La fonctionnalité « Factures électroniques » étant une option de la Gestion Commerciale, il suffit d’installer le numéro de licence associé pour l’activer. Aucun téléchargement supplémentaire n'est à prévoir.
Vous économisez les frais d'envoi des factures. Vous ne dépensez plus pour du papier, de l'encre et des enveloppes. Vous gagnez aussi énormément de temps, source d'économie. Vos envois sont immédiats, légaux et sécurisés. Vous pouvez demander un accusé de réception de mail pour compléter votre contrôle de gestion.
Les certificats électroniques
Un certificat peut être vu comme une pièce d’identité numérique. Il permet notamment de certifier qu’un document a bien été généré par l’expéditeur et qu’il n’a pas été modifié depuis sa création.
Un certificat est indépendant d’Oxygène. Il est acheté par vos soins auprès d’une instance habilitée puis est installé sur l’ordinateur. Oxygène accèdera à ce certificat lors de la création des documents (PDF).
Acquérir un certificat
Si vous n'êtes pas déjà en possession d'un certificat, connectez-vous au site d'une autorité de certification telle que la ChamberSign ou Certigreffe (cf. liste sur le portail de l’industrie) pour en faire l'acquisition.
Le certificat doit posséder la fonction de « signature des documents électroniques ». Il peut être pour une personne physique ou une personne morale. Précisez que le support doit être « Certificat logiciel » (et non sur Clé USB ou Carte à puce).
Installer un certificat
Pour installer le certificat reçu, il suffit de l’ouvrir (double-clic). Lors de l’installation de votre certificat sur l’ordinateur, sélectionnez bien le dossier « Personnel ».
Configuration dans Oxygène
Il suffit de préciser le nom de votre certificat à utiliser au niveau des « Paramètres généraux » de la Gestion Commerciale, onglet « Envois mail », en cliquant sur le bouton 
.
Demander l'autorisation à vos clients
La loi stipule que la substitution des factures « papier » par des factures « électroniques » doit être acceptée par le client. Ainsi vous devez demander à chacun de vos clients une autorisation avant de passer à une facturation électronique. Vous réalisez facilement cette demande en envoyant par mail la demande d'autorisation prévue dans Oxygène en cliquant sur le bouton "Envoi PDF". Vous pouvez également imprimer les demandes destinées à vos clients, cliquez sur « Clients » puis « Demandes factures électroniques ».
Envoyer vos factures électroniques, une à une ou par lot
Pour envoyer une facture électronique, cliquez simplement sur le bouton 
depuis la liste des factures (ou la facture elle-même).
Cachet « Signé » dans le document PDF
Dans le fichier PDF signé, vous verrez apparaître l’image d’un certificat. Ceci vous informe, en même temps que le destinataire, que le document est signé électroniquement.
Retrouvez plus d'informations sur cette option directement dans l'aide en ligne d'Oxygène
