Le Fichier des Ecritures Comptables (FEC) peut être vu comme une contrainte de plus dans la gestion d'une structure. C'est pourtant une chance pour tous les utilisateurs de comptabilités qui ont ainsi la possibilité de communiquer toute leur comptabilité à leur expert-comptable, et ce, quel que soit le logiciel qu'il utilise. De plus, les utilisateurs ont la possibilité de changer de comptabilité en récupérant toutes les écritures. L'option Archivage DGFIP FEC du logiciel de comptabilité Oxygène, permet d'automatiser la génération de ce fichier.
Gestion automatique aux normes
L'option Archivage DGFiP permet de générer automatiquement le fichier FEC aux normes DGFiP 2014 lors de la clôture de la comptabilité. Un questionnaire par boutons radios est intégré pour sécuriser l'opération. Le traitement automatique permet de :
- Extraire l'ensemble des lignes comptables
- Les présenter dans le format normé
- Trier les informations dans l'ordre nécessaire
- Sauvegarder le fichier sous le nom approprié
Cette obligation porte sur toutes les comptabilités informatisées, de toutes les structures dès lors qu’elles sont soumises aux impôts commerciaux et pour tous les exercices clôturés depuis le 1er janvier 2013.
La DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques) impose, alors, la mise à disposition d'un fichier à un format défini. L'objectif est de fournir un fichier retraçant la comptabilité présentée obligatoirement sous forme dématérialisée dans le cadre d'une vérification de comptabilité.
Mode simulation pour évaluer et analyser le contenu
L'option permet également, sur l'exercice en cours, de générer à la demande le fichier, c'est à dire sans passer par la clôture de l'exercice. Cela permet de visualiser le fichier et rechercher des informations pertinentes. C'est le cas, par exemple, du nombre de lignes d'OD ou de la visualisation des intitulés des écritures.
Importez toute la comptabilité de votre ancien logiciel
Grâce à l'obligation d'archiver toutes les comptabilités informatisées avec la norme DGFIP 2014, et au fait qu'Oxygène est capable d'importer cet archivage, la comptabilité Oxygène permet de récupérer toutes les écritures de n'importe quelle comptabilité. Et donc de toutes les comptabilités tenues avec des logiciels de nos concurrents.
La procédure manuelle, réservée à ceux qui ont du temps et qui acceptent le risque d'erreurs
La comptabilité Oxygène reste aux normes imposées par l'administration fiscale. Si l'option Archivage DGFiP n'a pas été acquise, une procédure manuelle est disponible. Elle est décrite dans l'aide Oxygène. Elle nécessite de nombreuses manipulations dans un tableur qui doivent être renouvelées chaque année. Avec l'option exports normalisés, c'est donc un gain de temps et surtout une assurance de ne pas commettre d'erreurs.
Quels sont les risques encourus en cas d'absence de la fourniture du fichier ?
Une amende de 0,5% du Chiffre d'Affaires avec un minimum de 5000 € est prévue en cas d'absence de ce fichier. Un redressement forfaitaire est également possible en plus de cette amende.
Comment générer des fichiers FEC sur des exercices clôturés ?
Lors de chaque clôture, Oxygène vous demande si vous avez généré votre fichier FEC. Si vous avez indiqué oui et que cela n'était pas le cas, vous pouvez alors avoir besoin de générer votre fichier FEC sur un ou plusieurs exercices clôturés. Dans ce cas, il faut faire l'acquisition du module Exports normés rétroactifs. Celui-ci comporte le module classique décrit dans cette page et la capacité de traiter des dossiers clôturés.
