LA GESTION DES ABSENCES
La gestion des absences des stagiaires a 2 objectifs importants dans l'application de formation : d'une part pouvoir diminuer les montants facturés en déduisant les absences considérées comme non facturables, et d'autre part calculer les temps de présence réels des stagiaires, en jours et en heures.
Table des motifs d'absence
La gestion des absences fait appel à la table des motifs d'absence, cf. la page d'aide LES MOTIFS D'ABSENCE
Cette notion de motif d'absence a pour but de permettre de distinguer 2 types d'absences, facturables ou non. On pourra aussi utiliser ces motifs pour des statistiques personnalisées, avec l'outil de création de requêtes et export de données.
Saisie des absences
La gestion des absences se fait par jour, le traitement permet de saisir des jours d’absence. Il n’est pas prévu de gérer des absences en heures, et on ne peut pas déclarer une absence de moins de 1 jour.
La notion de jour correspond aux dates d’un stage, si par exemple un stage s’effectue en 3 jours avec des heures uniquement le matin, on considère que le stage est de 3 jours. Et on pourra saisir une absence pour un de ces 3 jours à minima.
Par contre les cumuls des absences sont stockés à la fois en jour et en heures dans la base de données, ce qui facilite l’intégration de ces valeurs dans les états et les statistiques. Par exemple le bilan annuel contient des cumuls en heures, la convention de formation contient des nombres d’heures également. Le cumul des heures se fait en tenant compte des horaires saisis date par date dans les sessions de formation.
Exemple : un stagiaire est absent 2 jours, et ces 2 jours ont un horaire de 6 h et 7h30. Nombre de jours d’absence = 2 et nombre d’heures d’absence = 13h30.
La saisie des absences est accessible uniquement si on est en cours de consultation de la session, si on est en modification il faut passer en mode consultation pour gérer les absences.
La saisie des absences est accessible sous condition, stagiaire par stagiaire, par le bouton "absences" dans l’onglet des stagiaires d’une session de formation, en bas de la liste :
Les conditions de saisie sont les suivantes :
- On ne peut pas saisir d’absence si le stagiaire a déjà été complètement facturé pour la session en cours
- On ne peut pas saisir d’absence si le stagiaire a été déclaré comme totalement absent du stage (case à cocher dans la gestion des évaluations)
- On ne peut pas saisir d’absence si la session est annulée (case à cocher « stage annulé »)
Si on appelle la gestion des absences pour un stagiaire complètement facturé, seule la consultation sera possible, on ne pourra pas modifier ou ajouter de nouvelles absences.
De la même façon on ne pourra pas supprimer une absence si celle-ci fait partie d’une période facturée pour le stagiaire. En effet cette absence a eu un impact sur la ou les factures créées.
Se positionner sur la ligne du stagiaire pour lequel on veut saisir une ou plusieurs absences puis cliquer sur le bouton "absences", on a alors une fenêtre qui s’ouvre pour saisir la ou les absences du stagiaire :
Il s’agit d’une saisie en liste, avec la possibilité de créer, modifier, supprimer, dupliquer les absences du stagiaire pour la session en cours.
En haut de la fenêtre les informations de la session en cours sont affichées : dates début et fin, et le nom du stagiaire et du client.
La saisie s’effectue dans le cadre du haut au-dessus de la liste. La liste reprend les absences saisies pour la session et le stagiaire en cours.
La date début et fin de l’absence doivent être cohérentes :
- incluses dans les dates de la session
- non incluses dans une autre absence du stagiaire
- non incluses dans une période facturée du stagiaire : Si le stagiaire a déjà été facturé pour une période donnée, l’absence ne doit pas faire partie d’une période facturée. (Cas des sessions de longue durée avec une facturation par dates).
Le motif de l’absence n’est pas obligatoire, mais il permet d’indiquer si l’absence est non facturable.
Une absence sans motif saisi sera considérée comme facturable.
Les absences saisies ici ont un impact dans plusieurs traitements de l’application :
- facturation des sessions : diminution du montant facturé en décomptant les jours d’absence non facturables (le décompte se fait par jours : par exemple pour une facturation de 5 jours de stage et si 1 jour d’absence non facturable, le montant facturé sera = montant stage * 4 / 5) et chaque jour d’une session a la même valeur, ce n’est pas au prorata des heures, même si les jours du stage ne sont pas équivalents en nombre d’heures.
- facturation : intégration des nombres d’heures d’absence en lignes de texte dans les factures créées (voir détail dans la page d'aide )
- états statistiques par client et bilan annuel : comptage des heures en tenant compte des absences, avec diminution du nombre d’heures selon les jours d’absence de chaque stagiaire.
- documents administratifs : toutes les données liées aux absences, en jours et en heures, sont stockées dans les tables de la base de données, et peuvent être utilisées dans les modèles d’états. Les modèles des états ont été adaptés pour intégrer certaines de ces données.
Si vous avez saisi des absences de stagiaires pour une session de formation,.et que vous modifiez les dates du stage, vous devrez vérifier que les absences sont cohérentes avec les nouvelles dates, le traitement ne vous alertera pas en cas d'incohérences En effet on considère que la saisie des absences se fait après que le stage a débuté, donc que le stage a peu de chances de faire l'objet d'un changement de dates.
Paramètres des textes pour les factures
Dans les paramètres du dossier, (bouton « paramètres société» au menu), dans l’onglet « formation », vous trouverez 6 cases à cocher permettant de choisir les textes qui seront intégrés dans le corps des factures lors de la facturation des sessions de formation.
Ces textes reprennent le cumul des nombres d’heures des stagiaires pour la période facturée. Lors de ces cumuls, les heures sont reprises selon les horaires saisis dans les dates du stage.
Il faut cocher ces cases si vous souhaitez intégrer des lignes de texte avec les cumuls d’heures dans les factures générées à partir des sessions de formation.
Chaque mention sera ajoutée seulement si le nombre d’heures correspondant est différent de zéro.
Pour chaque facture, il s’agit de la somme du nombre d’heure de chaque stagiaire inclus dans la facture.
Liste des paramètres :
- Heures d’absence : cumul des heures des jours de toutes les absences des stagiaires pour la période facturée, absences de tout type : absence pour cause de rentrée tardive, autres absences facturables ou pas.
- Heures d’absence non facturées : cumul des heures des jours d’absences non facturés y compris celles dues à une rentrée tardive
- Heures d’absence facturées : cumul des heures des jours d’absences facturés
- Heures d’absence car rentrée tardive : cumul des heures des jours d’absences si rentrée tardive
- Heures facturées : cumul des heures des jours facturés, heures des jours de présence du stagiaire + heures des jours d’absence facturables
- Heures de présence : cumul des heures des jours de présence des stagiaires pour la période facturée
Exemple de facture avec ces mentions :
Écran de suivi de la facturation
Cet écran contient 2 colonnes consacrées à la gestion des absences (cachées par défaut) : date de rentrée du stagiaire, et colonne « absent »
En cas de facturation non détaillée :
Les coûts de stage sont calculés et affichés en tenant compte des jours d’absence non facturables, avec le calcul suivant : coût du stage pour le stagiaire * (Nb de jours de présence + nb de jours d’absence facturables) / nb de jours du stage.
Exemple pour un stage de 1000 euros d'une durée de 5 jours, pour un stagiaire absent 2 jours dont un facturable, le coût sera de 1000 * (3 + 1) / 5 = 800.
Et la colonne "absent" n'indique que les jours d'absence de type non facturable.
Le calcul des montants à facturer est selon les jours de présence et d’absence et pas selon les heures, et chaque jour d’un stage est considéré comme ayant la même valeur quel que soit l’horaire par jour.
Exemple ci-dessous :
le montant du stage est de 1000 euros pour 10 jours
le 1er stagiaire a une date de rentrée qui lui a fait manquer un jour donc son montant a été ramené à 1000 * 9 / 10 = 900 euros.
le 2ème stagiaire a été absent 2 jours, avec un motif non facturable,, donc son montant a été ramené à 1000 * 8 / 10 = 800 euros.
En cas de facturation détaillée :
Il n’y a pas de proratisation car chaque jour de stage a déjà un montant séparé = coût d’une journée, et les jours d’absence ont été remis à zéro si non facturables. et la colonne "absent" indique pour chaque jour d'absence si c'est facturable ou non. Et si le jour d'absence est non facturable, le coût de la journée est automatiquement affiché à zéro.
Dans l'exemple ci-dessous avec facturation détaillée, le stagiaire FINOT a été absent le 4 pour cause de rentrée tardive et le 8 février 2019 pour un motif d'absence de type facturable. L''absence du 4 est donc affichée avec la mention "non facturable", et celle du 8 est facturable.
Écran de lancement de la facturation
Dans l’écran de lancement de la facturation, ajout des 2 mêmes colonnes en mode caché par défaut : date de rentrée et « absent ». Même procédé d’affichage que pour le traitement de suivi de la facturation. Et si facturation non détaillée par jour, même procédé de calcul des montants à facturer en fonction des absences non facturables. Ceci pour le montant facturé au client et pour celui de la facture à l’OPCO si un montant est pris en charge par un OPCO.
Indication des absences dans les documents administratifs
ATTESTATION
Impression de la durée de la formation en jours et en heures au-dessus de la liste des dates du stage.
Impression en bas de la liste : présence effective du stagiaire en nombre de jours et nombre d'heures
Si rentrée tardive, ajout de la mention avec la date de rentrée, le nombre de jours et heures d’absence liés.
Et si autres absences, une liste est imprimée en dessous de ces dates avec les absences du stagiaire
Le total des jours et heures d'absence inclut celle liée à la rentrée tardive.
Exemple ci-dessous : le stagiaire est rentré le 5/02 donc il a une absence de 1 jour et 8 h pour rentrée tardive. Il a aussi été absent le 8/02 pour un jour et 6h30.
Donc pour ce stage de 12 jours et 88h30, il a un total de 2 jours et 14h30 d'absence. Sa durée de présence est de 74h et 10 jours.
INVITATION
Si le stagiaire a une date de rentrée tardive, elle est mentionnée sur son invitation. Pas de notion d'absence car lors de l'impression de l'invitation, le stage n'a pas encore débuté. Dans l'exemple ci-dessous, le stagiaire va rentrer le 05/02, alors que le stage commence le 04/02.
QUESTIONNAIRE
Si le stagiaire a une date de rentrée tardive, elle est mentionnée en haut de la page :
FEUILLES DE PRESENCE
Les feuilles de présence sont imprimées en tenant compte des dates de rentrée tardive de chaque stagiaire. Un stagiaire que l’on sait absent les 1ers jours du stage ne sera pas imprimé dans les feuilles de présence de ces 1ers jours. Son nom apparaîtra à partir de sa date de rentrée.
CONVENTION DE FORMATION
Ajout de zones imprimées en page 1, total des jours et des heures / stagiaires :
Liste des stagiaires avec les heures de présence et d’absence et une mention si rentrée tardive ::
Durée du stage au-dessus des dates :
Et en page 2, le coût imprimé est le coût qui sera facturé, donc en tenant compte des absences non facturables, si la convention concerne des stagiaires qui ont des absences non facturables.
3 zones ont été ajoutées dans le modèle de la convention, mais en mode invisible, et que l’utilisateur pourra faire imprimer selon son besoin, en utilisant la personnalisation des états, et en désactivant le mode invisible de ces zones.
- Montant de la formation pris en charge par des OPCO
- Et si des heures d’absence non facturables :
- Coût par heure / stagiaire facturable pris en charge par des OPCO
- Montant facturable à des OPCO.
Zones utilisables dans les modèles de convention lors des personnalisations des modèles d'états :
VNB_JOU_PRES nombre de jours de présence
VNB_JOU_ABS nombre de jours d’absence
VNB_JOU_ABS_NF nombre de jours absence non facturables
VNB_JOU_ABS_FA nombre de jours absence facturables
VNB_JOU_FAC nombre de jours facturables
VNB_JOU_ABRENT nombre de jours absences en cas de rentrée tardive
VNB_HR_PRESH et VNB_HR_PRESM nombre d'heures et nombre de minutes de présence
VNB_HR_ABSH et VNB_HR_ABSM heures et minutes d’absence
VNB_HR_ABS_NFH et VNB_HR_ABS_NFM heures et minutes absence non facturables
VNB_HR_ABS_FAH et VNB_HR_ABS_FAM heures et minutes absence facturables
VNB_HR_FACH et VNB_HR_FACM heures et minutes facturables
VNB_HR_ABRENTH et VNB_HR_ABRENTM heures et minutes absences si rentrée tardive
VNB_HR_PRES heures - minutes de présence
VNB_HR_ABS
VNB_HR_ABS_NF
VNB_HR_ABS_FA
VNB_HR_FAC
VNB_HR_ABRENT
Zones contenant les mêmes valeurs que celles ci-dessus, mais en mode concaténé : heures - minutes en une seule zone, avec le format XXhYY
Par exemple si 22h30 de présence la zone VNB_HR_PRESH sera égale à 22 et VNB_HR_PRESM sera égale à 30. Et la zone VNB_HR_PRES sera égale à 22h30
VNB_STA nombre de stagiaires de la session de formation.
LETTRE DE MISSION
Dans la liste des stagiaires il y a une colonne avec la date de rentrée de chaque stagiaire, afin que le formateur soit averti que des stagiaires vont manquer le début du stage.
FICHE SIGNALETIQUE
La durée du stage en jours et en heures est indiquée à droite de la liste des dates.
Dans la liste des stagiaires, il y a une ligne par stagiaire en cas d’absences, avec sa date de rentrée et ses heures et jours d’absence :
Intégration des absences dans les statistiques de formation
Impression du bilan annuel pédagogique et financier
Le contenu des valeurs tient compte des absences : les nombres d’heures / stagiaires sont basés sur les heures de présence des stagiaires. Le chiffre d’affaire est diminué des montants des absences non facturables des stagiaires.
Impression du bilan financier détaillé par client
Cette impression contient des données de présence et absence pour chaque stagiaire et stage.
Impression de la synthèse du bilan financier par client
Des colonnes de cumuls reprennent les heures de présence et d'absence, et les montants facturés tiennent compte des absences non facturables.
