L' ENVOI AUTOMATIQUE DES QUESTIONNAIRES A FROID

 

Cette fonctionnalité permet de réaliser automatiquement les envois des questionnaires à froid aux stagiaires, par mail au format PDF.

Ce traitement se base sur le paramétrage des envois PDF des questionnaires à froid et sur les éléments des sessions de formation, par exemple les stagiaires afin de reprendre leurs adresses mail.

 

La gestion des questionnaires à froid est une nouveauté de la version Oxygène 10.05, ajoutée afin de répondre aux exigences de la certification QUALIOPI qui est entré en vigueur en janvier 2022.

Il s'agit de transmettre aux stagiaires un 2ème questionnaire d'évaluation quelques jours après leur venue en stage.

 

Paramétrage

 

Le bon fonctionnement de ce traitement dépend des paramétrages que vous devez avoir effectués au préalable. il y a 3 niveaux de paramétrage à réaliser :

- Paramétrage du protocole d'envoi par utilisateur Oxygène :  Paramétrage_pour_l_utilisateur

- Paramétrage par type de document : Cf. l'aide Liste_des_paramétrages

 

Il faut également activer ce traitement dans les paramètres de votre dossier, cf aide Paramétrage_de_la_gestion_des_questionnaires_à_froid  pour le détail des paramètres permettant d'activer cette fonction : nombre de jours que le traitement ajoutera aux dates de fin des sessions ou aux date de facturation, option pour prise en compte soit des dates de fin de stage soit des dates de facturation, et le modèle d'état que le traitement automatique va utiliser.

 

Principe du traitement

 

L'objectif est de gérer de manière automatique ces envois de questionnaires à froid pour les sessions terminées, soit selon la date de fin des stages soit selon la date de leur facturation.

Dès que vous avez activé ce traitement, au démarrage de la session Oxygène, tous les jours, le 1er utilisateur qui ouvre le menu de l'application Activité Formation va déclencher cet 'envoi automatique.

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C'est le même traitement que celui en mode manuel, mais sans intervention utilisateur et sans affichage des sessions à l'écran. Une jauge permet de voir l'avancement des envois qui peut prendre un certain temps selon le nombre de mails à générer.

 

Les sessions concernées sont celles non annulées, avec le questionnaire à froid pas encore envoyé, et on ne prend pas en compte les sessions en sous-traitance. Le traitement calcule les sessions à intégrer selon leur date de fin de stage,ou leur date de facturation, selon le nombre de jours de délai et la date du jour..

Exemple 1 :

 

Option de calcul selon date fin des stages, date du jour le 20/07/2020, le nombre de jours paramétré est de 15 jours. Seules les sessions de date de fin antérieures ou égales au 05/07/2020 seront intégrées dans l'envoi automatique.

 

Exemple 2 :

 

Option de calcul selon date de facturation, date du jour le 20/07/2020, le nombre de jours paramétré est de 10 jours. Seules les sessions de date facturation antérieures ou égales au 10/07/2020 seront intégrées dans l'envoi automatique.

En cas de facturation en plusieurs fois, par exemple pour des stages sur plusieurs mois, la date de facturation prise en compte sera la date de la dernière facture du stage. Le questionnaire à froid sera envoyé seulement quand le stage aura été totalement facturé.

Vous avez l'information du statut d"avancement de la facturation  de chaque session de formation : facturée totalement ou pas, par le drapeau de couleur en consultation des sessions ou dans la liste à l'écran des sessions. Si drapeau bleu la session est totalement facturée. si drapeau bleu / jaune elle est partiellement facturée.

Le traitement utilise l'adresse mail de chaque stagiaire pour réaliser les envois. Si l'adresse mail d'un stagiaire n'est pas renseignée dans Oxygène le traitement prend l'adresse mail de l'adresse de facturation du client auquel est rattaché le stagiaire. Chaque stagiaire de chaque session traitée aura son statut "PDF envoyé" mis à oui pour le questionnaire à froid.

En fin de traitement, si des erreurs ont été trouvées, un message vous alerte en vous indiquant le nom et le répertoire du fichier journal des erreurs. Vous pouvez consulter ce fichier des erreurs afin de voir les causes de rejet des envois. Par exemple des adresses mails manquantes ou erronées.

Le fichier journal des erreurs est créé chaque jour, son nom contient la date du jour.

Ces fichiers ne sont jamais supprimés, vous pouvez de temps en temps les supprimer dans le répertoire indiqué.

En cas d'erreur la session sera de nouveau intégrée lors du traitement automatique le lendemain. si des adresses mail sont erronées, vous devez donc les rectifier afin que le jour suivant les envois puissent être réalisés. Vous pouvez aussi envoyer manuellement les questionnaires à froid une fois les adresse mail corrigées.

Si le traitement automatique n'a pas trouvé d'erreur il n'y a pas de message en fin de traitement, le menu de l'application est alors affiché. Les sessions ayant fait l'objet des envois sont mises à jour avec le statut "envoyé" pour le questionnaire à froid.