Les paramètres société

Ces paramètres permettent d’indiquer différentes informations sur la société et de définir des éléments par défaut afin de gagner du temps dans les traitements. Vous pourrez aussi paramétrer les éléments pour la gestion des impressions et des envois PDF par mail. Et activer ou pas certaines fonctions de l'application.

Ce traitement est accessible par le bouton

 

Boutons du haut de la fenêtre

Permet de quitter la gestion des paramètres sans enregistrer les modifications effectuées

Permet de quitter la gestion des paramètres en enregistrant les modifications apportées.

Modification des paramètres du dossier : ces données sont communes à toutes les applications Oxygène comme la comptabilité ou la gestion commerciale, l'application Activité Formation, etc (logo, adresse, statut et informations juridiques de votre entreprise). Elles sont modifiables en cliquant sur ce bouton. Une fois les modifications effectuées, au retour dans les paramètres de l'application de formation, les données sont actualisées.

 

Voici les chapitres de l'aide correspondant à chaque partie de l'écran :

- Onglet "généralités" Généralités

- Onglet "formations" Formation

- Onglet "impressions / envois mail" Impressions_Envois_Mail

- Paramétrage pour les envois des questionnaires à froid Paramétrage_de_la_gestion_des_questionnaires_à_froid

 

Onglet Généralités

 

Saisissez, dans un premier temps, les coordonnées de votre société ainsi que le numéro d’organisme. Puis, les informations par défaut à saisir sont accessibles dans les différents onglets.

L’onglet ‘’Généralités’ permet de gérer les informations de la société, et les coordonnées du / de la responsable de l’organisation des formations dans la société ainsi que celles de son assistant (e).

 

N° agrément

Vous saisissez ici votre n° d'agrément en tant qu'entreprise de formation. Ce numéro est repris lors des impressions des conventions de formation, et il est intégré dans les factures générées à partir des sessions de formation.

 

N° QUALIOPI

Vous saisissez ici votre numéro d'identification Qualiopi Ce numéro est imprimé sur les documents de formation. Et si cette zone est remplie le logo Qualiopi est imprimé également sur ces documents.

Exemples ci-dessous de la convention et de l'invitation : l'agrément, le n° et le logo Qualiopi sont imprimés.

 

Responsable

Les nom et prénom du ou de la responsable seront repris dans l’impression des documents administratifs et notamment la convention. L'adresse mail sera imprimée sur les documents et le fax s'il est renseigné.

Assistant (e)

Saisir le nom et prénom de l’assistant (e). Son téléphone et son adresse mail. La saisie de ces données n’est pas obligatoire.

 

Signature du responsable

 

 

Si vous le souhaitez vous pouvez intégrer l'image de la signature du ou de la responsable de formation de votre entreprise. Ensuite cette image de la signature va être imprimée dans les documents tels que la convention de formation. Cette image est utilisable dans les modèles d’état, afin de pouvoir envoyer ou imprimer ces états avec la signature du responsable de formation..

 

permet de choisir l'image signature. Toute image de format BMP, JPG ou PNG peut être sélectionnée. Mais il ne faut pas que cette image soit trop volumineuse.

permet d'enlever l'image signature (cela ne supprime pas le fichier image, mais l'image n'est plus intégrée dans l'application Activité Formation).

 

Cette image de la signature  est intégrée en standard dans les impressions des conventions et des attestations de stage. Vous pouvez l’ajouter dans les autres modèles ou dans les modèles personnalisés en ajoutant un élément de type dessin et en remplissant les propriétés du dessin comme ceci :

 

     

 

Exemple de document avec la signature du responsable : Pied de page de la convention de formation :

 

Lancement d'un traitement pour modifier les statuts des envois PDF mail des sessions, "envoyé" ou "non envoyé", par type de document. Ce bouton est visible uniquement pour les utilisateurs Oxygène du groupe Administrateur.

Cf aide MISE A JOUR DES STATUTS pour le fonctionnement de cet utilitaire. Le but est de toper les sessions anciennes existant avant l'installation de la version Oxygène 10.05, afin de ne pas se retrouver avec un gros volume de sessions pour lesquelles le statut serait "non envoyé". En effet, les envois PDF ne vont pas concerner des sessions de votre historique. Si par exemple vous installez la version Oxygène 10.05 le 01/10/2020, vous pourrez toper comme envoyés les PDF de toutes vos sessions antérieures au 31/08/2020. De cette façon les traitements d'envoi ne prendront pas en compte ces sessions.

 

 

Onglet Formation

Catégorie de formation par défaut

Saisissez la catégorie de formation la plus utilisée afin que celle-ci puisse vous être proposée systématiquement par défaut en création d’un stage et vous faire gagner ainsi du temps de saisie.

Nombre de participants

Indiquez le nombre minimum et maximum de participants à un stage de formation. Ces éléments seront repris automatiquement en création d’une nouvelle formation dans le catalogue. Ces éléments peuvent être modifiés par l’utilisateur ponctuellement pour chaque formation.

Temps de référence

dans la cadre de la certification QUALIOPI, vous devez gérer des entretiens annuels pour chaque animateur de votre société. .

Durée d’une formation

Indiquez la durée moyenne d’une formation par jour. Celle-ci vous sera proposée également par défaut en création d’une formation.

 

Horaires

Indiquez enfin les temps de référence, c’est-à-dire les horaires habituels d’une formation sur l’ensemble de la journée. Ces temps sont découpés en trois périodes : matin, après midi et soir. Ainsi, lorsque vous créerez une formation sur l’une des trois périodes, les horaires saisis ici vous seront proposés par défaut. Ceux-ci pourront néanmoins être modifiés pour chaque formation.

Depuis la version 11.03 Oxygène, et uniquement pour la plage horaire du soir, si vous la laissez vide, la saisie de cette plage horaire sera impossible dans vos sessions de formation. 

Date actualisation

Dans le cadre de la certification QUALIOPI, vous devez gérer des entretiens annuels pour chaque animateur de votre société. Cette date d'actualisation est la date à partir de laquelle vous allez réaliser ces entretiens. Ensuite pour chaque animateur, quand son entretien aura été effectué, vous saisirez dans sa fiche animateur la date de son entretien. Et le traitement de gestion des animateurs affichera le statut d'actualisation des entretiens : drapeau vert si l'entretien a eu lieu et drapeau rouge s'il n'a pas eu lieu depuis l'année précédente.

Chaque année vous devez donc modifier cette date.

Exemple :

Date actualisation dans les paramètres du dossier = 01/01/2020, les entretiens vont se faire à partir du 01/01/2020. Les formateurs dont la date d’actualisation est antérieure vont être affichés avec le drapeau rouge. Au début de l'année 2020 ils seront tous avec ce drapeau rouge. Au fil du temps, vous allez faire les entretiens et renseigner la date de l'entretien de l'année 2020 pour chaque animateur. Ceux avec une date d'entretien supérieure au 01/01/2020 auront un drapeau vert. De cette façon vous savez à tout moment les entretiens qu'il vous reste à effectuer.

 

Les animateurs virtuels et les animateurs inactifs ne sont pas concernés : ils n'ont pas de drapeau.

Paramètres pour la facturation - textes avec les nombres d'heures

Vous avez 6 cases à cocher permettant de choisir les textes qui seront intégrés dans le corps des factures lors de la facturation des sessions de formation.

Ces textes reprennent le cumul des nombres d’heures des stagiaires pour la période facturée. Lors de ces cumuls, les heures sont reprises selon les horaires saisis dans les dates du stage.

 

Il faut cocher ces cases si vous souhaitez intégrer des lignes de texte avec les cumuls d’heures dans les factures générées à partir des sessions de formation.

Chaque mention sera ajoutée seulement si le nombre d’heures correspondant est différent de zéro.

Pour chaque facture, il s’agit de la somme du nombre d’heure de chaque stagiaire inclus dans la facture.

 

Liste des paramètres :

-         Heures d’absence : cumul des heures des jours de toutes les absences des stagiaires pour la période facturée, absences de tout type : absence pour cause de rentrée tardive, autres absences facturables ou pas.

-         Heures d’absence non facturées : cumul des heures des jours d’absences non facturés y compris celles dues à une rentrée tardive

-         Heures d’absence facturées : cumul des heures des jours d’absences facturés

-         Heures d’absence car rentrée tardive : cumul des heures des jours d’absences si rentrée tardive

-         Heures facturées : cumul des heures des jours facturés, heures des jours de présence du stagiaire + heures des jours d’absence facturables

-         Heures de présence : cumul des heures des jours de présence des stagiaires pour la période facturée

 

Cf la page d'aide GESTION DES ABSENCES expliquant en détail les impacts des absences dans les différents traitements de l'application.

 

Onglet Impressions / Envois Mail

Type d’impression

Indiquez si vos impressions s’effectueront sur du papier pré-imprimé, donc à entête ou sur du papier blanc. Dans le cas où vous choisissez des impressions sur papier blanc, le logo et les informations comme l'adresse de votre société seront imprimés systématiquement sur les documents. Dans le cas où vous choisissez d’imprimer sur du papier pré-imprimé, ce logo ne sera pas repris dans les impressions. Idem pour les informations telles que l'adresse de votre société, elles ne seront pas imprimées si l'option papier pré-imprimé est choisie.

Paramétrage de l’impression Flash

Définissez ici les documents que vous souhaitez voir proposés par défaut pour le traitement d'impression Flash. l'impression Flash permet de lancer les impressions des documents pour une période donnée, sans sélections des sessions, la seule sélection étant un bornage de dates. Cf aide  EDITIONS FLASH

Texte imprimé en bas de la page des documents

Vous pouvez également saisir un texte de bas de page qui sera repris dans l’ensemble des impressions des documents administratifs et des états statistiques .Par exemple vous pouvez saisir ici votre SIRET,

Envoi des mails

Vous devez effectuer ici le paramétrage pour vos envois de documents PDF par mail.

 

Paramétrage pour l'utilisateur

Ces paramètres sont gérés pour chaque utilisateur Oxygène.

Cocher cette case si vous souhaitez signer électroniquement les PDF des conventions de formation que vous allez envoyer par mail. Si vous voulez signer les PDF il faut intégrer un certificat électronique par le bouton "signature". Si vous cochez cette case mais que vous n'avez pas installé de certificat et/ou que vous n'avez pas indiqué le certificat à utiliser les signatures des PDF ne seront pas faites.

 

Cliquer sur le bouton "signature" pour paramétrer le certificat à intégrer pour signer les PDF.

 

Ce certificat est celui qui est utilisé aussi dans l'application Gestion Commerciale, un seul certificat est utilisé pour signer tous les PDF générés par les applications Oxygène.

 

Ce bouton permet de gérer le paramétrage du protocole d'envoi par utilisateur Oxygène, à savoir le type d'envoi (MAPI ou SMTP), l'adresse mail expéditeur, etc.

Ce paramétrage est aussi accessible par le menu Oxygène, dans la gestion des utilisateurs, avec le bouton au niveau de chaque utilisateur.

 

 

Voici l'écran de ce paramétrage :

 

 

Il y a 2 façons d’envoyer des e-mails à partir de votre logiciel : En passant par votre logiciel d'envoi de mail installé sur votre PC, par exemple Outlook, ou en utilisant le protocole SMTP intégré dans Windows (paramètres à indiquer à droite).

 

Depuis la version 11.02 Oxygène il existe une 3ème possibilité de paramétrage, qui permet d'utiliser un serveur d'envoi des mails géré par Memsoft. Ce procédé permet de déléguer ces envois à Memsoft, afin de s'affranchir de ce paramétrage qui parfois s'avère complexe à effectuer. Cette nouvelle option s'active en décochant la case :

Dans ce cas la fenêtre de paramétrage est cachée, seule l'adresse mail de l'utilisateur oxygène reste saisissable :

 

Vous trouverez le détail du mode de fonctionnement de cette option non personnalisée ici 

paramétrage des envois de mails par utilisateur

 

Note : "Outlook" utilise le protocole MAPI.

 

On ne peut choisir MAPI que si l’on dispose d'un client de messagerie avec un compte opérationnel sur l'ordinateur sur lequel l’application est utilisée. Ce n’est pas toujours le cas.

 

Par exemple, si votre application fonctionne sous RDS, elle est exécutée via une "Connexion bureau à distance" et, bien que l’affichage et la saisie se fassent sur le PC local, l’application est en réalité exécutée sur le serveur. Il est, dans cette configuration, assez fréquent que le compte e-mail de l’utilisateur soit défini en local sur le PC. L’application qui fonctionne sur le serveur ne peut alors pas envoyer de commandes à Outlook qui se trouve sur le poste. Il faut alors, soit créer un second compte de messagerie pour l’utilisateur sur le serveur et autoriser l’exécution de Outlook dans sa session RDS, soit utiliser l'option SMTP qui ne nécessite pas de compte de messagerie pour chaque utilisateur. Soit si vous êtes en version 11.02 Oxygène ou une version ultérieure, décocher la case "personnaliser les paramètres d'envoi" afin de passer en mode SMTP automatique, avec des envois par le procédé géré par Memsoft.

 

En résumé, il est conseillé d’utiliser :

• En mono poste : MAPI ou SMTP en mode personnalisé ou pas

• En réseau : MAPI ou SMTP en mode personnalisé ou pas

• Sous RDS / Citrix : SMTP en mode personnalisé ou pas

Dans les cas où les deux protocoles sont possibles, il existe d’autres éléments de choix car les possibilités ne sont pas exactement les mêmes.

Dans les deux cas, on pourra envoyer un e-mail à un ou plusieurs destinataires, à des destinataires en copie, avec ou sans pièces jointes. Mais, comme le montrent les paramètres demandés dans l’écran :

• Sous MAPI, on peut afficher la fenêtre classique de gestion de mail pour le modifier avant l'envoi.

• Sous SMTP en mode personnalisé, on peut demander un accusé de réception et un accusé de lecture. A l’exécution, on pourra aussi préciser la priorité du mail pour que l’utilisateur ait l’icône approprié dans sa liste de mails.

Si l’on choisit SMTP en mode personnalisé, comme on n’utilise pas de compte de messagerie, il faudra indiquer ici le compte SMTP de la société et l’adresse e-mail de l’utilisateur pour les retours. De façon optionnelle, on peut indiquer le nom de l’expéditeur pour un affichage plus clair chez le destinataire. Ce sont ces mêmes indications qui sont demandées lors de la création d’un compte sous MAPI.

 

 

Paramétrage de la gestion des questionnaires à froid

 

Dans le cadre de la certification Qualiopi vous devez gérer un questionnaire appelé "à froid". Ce questionnaire contient des questions différentes de celles du questionnaire classique que vous donnez aux stagiaires pendant la formation. Le but est de redemander l'avis des stagiaires quelque temps après le stage. Cf aide LES ENVOIS PDF DES QUESTIONNAIRES A FROID

 

Nb de jours pour l'envoi du questionnaire à froid

Ce nombre de jours permet de déclencher l'envoi PDF mail du questionnaire à froid N jours après la fin des stages. Par exemple si un stage s'est achevé le 15/06/2020, et que ce paramètre est 15 jours, le questionnaire à froid sera envoyé 15 jours après le 15/06/2020 soit  le 01/07/2020.

 

Selon les dates de facturation

Si vous voulez que le calcul des dates d'envoi du questionnaire à froid soit basé sur la date de facturation du stage et pas sur sa date de fin, il faut cocher cette case. En cas de facturation en plusieurs fois, par exemple pour des stages sur plusieurs mois, la date de facturation sera la date de la dernière facture du stage. Le questionnaire à froid sera envoyé seulement quand le stage aura été totalement facturé.

Vous avez l'information du statut de chaque session de formation : facturée totalement ou pas, par le drapeau de couleur en consultation des sessions ou dans la liste à l'écran des sessions. si drapeau bleu la session est totalement facturée. si drapeau bleu / jaune elle est partiellement facturée.

 

Ces 2 paramètres de calcul des dates d'envoi ne sont pas utilisés si vous imprimez les questionnaires à froid par le traitement des impressions des documents administratifs. Ils sont utilisés uniquement en cas d'envoi PDF mail, soit par le traitement manuel des envois (menu "impressions" choix "envoi des questionnaires à froid") soit par le traitement automatique..

 

Envoi automatique des questionnaires à froid

Cette case à cocher permet d'activer un traitement automatique pour l'envoi des questionnaires à froid. Ce sera un envoi automatique des questionnaires à froid par mail, déclenché une fois par jour au moment de l’appel au menu de l’application Activité Formation.

Le matin, le 1er utilisateur qui va lancer une session Oxygène et qui va appeler le menu de l'application Activité Formation verra une jauge d'avancement de cet envoi automatique.

 

Si vous activez ce traitement automatique, un message vous alerte :

 

 

En effet, selon le volume des données de votre dossier, et le moment où vous activez cette option, il se peut qu'un grand nombre de sessions de formation soient intégré dans le traitement. Comme c'est une procédure automatique, vous ne pouvez pas sélectionner les sessions par des dates.

Pour éviter d'intégrer toutes les sessions de votre dossier, vous devez utiliser le traitement de mise à jour des statuts afin de toper comme envoyé les sessions anciennes de votre dossier.

De cette façon vous allez par exemple limiter au mois en cours les sessions à intégrer dans cet envoi de questionnaire à froid.

Cf aide MISE A JOUR DES FLAGS

 

Cf aide pour le détail du fonctionnement de cette procédure automatique .ENVOI AUTO PDF QIEST

 

 

Modèle de l'état du questionnaire à froid si envoi automatique

Pour que le traitement automatique d'envoi fonctionne il faut choisir le modèle d'état à utiliser. Pour cela cliquer sur le bouton Une fenêtre de choix du modèle d'état s'ouvre alors, et vous devez choisir un des modèles proposés dans la liste :

 

 

Vous retrouvez dans cette liste tous vos modèles d'états du questionnaire à froid y compris ceux que vous avez créés en utilisant la personnalisation des états.

 

Renvoi des questionnaires à froid non reçus

Cette option permet d'activer un traitement semi automatique pour gérer le renvoi une 2ème fois du questionnaire à froid aux stagiaires qui n'ont pas répondu et retourné leurs notes.

Tous les matins, le 1er utilisateur qui va lancer le menu Activité Formation verra la fenêtre de traitement de renvoi s'afficher.

 

Nb de jours pour le renvoi des questionnaires à froid non reçus

Vous devez saisir ici le nombre de jours entre la date du 1er envoi du questionnaire à froid et le déclenchement du traitement semi automatique du traitement de renvoi.

Par exemple un stage a été intégré dans le 1er envoi le 01/07/2020. Vous avez paramétré le nombre de jours à 15. Le traitement de renvoi affichera ce stage le matin du 16/07/2020.

 

Cf aide pour le détail du fonctionnement de cette procédure de renvoi.

 

Paramétrage des messages par type de document

Ce bouton permet d'accéder au paramétrage des envois PDF par type de document : type de destinataires, contenu de l'objet et du message des mails, etc

 Vous trouverez les explications de cette partie dans la page PARAMETRAGE DES ENVOIS DE MAIL PAR TYPE DE DOCUMENT..

 

 

La 1ère case à cocher permet de définir si on souhaite ouvrir le logiciel de l'envoi des mails directement à partir d'Oxygène, afin de pouvoir modifier le mail.

Ce choix sera proposé à chaque préparation d'envoi de mail d'un seul PDF, avec la valeur que vous avez indiquée ici. Et vous pourrez changer cette option avant chaque envoi. Cette option ne sera utilisée que pour un envoi manuel c'est à dire quand l'assistant d'envoi est affiché.

 

La 2ème case à cocher donne la possibilité de stocker ou pas les fichiers PDF générés lors des envois de mails. Là aussi, cette option sera modifiable lors de chaque envoi manuel de mail à l'unité (pas si envoi de PDF en lots ou si envoi automatique des questionnaires à froid) et vous pourrez la changer si nécessaire.

 

Le stockage des fichiers PDF est réalisé dans le répertoire que vous avez indiqué lors du paramétrage de l'imprimante PDF (menu Oxygène, choix "paramétrage", puis "paramétrage PDF") ::

 

 

Vous ne pourrez pas changer ce répertoire lors des envois. Tous les fichiers PDF vont être stockés dans le même répertoire.

 

Lors des envois de mail, si vous avez choisi de conserver les PDF, ils seront également intégrés comme documents liés à la session de formation, et accessibles par le bouton de gestion des documents liés :

De cette façon tous les documents PDF stockés sont à votre disposition à tout moment.