Les paramètres de la société

Attention

 

 Pour chaque dossier utilisé en Gestion Commerciale, vous définissez les paramètres de la société avec les éléments décrits ci-dessous.

 

 

Pour définir les paramètres de votre société en Gestion Commerciale Oxygène dans le dossier que vous venez de créer, il suffit de cliquer sur l’icône Paramètres du menu graphique et de choisir, dans le menu contextuel, les paramètres de la société.   Vous devrez renseigner vos paramètres dans des onglets et des sous onglets, chaque onglet contient des données d'une partie de l'application. Certains onglets peuvent être désactivés ou invisibles si les options correspondantes ne sont pas présentes dans votre dossier.

Onglets des paramètres généraux

 

Voici les liens pour afficher directement l'aide de chaque onglet.  

- onglet "Généralités" 01Onglet_Généralités

- onglet "Options" 02Onglet_Options

- onglet "Divers" 03Onglet_Divers

- onglet "Envois mail" Envois_mail

 

- onglets "Docs" :

- sous onglet "ventes"  04Onglet_Docs_sous_onglet_ventes

- sous onglet "Achats" Sous_onglet_Achats

- sous onglet "Frais d'approche" Gestion des frais d'approche

 

- onglets "CGV" : Onglet_CGV

- onglet "Lots séries" Lots et numéros de série

- onglet "Dossier" 05Onglet_Dossier

- onglet "Banque" 06Onglet_Banque

 

Onglet Généralités :

 

Onglet généralités

 

Les informations de cet onglet sont des paramètres communs à toutes les applications Oxygène (gestion commerciale, comptabilité, paie, ..). Pour les modifier, il faut cliquer sur le bouton Modifier les paramètres du dossier   Vous arrivez ainsi sur l'écran des paramètres communs de votre dossier :

 

Paramètres communs du dossier

 

Pour insérer le logo de votre société, celui-ci doit être au format PNG, BMP ou JPG. Cliquer sur le bouton  Sélectionner pour choisir votre fichier logo : celui-ci est alors automatiquement copié dans le répertoire C:\Program Files (x86)\Memsoft Oxygene\oxypp\GESCOM\<code dossier>.$SO\GCPPARAM. Ce logo sera inclus automatiquement dans les pièces d'achat et de vente de la gestion commerciale lors des impressions.

 

Si vous sélectionnez une image au format PNG, cette image sera automatiquement copiée au format JPG.

 

Attention en cas de modification de vos coordonnées (adresse, SIRET, statut, NAF,..), le traitement conserve les anciennes données, et il attribue une date d'application pour vos nouvelles coordonnées.

 

En effet, la législation du BOI 2018 impose de conserver vos anciennes coordonnées, pour les restituer si vous réimprimez des factures vente créées avant le changement de ces éléments. Le contenu de ces factures doit rester inchangé, donc avec vos coordonnées selon la date des factures.

 

Exemple votre dossier démarre en janvier 2022, vous saisissez votre adresse, SIRET, etc

Vous créez des factures en 2022. Puis votre société déménage en mars 2023. Quand vous saisissez dans Oxygène votre nouvelle adresse, le traitement enregistre cette nouvelle adresse avec comme date d'application la date du jour de votre modification. Et votre ancienne adresse est conservée.

 

Si vous faites cette saisie le 10/03/2023, toutes vos factures vente dont la date est supérieure ou égale au 10/03/2023 seront imprimées avec votre nouvelle adresse. Les factures de date antérieure au 10/03/2023 seront imprimées avec votre ancienne adresse.

Il faut donc modifier l'adresse de votre société avant de créer les factures qui doivent intégrer la nouvelle adresse.

 

A voir et à noter Toutefois en cas de besoin, il y a une fonction qui permet de modifier la date d'application de la nouvelle adresse, si par exemple vous souhaitez utiliser vos nouvelles coordonnées à partir du 1er mars et pas du 10 mars.

 

Dans l'écran de saisie des coordonnées de la société, cliquer sur le menu du haut sur le choix "Commandes", puis cliquer sur le choix "Consulter toutes les adresses" :

 

menu commandes , consulter les adresses

 

 

Vous avez alors un changement des boutons de la barre du haut, vous voyez des boutons avec des flèches bleues "précédent" / "suivant", permettant de faire défiler une à une les fiches des coordonnées successives que vous avez enregistrées :

 

consultation des adresses

 

Et en haut à droite vous avez la date d'application de chacune de ces fiches de coordonnées :

date d'application de l'adresse

 

Vous verrez que la 1ère fiche a une date d'application non remplie, puis chaque fiche a une date d'application qui correspond à vos divers changements effectués au fil du temps.

Vous pouvez modifier la date d'application sur la fiche la plus récente. Dans notre exemple ci-dessus on pourra mettre une date d'application au 1er mars 2023 pour que notre nouvelle adresse soit effective sur toutes les factures vente à partir du 1er mars 2023.

 

 

En retour de cette fenêtre de saisie des paramètres communs à toutes les applications, les données modifiées seront actualisées dans la fenêtre d'origine de la gestion commerciale. Elles seront également actualisées dans les autres applications par exemple la comptabilité, la paie, toutes les applications Oxygène que vous utilisez.

 

 

 

Onglet Options :

 

Cet onglet permet de configurer les éléments de gestion de votre dossier, notamment le mode de contrôle du stock, la gestion des marges, etc.

 

onglet options

 

 

- Frais de facturation : si vous le souhaitez, vous pouvez saisir un montant de frais de facturation qui sera repris par défaut dans les factures clients, pour les clients soumis aux frais de facturation. Pour qu’un client soit soumis aux frais de facturation, il suffit de cocher la case « Soumis aux frais de facturation » dans sa fiche client.

 

Vous pouvez aussi indiquer le code TVA par défaut pour les frais, et le code TVA par défaut pour le port. 

 

Les 2 cases TVA "par défaut pour tout montant" permettent d'indiquer si on veut remplir le code TVA pour toute pièce même en cas de montant port / frais à zéro, Si vous utilisez les ports et les frais laisser cette case cochée, en effet cela remplira systématiquement le code TVA sur port / frais quel que soit le montant port ou frais. Et c'est important que ces 2 codes TVA soient remplis pour pouvoir regrouper les bons de livraison lors de la facturation. 

 

  - Gestion des stocks : nouveauté depuis la version 10.07 Oxygène, ce paramètre permet de choisir de gérer ou pas les stocks. Si vous répondez non les traitements de stock seront inaccessibles et les données de stock des fiches articles seront cachées car inutilisées. Vous pouvez décider de ne pas gérer les stocks si par exemple votre activité ne concerne que des prestations et aucune marchandise. Vous pourrez quand même gérer des dépôts, car l'adresse des dépôts est reprise dans la gestion des achats.

 

- Mode de contrôle du stock : cette option est visible uniquement si vous avez répondu oui à la précédente de gestion des stocks, choisissez ici si vous souhaitez que le stock  de chaque article soit contrôlé lors de la transformation d'un document.

Dans le cas du contrôle du stock avec boite de dialogue, le logiciel vous proposera pour chaque article de transformer uniquement la quantité disponible ou la quantité totale saisie dans le document d'origine. Si vous avez opté pour un contrôle du stock bloquant, seules les quantités disponibles seront transformées.  

 

Contrôle de l'encours client : cochez cette case si vous souhaitez que l'encours du client soit contrôlé lors de la saisie de vos document de vente. Si le montant d'encours saisi dans la fiche client / onglet "Solvabilité" est dépassé, un message d'alerte sera affiché lors de l'enregistrement du document. Si le montant d'encours dans la fiche client n'est pas renseigne (est à 0.00), le contrôle de l'encours ne sera pas effectué.

 

Encours client selon encaissé : cette option a un impact sur le calcul de l'encours : seuls les règlements considérés comme encaissés seront pris en compte dans le calcul de l'encours si cette option est activée.

Seuls les clients dont l'option "encours client selon encaissé" est cochée (onglet "Ventes" de la fiche client) est cochée seront concernés.

Sur chaque règlement, il faudra cocher la case "Encaissé" ou faire clic-droit "Passer en encaissé".

 

Contrôle de l'encours fournisseur: cochez cette case si vous souhaitez que votre encours chez le fournisseur soit contrôlé lors de la création de vos commandes d'achat. Cette vérification est faite pour toute création de commande, par une saisie mais aussi par une transformation de demande de prix en commande, par une contremarque, ou par un réapprovisionnement. Le message vous avertit du dépassement mais ce n'est pas bloquant.

 

Si le montant d'encours saisi dans la fiche fournisseur / onglet "Achats" est dépassé, un message d'alerte sera affiché lors de l'enregistrement de la commande. Si le montant d'encours dans la fiche fournisseur n'est pas renseigné (est à 0.00), le contrôle de l'encours ne sera pas effectué. Exemple ci-dessous dans une fiche fournisseur, votre fournisseur vous autorise un encours de 5 600 euros :

 

fiche fournisseur onglet achats

 

  Paramètres par utilisateur Oxygène

Ces 4 données sont gérées par utilisateur Oxygène, par exemple un utilisateur peut être associé à un dépôt différent de celui d'un autre utilisateur.

Le dépôt par défaut saisi ici est important car il est repris en saisie des pièces de vente et d'achat.

paramètres utilisateur

Régime fiscal : il sera repris en création des fiches client et fournisseur.

TVA : code TVA qui sera repris en création des fiches articles.

Fournisseur principal : il sera repris en création des articles.

Dépôt : repris par défaut en saisie des pièces de vente et achat, et dans tous les traitements de la gestion des stocks.

 

  - Marge sur les pièces de ventes :

paramètres des marges

Ces paramètres permettent d'indiquer si vous voulez gérer les marges et les faire afficher en saisie des pièces de vente, et pour avoir une alerte non bloquante en cas de saisie de prix de vente inférieur au prix de revient ou au prix d'achat.

Cf aide sur la gestion des marges :les_marges

Le calcul de la marge peut s'effectuer en fonction du CUMP de l'article, de son dernier prix d'achat (DPA) ou du dernier prix d'achat majoré (DPAM) ou du prix d'achat du fournisseur principal. Le DPAM est calculé si la gestion des frais d'approche est utilisée. Cf page d'aide  Gestion des frais d'approche  

 

  - Localisation dans le dépôt : emplacement limité à la liste Si vous cochez cette case la gestion des emplacements des fiches stock obligera à saisir des localisations existant dans la table des emplacements, la saisie libre sera impossible. Les emplacements sont des endroits physiques à l'intérieur d'un dépôt.

 

  - L’option Gestion par dossier / analytique permet de rendre visible l’onglet "Dossier" et d'utiliser l'option "Gestion par dossier" (uns fois celle-ci acquise et activée par une licence).

 

 

 

- En cas de gestion de l'écotaxe (écoparticipation), cochez le radio bouton correspondant. Si option activée, le calcul des écotaxes sera effectué en saisie des pièces achat et vente pour les articles concernés, le menu contiendra des traitements associés comme par exemple des éditions récapitulatives.

 

-  Code articles : cette partie regroupe 3 options de fonctionnement qui concernent la gestion des articles.

 

paramètres gestion des articles

 

  • L'activation de l'option "Gestion code 2" permet d'accéder à une deuxième zone code dans la fiche article, intitulée  Code 2. Cette zone peut par exemple être utilisée pour contenir les valeurs de codes à barre, qui peuvent ensuite être imprimés avec l'impression "étiquettes code barre sur codes 2 articles".

 

  • L'option "Chaîner "CODE / CODE 2" permet la recherche d'un article sur son CODE puis son CODE 2 lors de la saisie d'un code article dans un document

 

  • Désactiver la saisie prédictive : Depuis la version 11.01.43, cette option permet de désactiver la saisie prédictive sur les articles.

 

Vous pouvez désactiver cette saisie prédictive si vous avez un très grand nombre d'articles dans votre dossier, ou si vous utilisez les codes barres en code 2 articles, et que vous scannez ces codes barres avec des douchettes.

En effet dans ces 2 cas de figure, la saisie prédictive des articles peut donner lieu à des lenteurs lors de l'affichage de la liste des articles, qui est actualisée à chaque caractère saisi. Si vous constatez des lenteurs pénalisantes en saisie des articles lors de la gestion des pièces achat et vente, cochez cette case et vous retrouverez le mode de saisie des versions antérieures.

 

  - Seuil minimum de commande : montant minimum en saisie de commande de vente. Alerte non bloquante si une saisie de commande est réalisée et que le total HT est en dessous de ce seuil.  

 

- Seuil pour perte irrécouvrable : montant à partir duquel le traitement va considérer un montant de perte sur règlement comme étant une perte irrécouvrable. En dessous de ce seuil, on pourra gérer la perte comme une valeur à enregistrer dans le compte de pertes. Par exemple un petit montant de moins de 1 euro pourra être considéré comme une perte "normale", et au dessus ce sera une perte sur facture irrécouvrable .

 

- Prix des articles :

 

- Coefficient de vente fixe : ce paramètre sera repris en création des fiches article. Un coefficient fixe a un impact lors des mises à jour des prix de vente des articles, le prix d'achat est automatiquement mis à jour en fonction des nouveaux prix de vente et des coefficients. Si le coefficient n'est pas fixe, la mise à jour de prix de vente ne modifie pas les prix d'achat, c'est le coefficient qui est alors recalculé.  

 

- Arrondir par défaut à : valeurs possibles de 0 à 5 décimales. Ce paramètre est repris en création des fiches articles. Il sert à définir le nombre de décimales des prix de vente et d'achat des articles, dans les pièces achat et vente, lors des saisies de mouvements de stock, à chaque fois que l'on va utiliser un prix unitaire. Cet arrondi est aussi utilisé pour les calculs des CUMP, DPA, etc

 

- crayon orangeDéfinition des formules de mise à jour : ce bouton permet de gérer une formule de calcul pour mettre à jour les prix de vente articles en bloc, et une formule pour mettre à jour les prix d'achat des articles. Vous pouvez changer la formule juste avant de lancer une mise à jour des prix, selon les besoins.  

Fenêtre de paramétrage de ces formules :  

fenêtre pour formule de calcul prix

 

Vous pouvez utiliser dans votre formule les données des tables suivantes :

articles : GCPARTIC

fiches stock I_GCPSTOCK

fournisseur principal des articles : I_GCPFOUR

fiches article / fournisseur principal I_GAPARTFO

variable VCUMP : CUMP article

VFIFO : FIFO article

 

Par exemple on peut calculer une augmentation des prix de vente en prenant le CUMP multiplié par le coefficient de marge de l'article

la formule sera : VCUMP * GCPARTIC.COEFFICIENT

 

Pour connaître les codes de champ des données des tables, il faut s'adresser au service hotline de MEMSOFT ou d'un partenaire Memsoft.

Si vous avez accès la base de données, vous pourrez trouver les codes de champs dans le menu accueil Oxygène au choix maintenance puis "gestion des bases".

 

Options des tarifs :

 

options des tarifs

 

Ces 2 options concernent les tarifs dans les pièces de vente.

Si vous décochez la 1ère case, le tarif calculera alors le prix remisé et ce prix remisé (prix net) sera affiché dans la pièce de vente, et on ne verra pas le taux de remise. A l'inverse, cochez cette case si vous voulez que le taux de remise du tarif soit visible et que le prix affiché soit celui avant remise.

 

Pour l'arrondi : cet arrondi est effectué dans la monnaie du document saisi, si la case est cochée. Si la case n'est pas cochée, l'arrondi des prix du tarif sera fait selon la monnaie de tenue du dossier.

 

 

Onglet Divers :

 

Vous pouvez renseigner dans cette onglet différents textes qui seront imprimés sur vos documents de vente (devis, commandes, BL, factures).     onglet divers A voir et à noterLes mentions saisies dans les onglets "Réserve de propriétés" et "Pénalité de retard" et 'escompte si paiement anticipé" sont reprises par défaut dans les documents commerciaux  lors de leur création et modifiables (donc enregistrées) dans chaque document. Si vous modifiez celles-ci dans les paramètres généraux, les modifications ne seront prises en compte que dans les documents nouvellement créés.

 

Si vous avez créé des pièces de vente avant de renseigner ces 3 zones, lors de l'impression des pièces, le traitement va les lire dans les paramètres. De cette façon, vous n'avez pas besoin de corriger les 3 textes dans les pièces existantes. 

 

Le texte pour l'assurance professionnelle est à renseigner si vous êtes un artisan par exemple. Ce texte sera repris et imprimé sur vos factures.

La case à cocher "adhérent d'un centre de gestion agréé par l'administration fiscale" permet d'imprimer le texte suivant sur vos devis et factures :

 

Il vous faut la cocher si votre entreprise est concernée par ce cas de figure.

 

Le texte de la garantie est à remplir si vous êtes concerné par décret n° 2021 - 609 du 18 mai 2021. Exemple de texte que vous pouvez mettre dans cette zone :

 

texte de garantie

 

Ce texte de la garantie est repris dans les impressions des factures vente et dans les tickets de caisse du TPV si vous utilisez l'application TPV Oxygène.

 

La liste des périodes clôturées est accessible avec le bouton Consulter.. Ce bouton permet de visualiser les clôtures effectuées.

Cf page Les clôtures pour les explications de la procédure de clôture des données de la Gestion commerciale.

 

L'onglet "emplacement coûts DEEE" est accessible si vous avez activé la gestion des écotaxes.

Dans ce cas vous pouvez choisir de faire imprimer dans les pièces de vente une page avec le tableau des écotaxes de la pièce.

emplacement coûts DEEE

Et une mention sera aussi imprimée, celle saisie dans la case ci-dessus.

 

Onglets de paramétrage des textes des lettres de relance

Vous avez 5 onglets de paramétrage pour la saisie des textes à faire figurer sur les lettres de relance.

onglet des textes lettres de relance

 

Relance de niveau 1 à niveau 3 : il est possible de paramétrer 2 textes, un sera en début de la lettre, au dessus des informations des factures non réglées, un 2ème texte sera au dessous des données des factures.

 

Relance niveau * ; ce niveau correspond à la lettre de mise en demeure, le code relance est l'astérisque en gestion des relances.

 

Traite non échue : cet onglet permet de paramétrer les 2 textes dédiés au cas de lettres concernant des traites.

onglet traite non échue

Onglet Envois mail

 

Les éléments de cet onglet permettent de définir le paramétrage de l'envoi de pièces par mail. Le principe est de générer automatiquement le document à envoyer au format PDF et de le joindre à un mail en utilisant les paramètres d'envoi défini dans cet onglet.

 

Memsoft e-facture (nouveauté version 10.05) : logo e-facture  

Cette fonctionnalité  vous permet d'archiver automatiquement et de stocker vos factures clients au format PDF sur un serveur distant, sécurisé.

Vos clients ont accès à l'historique de leurs factures et les téléchargent quand ils le souhaitent.

 

Pour plus d'information sur la fonction e-facture, cf. page d'aide ../e-facturehtm.htm

 

A partir de la version 11.03 Oxygène, l'activation de Memsoft e-facture se fait automatiquement, vous ne pouvez plus la gérer vous même. De ce fait il n'y a plus la case à cocher de cette activation ni le logo e-facture sur l'écran du paramétrage.

 

 

"Je veux recevoir la facturation par mail" : cette option permet de déclencher un mail automatique tous les jours, avec le contenu résumé du tableau de bord Oxygène, avec le chiffre d'affaire facturé pour le jour précédent. Cette option est gérée par utilisateur Oxygène. L'envoi de ces mails est réalisé quand le 1er utilisateur ouvre Oxygène.

 

Le fichier PDF généré joint au mail peut être conservé (si on coche l'option "Conserver le fichier PDF généré") ce qui permet de stocker vos PDF sur votre PC ou sur votre serveur.

Ce stockage peut représenter un gros volume si vous gérez un grand nombre de pièces et d'envois,  Ce n'est pas obligatoire de stocker ces PDF, surtout que l'information des pièces envoyées ou non est gérée autrement depuis la version 11.01 Oxygène. 

 

Vous pouvez aussi indiquer si vous voulez modifier le mail en ouvrant le logiciel de messagerie, et vous pouvez choisir de gérer un répertoire dédié pour le stockage des PDF factures ventes. Pour cela il faut cocher l'option "conserver le fichier PDF généré" Et ensuite vous pouvez cocher la case "permettre de générer les PDF des factures clients sans envoi de mail" et choisir le répertoire souhaité.

 

Le bouton Signature permet d'accéder au paramétrage de votre signature électronique qui sera utilisée lors  de l'envoi de vos factures clients par mail,.

L'objet ainsi que le corps du message peuvent être paramétrés en cliquant sur le bouton Paramétrage. Pour le détail de ce paramétrage, cf la page d'aide Parametrage_par_type_de_document .  

 

En cliquant sur Paramétrage d'envoi des emails on accède au paramétrage du protocole d'envoi des mails (MAPI ou SMTP) pour chaque utilisateur.

 

Paramétrage envoi mail

 

Le protocole MAPI permet d'envoyer vos documents en utilisant la messagerie paramétrée par défaut au niveau de  Windows.   Il est aussi possible d'effectuer l'envoi directement par l'intermédiaire d'un serveur SMTP :  il faudra alors avoir défini les paramètres propres à ce type d'envoi. Depuis la version 11.02 Oxygène il existe un mode d'envoi SMTP automatique, qui permet de déléguer les envois de mails à Memsoft, et de ce fait vous n'avez plus besoin de procéder au paramétrage ci-dessus. Pour activer ce mode d'envoi SMTP il suffit de décocher la case 

Dans ce cas la fenêtre de paramétrage est cachée, seule l'adresse mail de l'utilisateur oxygène reste saisissable :

paramétrage non personnalisé

 

Vous trouverez le détail du mode de fonctionnement de cette option non personnalisée ici 

paramétrage des envois de mails par utilisateur

 

Onglet Docs / sous onglet ventes

 

onglet Docs sous onglet ventes

 

Cet onglet permet de paramétrer les droits de gestion et de transformation de documents, de gérer des options pour les saisies des documents de ventes, ainsi que de paramétrer le mode de calcul des intérêts de retard relatifs à la Loi de Modernisation de l'Economie.

 

  • Les droits de gestion et transformation :

    options de transformation et de gestion

 

- Droit de gestion :  cette option permet d'interdire l'accès à un type de document. Par exemple si la case DEVIS n'est pas cochée, l'accès au module Devis sera interdit.  

 

- Transformation pièce non validée  : cette option permet de transformer un document même si celui-ci n'a pas été validé : la validation du document se fera automatiquement lors de sa transformation. Par exemple, si la case n'est pas cochée pour "DEVIS", il sera nécessaire de valider manuellement chaque devis afin de pouvoir le transformer.

Depuis la version oxygène 11.01, même si ces options ne sont pas activées, vous pouvez transformer une pièce non validée, mais vous aurez un message de confirmation.

 

Pour le cas des factures, cela permet de gérer le transfert en comptabilité, donc de permettre de transférer les factures non encore validées. Dans ce cas le transfert valide les factures puis les passe en comptabilité.

 

- Droit de transformation : cette option permet d'interdire la transformation de documents en un type de document. Par exemple si la case  "En FACTURE" n'est pas cochée, il ne sera pas possible de transformer un devis, commande, ou bon de livraison en facture.  

- Paramétrage avancement devis :  un clic sur le bouton Paramétrage avancement devis permet d'afficher l'écran de saisie des paramètres utilisés dans l'avancement des devis.

 

 

Paramétrage avancement devis

  • Options de la gestion des pièces de ventes
     

 

 

options des ventes

options des ventes

 

- Conserver les adresses de la pièce d'origine en cas de création avec les valeurs affichée : si cette option est cochée, l'adresse client du document d'origine sera conservée lors la duplication du document, sinon  c'est l'adresse de la fiche client qui sera récupérée.

 

- Conserver les prix unitaire et les taux de remise article de la pièce d'origine ... : si cette option est cochée, les prix et remises du document d'origine seront conservés lors la duplication du document, sinon  ces prix et remises seront re calculés en fonction des tarifs.

 

- Gestion des chapitres et options : permet de gérer des chapitres et options* dans les documents (options uniquement dans les devis). Cela permet d'intégrer des sous titres et des sous totaux dans les lignes de vos pièces de vente. Depuis la version 11.01 cette option est activée automatiquement si vous ajoutez la colonne "chapitre" en gestion des pièces de vente.

 

- Gestion des codes repères : permet d'utiliser la colonne Chapitre pour saisir une information sur une ligne article, qui apparaîtra en impression des pièces de vente. Cette information ne sera pas gérée comme un chapitre, il n'y aura donc pas de totalisation possible par rapport à ce code repère.

 

- Solder une commande après recalcul : si cette option est cochée, lorsqu'on solde un bon de commande, la commande est recalculée totalement en prenant les quantités des lignes de commande non soldées. Au final, les montants de la commande correspondent aux quantités non soldées, et donc sans les quantités initiales.

 

- Imputer l'avoir à la facture directement : si cette option est cochée, lorsque l'on transfère une facture en avoir par "clic droit / Transférer en avoir", la facture et l'avoir apparaîtront comme soldés (état bleu) après validation de l'avoir. Sinon, il est nécessaire d'imputer manuellement l'avoir par "clic droit / Imputation de l'avoir".

 

- Saisie des réserves de propriété et pénalités de retard : si cette option est cochée, les zones concernant les mentions pour les pénalités de retard et les réserves de propriétés seront visibles en saisie des documents de ventes au niveau de l'entête, et modifiables (mentions reprises par défaut de l'onglet "Divers" des Paramètres généraux).

 

réserves de paiement et pénalités de retard

 

- Saisie des contact, représentant et apporteur : si cette option est cochée, ces éléments seront visibles en saisie des documents de ventes au niveau de l'entête, et modifiables.

 

onglet en tête pièce de vente

 

- Contremarque automatique lors de la validation commande client : permet de créer automatiquement une commande d'achat à partir de la commande client après sa validation.  

 

- Contremarque autorisée même si commande non validée : permet de prendre en compte les commandes clients non validées dans le module de contremarque.   Les paramètres concernant la contremarque sont présents uniquement si vous avez acquis l'option "Gestion de la contremarque" (couplée avec l'option "Achats, Fournisseurs & Stocks")    

 

- Mode de calcul HT et TTC dans les pièces de ventes : permet de choisir de saisir les montants en HT ou en TTC dans les pièces de ventes. Cette option n'est pas visible si l'application TPV est installée sur votre dossier.   Une case à cocher "Tout en TTC" apparaîtra alors au niveau de l'entête des documents de ventes : si celle-ci est cochée, la saisie se fera en TTC, si celle-ci est décochée la saisie sera en HT.  

mode de calcul HT ou TTC

 

 

- Calcul prix de vente devis selon prix d'achat : depuis la version oxygène 11.01, cette option permet de gérer les prix de vente articles dans les devis à partir du prix d'achat et un coefficient. Cette fonction est activée uniquement pour les articles concernés, il faut aussi cocher la case dans les fiches articles, dans l'onglet "Tarifs" :

fiche article onglet tarifs

 

Ce mode de calcul du prix de vente à partir du prix d'achat et d'un coefficient saisi n'est utilisable que dans la saisie des devis. Et c'est à vous de définir pour quels articles vous souhaitez permettre ce calcul.

Si vous voulez activer ce procédé pour un grand nombre d'articles vous pouvez le faire en utilisant le traitement attribution option prix vente / achat aux articles

 

- Onglet actif par défaut : cette option permet de choisir l'onglet qui sera affiché par défaut en saisie des documents des ventes, dans l'entête, parmi les onglets "Valeurs", "Coordonnées" ,"Divers" et "infos complémentaires".

 

onglets en tête pièce de vente

 

- Validation facture avec transfert en comptabilité : la validation définitive d'une facture entraîne automatiquement son transfert en comptabilité.

 

- Alerte de facturation des contrats d'abonnements : permet de gérer une alerte qui prévient chaque jour que des contrats sont à facturer.

Au lancement du menu de gestion commerciale :  l'assistant de facturation est ouvert si :

- l'utilisateur a les droits de facturation des contrats

- des factures de contrats sont à créer avec une date de facture inférieure ou égale à la date du jour (date système)

- l'option de "gestion des contrats d'abonnements" a été activée

- il n'y a pas un autre utilisateur qui est en train de lancer cette facturation

 

- Recopie prix de revient saisis des devis vers les commandes : si vous utilisez la saisie des prix de revient dans les devis clients, et que vous cochez cette case, les prix de revient saisis seront copiés dans les commandes issues de transformation de devis. Si la case n'est pas cochée, lors des transformations de devis en commande les prix de revient seront calculés selon les paramètres de gestion des marges.

 

- Recopie prix de revient saisis vers les BL et factures même principe que ci-dessus mais pour le cas de transformation en BL et en facture : la case cochée permet de conserver les prix de revient saisis en les copiant lors des transformations en BL et factures, la case décochée déclenche le recalcul des prix de revient selon les paramètres de calcul de marges.

Si vous voulez que les prix de revient saisis soient gardés pour toutes les pièces de la chaîne des ventes, il faut cocher ces 2 cases.

Si vous voulez que les prix de revient saisis soient remplacés par les prix de revient plus proches des achats effectués, vous devez décocher ces cases.

Par exemple si vous saisissez des prix de revient dans les devis car il n'y a pas encore d'achats et que lors de la transformation en BL et factures vous voulez une marge selon les CUMP issus des achats, vous décocherez la 2ème case.

 

- Création OF en création commande client : cette option concerne l'option de nomenclatures et fabrications. Elle permet de créer automatiquement un ordre de fabrication pour chaque article contenu dans une commande client, dès l'enregistrement de la commande client. Chaque ordre de fabrication est alors créé avec comme quantité à fabriquer la quantité de la ligne de commande, et il y a un lien entre les ordres de fabrication et la commande client créée.

 

Cette création automatique dépend aussi d'un paramètre au niveau des articles à fabriquer :

dans onglet "options" de la fiche article, il faut cocher la case "OF automatique" pour que la création des OF soit activée pour l'article.

 

fiche article option OF auto

 

Date de facture des contrats d'abonnement selon la date de prochaine facture

Ce paramètre permet de dater les factures des contrats d'abonnement selon la date prévue et pas selon la date du jour de facturation. Cf aide Gestion_des_dates_des_factures_générées_issues_des_contrats pour le détail de cette fonction

 

Taux de remise dans les lignes de pièces de vente

Nouveauté version 10.07 : vous pouvez décocher cette case si vous n'utilisez jamais de remise à la ligne dans vos pièces de vente.

Attention Si vous décochez cette case , cela implique que votre gestion des tarifs se fera avec des prix nets et pas avec un taux de remise ligne issu du tarif.

En saisie des pièces de vente et en impression de ces pièces, la colonne taux de remise ne sera pas visible. A tout moment vous pourrez modifier ce paramètre si nécessaire. Si vous rajoutez la colonne des remises ligne en saisie de pièce de vente cela réactivera cette option automatiquement.

 

Utilisation des quantités en gestion des pièces de vente

Vous pouvez décocher cette case si vous ne voulez pas gérer de quantité dans vos pièces de vente, par exemple si votre activité ne concerne que de la prestation de service. En saisie des pièces de vente et en impression de ces pièces, la colonne quantité ne sera pas visible. A tout moment vous pourrez modifier ce paramètre si nécessaire. Si vous rajoutez la colonne des quantités en saisie de pièce de vente cela réactivera cette option automatiquement.

Attention Si vous décochez cette case cela implique que vous n'utilisez pas la gestion des stocks, et que vous n'avez dans vos articles que des prestations et aucune marchandise. En effet, il sera impossible de gérer les stocks si on ne saisit pas de quantité dans les pièces.

 

texte fonction vidage facture

Ce texte est utilisé lors de la fonction de vidage d'une facture vente : cette fonction permet de supprimer le contenu d'une facture créée par erreur, cf aide  vidage

 

Regroupement des bons de retour et des bons de livraison

Si vous voulez regrouper les bons de retour avec les bons de livraison lors de la facturation il faut activer cette option. Cette option de regroupement des bons de retour avec les bons de livraison ne sera pas possible si vous utilisez les lots séries dans votre dossier, en effet dans ce cas on ne peut pas intégrer dans une facture des lots entrés et des lots sortis.

  • Paramètres  relatifs à la Loi de Modernisation de l'Economie (LME)

 

 

Paramètres LME vente

 

Vous pouvez saisir un montant minimum de calcul à partir duquel le traitement "LME" sera déclenché.   Il est possible d'appliquer une des 2 formules prévues :

  • taux BCE + % majoration ou
  • taux BCE multiplié par le chiffre Multiplicateur du taux BCE.
     

On ajoute à ce calcul un montant des frais de recouvrement (et / ou un % de pénalité fixe) indépendant de la durée de retard, qui sera multiplié par le nombre d'échéances réglées en retard. Ces frais de recouvrement ne sont pas inclus dans le montant des intérêts, ils sont présentés à part dans l’impression du "Détail du retard de paiement".    

message si retard paiement

 

lettre si retard paiement

Ces intérêts de retard et frais de recouvrement ne nécessitent pas de faire de facture, et quand vous recevez les montants vous devez saisir directement en comptabilité les écritures correspondantes.

 

 

Exemple EXEMPLES DE CALCUL avec taux BCE * 3 ou taux BCE + 10%

 

  • Pour un retard de règlement de 1000.00 €, et un retard de 30 jours, avec formule choisie = taux BCE de 0.71% * 3, on aura donc :

montant réglé * nombre jours de retard / 365 *  taux BCE / 100  * 3.                                                    

Soit : (1000 * 30 / 365) * (0.71 / 100) * 3  = 1.75 euros.
 

  • Pour un retard de règlement de 1000.00 €, et un retard de 30 jours, avec formule choisie = taux BCE de 0.71 % + 10 % majoration, on aura donc :

(montant réglé * nb jours de retard  / 365 *  taux BCE / 100) + (montant réglé * nb jour de retard / 365) * 10 / 100

Soit : (1000 * 30 / 365) * (0.71 / 100) +  (1000 * 30 / 365) * 10 / 100 = 8.80 euros.

 

   Si le montant calculé est inférieur  au montant minimum de calcul paramétré, ce retard sera ignoré.

 

 

Différents cas de calcul peuvent se présenter :

 

  • Si il s'agit d'un règlement partiel d’ une facture : le calcul se basera sur le montant réglé, et non pas sur le montant global de la facture. Par exemple, pour un règlement de 500.00 € d’une facture de 1000.00 €, le montant des intérêts de retard sera calculé sur le montant de 500.00 €.
  • Si c’est un règlement qui reprend plusieurs factures du client : le calcul se fera sur les échéances concernées par le règlement. Si une échéance est partiellement réglée, le montant sera fera en fonction de la partie réglée.
  • Si la facture a plusieurs échéances, actuellement le montant réglé est affecté aux échéances en partant de la 1ère créée, puis la suivante, etc .. Chaque échéance correspond à un montant échu et un montant réglé, le montant réglé sera repris par échéance, le calcul se fera selon la date échéance, puis un cumul des intérêts de retard de toutes les échéances concernées par le règlement en cours sera effectué.
Onglet Docs / Sous onglet "Achats"

Ce sous onglet est visible seulement si l'option de la gestion des achats et stocks est présente sur votre dossier. Cf les pages d'aides de la gestion des achats. La gestion des achats

Onglet Docs / Sous onglet "frais d'approche"

Ce sous onglet est visible seulement si l'option de la gestion des achats et stocks est présente sur votre dossier. Cf les pages d'aides de la gestion des frais d'approche Gestion des frais d'approche

 

Onglet CGV (conditions générales de vente)

 

Cet onglet permet de saisir les conditions générales de vente qui seront imprimées sur vos documents de vente, sur une ou plusieurs pages en fin de chaque pièce de vente (devis, commande, BL, facture et contrat d'abonnement). Cette intégration des CGV sera optionnelle, il faut cocher la case "avec les CGV" lors du lancement de l'impression d'une pièce de vente pour que le traitement imprime la ou les pages des CGV.

 

onglet CGV

 

Pour saisir vos CGV vous pouvez faire un copier / coller à partir d'un texte existant par exemple dans un document Word, le texte sera repris avec les sauts de ligne, mais sans la mise en forme.

Si le texte des CGV est important, leur impression peut nécessiter plus d'une page. Toutefois il ne sera pas possible de gérer des CGV sur plus de 5 pages.

Depuis la version 10.07 Oxygène, les modèles d'état des pièces de vente incluent un folio dédié à l'impression des CGV. Si vos modèles personnalisés sont antérieurs à l'installation de cette version, vous pouvez avoir besoin de modifier vos modèles pour intégrer ce folio des CGV. Cf aide ajout_cgv

Onglet Lots / Séries

 

Cet onglet est accessible uniquement si vous avez acquis l'option "Numéros de lots et séries", cf les pages d'aide de la gestion des lots et séries. Lots et numéros de série       onglet lots séries

Onglet Dossier

 

 

 

 

ces données correspondent à la gestion de l'analytique, accessible seulement si l'option analytique est présente pour votre dossier.

 

onglet dossiers

 

Mode de saisie : En attente : Permet d’indiquer que la gestion par dossier est non opérationnelle. La saisie du code dossier peut être effectuée au niveau de l’entête des documents ou dans les lignes de ces documents. Ce choix est global pour tous les documents de vente de votre dossier,

 

Saisie du code dossier : vous indiquez ici à partir de quel type de pièce vous souhaitez effectuer la saisie des codes dossier. Par exemple vous pouvez considérer que ce code dossier ne sera pas saisi dans les devis, dans ce cas choisissez "à partir des BC".  

 

Contrôle du Code Dossier : vous indiquez ici à partir de quel type de pièce vous souhaitez rendre obligatoire la saisie des codes dossiers. Ce contrôle s'effectue lors de la validation définitive des pièces. Par exemple vous pouvez rendre obligatoire la présence des codes dossiers à partir des factures, même si la saisie est activée à partir des commandes.

Onglet Banque :

 

            onglet banque

 

Renseigner les différentes coordonnées bancaires de la société. Ces coordonnées seront reprises lors des impressions de factures client et lors des traitements de la liaison bancaire. Si le RIB ou l'IBAN saisis ne sont pas corrects, un message non bloquant vous avertit.  

 

Option : utiliser "observations pour tireur" : cette option permet de copier les observations saisies dans les règlements clients, vers la zone "tireur" en liaison bancaire. Si cette case n'est pas cochée, le tireur sera le client du règlement.