LE RENVOI DES QUESTIONNAIRES A FROID

 

Cette fonctionnalité permet de réaliser un renvoi des questionnaires à froid, par mail au format PDF, aux stagiaires qui n'ont pas retourné le questionnaire après un nombre de jours paramétré.

Ce traitement se base sur le paramétrage des envois PDF des questionnaires à froid et sur les éléments des sessions de formation, par exemple les stagiaires afin de reprendre leurs adresses mail.

 

La gestion des questionnaires à froid est une nouveauté depuis la version Oxygène 10.05, ajoutée afin de répondre aux exigences de la certification QUALIOPI qui est entrée en vigueur en janvier 2022.

 

Paramétrage

 

Le bon fonctionnement de ce traitement dépend des paramétrages que vous devez avoir effectués au préalable. il y a 3 niveaux de paramétrage à réaliser :

- Paramétrage du protocole d'envoi par utilisateur Oxygène :  Paramétrage_pour_l_utilisateur

- Paramétrage par type de document : Cf. l'aide Liste_des_paramétrages

 

Il faut également activer ce traitement de renvoi dans les paramètres de votre dossier, cf aide Paramétrage_de_la_gestion_des_questionnaires_à_froid : nombre de jours que le traitement ajoutera aux dates du 1er envoi réalisé, et cocher la case ici :

 

Cette case à cocher permet d'activer ce traitement de renvoi au moment de l'ouverture de votre session Oxygène. C'est à dire que tous les matins, le 1er utilisateur qui va appeler le menu de l'application Activité Formation verra ce traitement s'exécuter.

 

Vous pourrez également lancer ce traitement à tout moment par le menu , bouton puis le choix "renvoi PDF mail des questionnaires à froid sans retour".

 

Principe du traitement

 

Une liste des sessions et des stagiaires va s'afficher à l'écran avec les stages pour lesquels l'envoi du questionnaire à froid a été fait. Et les stages affichés seront selon la date de ce 1er envoi, le nombre de jours paramétré pour le renvoi, et la date du jour.

Exemple : la date du jour est le 15/11/2020, le nombre de jours pour le renvoi est paramétré à 15. Les sessions affichées seront celles qui ont déjà eu l'envoi du questionnaire à froid avec une date de ce 1er envoi antérieure ou égale au 31/10/2020, soit 15 jours avant la date du jour..

 

La date de sélection et le nombre de jours avant renvoi sont affichés en haut à droite de l'écran, pour information. La date du 1er envoi est elle aussi affichée dans les colonnes de droite de la liste.

 

 

Contenu de la liste

 

La liste contient les sessions et stagiaires qui ont fait l’objet du 1er envoi et dont les stagiaires n'ont pas retourné le questionnaire à froid  Et par défaut le traitement cache les sessions effectuées en sous traitance. Si vous souhaitez les afficher vous devez cocher la case 'sessions en sous traitance".

 

 

Seules les lignes avec une date de 1er envoi renseignée seront affichées. En effet, le traitement ne va pas proposer ici l'historique de vos données existant avant la mise à jour de la version Oxygène 10.05.

Lors de cette mise à jour vous avez pu toper les stages pour chaque type d'envoi PDF mail, afin de ne pas voir des données anciennes. Ces données topées avec envoi PDF du questionnaire à froid mis à oui sont enregistrées sans date de ce 1er envoi. Le traitement ne les intégrera pas pour le renvoi.

Ceci pour éviter de surcharger la liste avec des données de votre historique pour lesquelles vous ne voulez pas renvoyer le questionnaire. De plus cette gestion des questionnaires à froid est importante à partir de l'application des normes QUALIOPI, en janvier 2022. Il n'est pas nécessaire d'activer ces traitements pour des sessions plus anciennes.

Sélections possibles

Dans cette liste vous avez la possibilité de sélectionner un stage par son numéro de session, ou bien les formations suivies par un client, par un stagiaire, ou les sessions selon un intervalle de dates.

Par défaut les stages réalisés en tant que sous traitant ne sont pas visibles : vous pouvez cocher la case 'sessions en sous traitance" pour les ajouter à cette liste. En effet, les stages que vous avez effectués en sous traitance ne font normalement pas l'objet d'envois de mail de votre part.

 

 

 Cette case à cocher est prévue pour gérer le cas de renvois qui auraient échoué : en cochant cette case vous pouvez les afficher dans la liste et les repasser. Ces stages ont une date de renvoi non remplie, et la réponse "reçu" à non.

 

En effet lors du renvoi la réponse "N" a été saisie et enregistrée, le renvoi PDF a été lancé mais n'a pas abouti, de ce fait la date du 2ème envoi n'est pas enregistrée. C'est ce qui permet ensuite de les retrouver et les repasser si on le souhaite. Les cas de ce genre peuvent survenir par exemple si des adresses mail de destinataires ne sont pas correctes, ou si l'accès internet est temporairement impossible.

 

Exemple ci-dessous, pour la session 2 et le stagiaire CHAULIA, le renvoi n'a pas réussi.

 

 

Permet de désactiver les filtres de sélection et de revenir a la liste complète des sessions. Pour le cas particulier du filtre des sessions en sous traitance, la case sera décochée pour revenir à la situation par défaut, c'est à dire sans les sous traitances. Idem pour la case à cocher des renvois non réussis, la suppression des filtres va décocher cette case.

 

Permet de personnaliser les colonnes de la liste, mêmes fonctions que si clic sur le "+" jaune du bandeau de titre.

 

Saisie à effectuer

 

Dans cette liste vous devez saisir la colonne de gauche "reçu O/N" : saisissez O pour OUI ou N pour NON pour indiquer si vous avez reçu ou pas le questionnaire à froid de la part de chaque stagiaire.

Vous pouvez également utiliser les bouton "OUI" et "NON" en bas de la liste pour remplir cette colonne pour toute la sélection effectuée auparavant.

Vous pouvez aussi vider cette colonne avec le bouton "VIDE".

 

Une fois remplie cette colonne des oui ou non, le bouton de renvoi permet de refaire le r'envoi mail du questionnaire à froid aux stagiaires pour lesquels votre réponse a été non.

On peut sélectionner les données avec les filtres habituels, n° session de formation, client, stagiaire, dates de stages. Ceci permet de faciliter la saisie des réponses oui ou non, mais ensuite les sélections posées ne sont pas utilisées lors du traitement de renvoi PDF.

 

Le renvoi va concerner toutes les lignes avec la réponse non même si certaines sont invisibles suite à des sélections posées après une saisie des réponses.

Ceux avec réponse oui ne seront pas intégrés dans le renvoi, ceux avec réponse vide non plus.

 

Cet envoi de mail s'effectue sans l'assistant même si un seul renvoi est à faire.

Une jauge permet de voir l'avancement du traitement des renvois, et un message indique quand les renvois sont terminés.

 

Le traitement utilise l'adresse mail de chaque stagiaire pour réaliser les envois. Si l'adresse mail d'un stagiaire n'est pas renseignée dans Oxygène le traitement prend l'adresse mail de l'adresse de facturation du client auquel est rattaché le stagiaire.

Si des erreurs sont survenues, un message vous le signale :

 

 

Le lendemain matin, le traitement remettra dans la liste les stagiaires de la veille si vous n'avez pas rempli la colonne par O ou N. Par contre ceux dont la réponse a été saisie ne seront pas re proposés, que la réponse ait été oui ou non.

Si vous avez rempli cette colonne avec la réponse non pour certains stagiaires, et que vous n'avez pas lancé le renvoi, ces stagiaires ne seront pas non plus re proposés le lendemain. Idem si vous avez saisi la réponse à non et que le renvoi du mail n'a pas réussi, la réponse non est tout de même enregistrée et évite de re proposer le stagiaire le lendemain. Mais vous pourrez quand même les repasser ensuite en cochant la case à cocher ci-dessous :

 

 

En cochant cette case vous pouvez les afficher dans la liste et les repasser. Ces stages ont une date de renvoi non remplie, et la réponse "reçu" à non. En effet lors du 2ème envoi la réponse "N" a été saisie et enregistrée, puis l'envoi PDF a été lancé mais n'a pas abouti, ou bien vous ne l'avez pas lancé, Dans les 2 cas la date du 2ème envoi n'est pas enregistrée. C'est ce qui permet ensuite de les retrouver et les repasser si on le souhaite.

 

Des colonnes supplémentaires peuvent être affichées par la personnalisation des colonnes dans la liste écran du traitement d'envoi du questionnaire à froid.

Par exemple la date du 2ème envoi, qui est la date du renvoi.