas de l'écran 

Ce bouton est visible uniquement pour les utilisateurs Oxygène du groupe Administrateur. Et il est recommandé de lancer ce traitement en étant le seul utilisateur dans l'application Activité Formation, afin de pouvoir mettre à jour les données des sessions sans qu'elles soient en cours de modification sur un autre poste.

Au moment de l'installation de la version Oxygène 10.05, il est possible que votre dossier ait déjà un grand nombre de sessions existantes. Et vous ne voulez pas forcément faire les envois PDF mail de toutes ces sessions de votre historique.

Ce traitement de mise à jour des statuts vous permet de toper les sessions pour lesquelles vous ne voulez pas effectuer les envois PDF mail, par exemple celles anciennes. Le fait de les passer en statut "envoyé" facilitera l'utilisation des sélections par ce statut "envoyé" ou "non envoyé" dans tous les traitements des envois PDF mail.

De plus, pour le cas de l'envoi des questionnaires à froid, nous vous conseillons de mettre le statut "envoyé" pour  toutes les sessions que vous ne voulez pas intégrer lors des envois des questionnaires à froid. En effet, le questionnaire à froid est envoyé par un traitement que vous pouvez mettre en mode automatique, et dans ce cas il est préférable de ne pas se retrouver avec un grand nombre d'envois, car ce traitement automatique est lancé en début de session Oxygène tous les matins, sur la session du 1er utilisateur qui lance le menu de l'Activité Formation. Le temps de l'envoi peut se révéler important selon le nombre de PDF à traiter.

De plus cette gestion des questionnaires à froid sera importante au moment de l'application des normes QUALIOPI, en janvier 2022. Il n'est pas nécessaire d'activer ces traitements avant cette date. Donc vous pouvez toper vos sessions antérieures à janvier 2022 afin de ne pas les intégrer dans les envois des questionnaires à froid.

Écran de sélection des mises à jour à effectuer

 

Sélection de la période

Sélectionnez une date de début et une date de fin pour traiter les sessions en fonction de leurs dates. Par exemple si vous souhaitez mettre à jour tous les stages dont la date de fin est inférieure ou égale au 31/07/2020 saisissez 31/07/2020 comme date de fin.

 

Pour la date de début, même principe : la sélection va inclure les sessions dont la date de début est supérieure ou égale à celle saisie ici.

 

Les sessions avec le statut "stage annulé" ne sont pas mises à jour par ce traitement. En effet, elles ne sont pas intégrées dans les traitements des envois par mail.

 

Sélection des documents à mettre à jour avec le statut "Pdf envoyé"

Cochez les types d'envoi PDF que vous voulez mettre avec le statut "envoyé" : par exemple vous pouvez cocher "questionnaire à froid" et "attestation".

 

 

Sélection des documents à mettre à jour avec le statut "Pdf non envoyé"

Cochez les types d'envoi PDF que vous voulez mettre avec le statut "non envoyé" : par exemple vous pouvez cocher "questionnaire à froid" et "attestation".

 

Cette possibilité de remettre le statut comme "Pdf non envoyé" pour des sessions devrait être rarement utilisée, mais si par exemple vous avez mis "Pdf envoyé" sur des sessions en vous trompant dans les sélections, cette option vous permet de corriger en remettant "Pdf non envoyé" pour les statuts mis à jour à tort.

 

Une fois vos sélections choisies, cliquer sur le bouton "valider" pour lancer la mise à jour des statuts.

 

Dès que vous cliquez sur le bouton "valider" le traitement s'effectue et les statuts des sessions sont modifiés. Si vous vous êtes trompé, utilisez le traitement de nouveau en demandant de mettre les statuts à "non envoyé".