De très nombreuses entreprises gèrent des contrats mensuels ou annuels, voire à d'autres périodicités. Pour répondre à ce type particulier de gestion, la Gestion commerciale Oxygène intègre, en option, la gestion des contrats d'abonnements. La facturation est ainsi assurée sans risque d'oubli et le travail réduit au minimum. En fin d'exercice, les calculs d'encours sont réalisés automatiquement.
Les contrats
Les contrats sont construits comme les documents de vente auxquels sont ajoutés des informations propres à l'abonnement. On retrouve ainsi les informations ligne à ligne pour les produits et les descriptions, ainsi que les colonnes classiques des devis et factures. Les éléments suivants sont rajoutés :
- Périodicité de facturation
- Indice de révision des prix
- Date anniversaire
- Date dernière facture
- Date de fin
- Indication de la personne qui a arrêté le contrat
Le contrat peut être construit en copiant un devis, un bon de commande, un bon de livraison ou une facture. Cette fonction est disponible depuis l'abonnement ou depuis la pièce de la gestion commerciale.
A tout moment, il est possible de visualiser l'historique des factures du contrat, avec indication de la date et de début de fin de l'étalement.
Comme pour d'autres types de données dans Oxygène, il est possible de rajouter des informations au contrat. 10 champs libres sont ainsi implémentés pour vous permettre de gérer au mieux les spécificités de votre activité.
Les avenants
Un contrat peut être modifié. Les informations modifiées seront utilisées lors de la prochaine facture. Il est notamment possible de rajouter un avenant, en copiant un document de vente ou en ajoutant des lignes. Ainsi, vos contrats évoluent avec la relation commerciale établie avec vos clients.
La facturation
La facturation peut être lancée au niveau de chaque contrat. Elle peut également être effectuée pour tous les contrats en définissant la période souhaitée de facturation. Au lancement d'Oxygène, les factures des contrats qui doivent être générées jusqu'à la date du jour, sont automatiquement traitées. Plus d'oubli possible.
Sur chaque facture, le numéro de contrat est indiqué. Celui-ci est calculé par défaut mais il peut être remplacé par un numéro alphanumérique défini par l'utilisateur.
Chiffre d'affaires, facturé et produits constatés d'avance
La gestion des contrats d'abonnements permet de déterminer les 3 composantes financières obligatoires pour établir le compte de résultat. Cet état indique, contrat par contrat, et au total, le facturé, le Chiffre d'affaires sur la période et les produits constatés d'avance. Il s'agit d'un outil précieux de productivité et d'assurance au niveau des données financières.
