Personnalisation des états

 

 

Les utilisateurs ont la possibilité de redéfinir certains modèles d'états (par exemple les documents commerciaux). Lorsque l'on demande à imprimer une pièce ou une liste, la présence du bouton "Personnaliser"  (à droite de la liste des états disponibles) indique la possibilité de personnaliser les états.

 

Dans le cas des factures de vente, le procédé est un peu différent depuis la version 11.01 oxygène, modèles factures vente

 

Voici par exemple les modèle des devis :

 

Lorsque l'on clique sur le bouton "Personnaliser" , l'assistant de paramétrage des éditions apparaît, il faut cliquer sur "Suivant" 

 

 

 

La liste des états personnalisables s'affiche alors. Exemple pour le cas des devis clients :

 

 

Vous pouvez ajouter la colonne du nom des fichiers si vous le souhaitez, par la personnalisation des colonnes de cette liste, ce nom des fichiers peut s'avérer utile pour comprendre comment fonctionne cette personnalisation, voici la même liste avec les noms des fichiers :

 

 

Nouveauté à partir de la version Oxygène 11.00 : En cas de personnalisation des états, et qu'ensuite aucune modification n'a été effectuée par l'utilisateur dans les états dupliqués, l'assistant supprime les états dupliqués.

En effet ce n'est pas utile de conserver les états dupliqués si aucun changement n'a été effectué. Si vous redemandez ensuite la personnalisation des mêmes états, l'assistant sera à nouveau affiché comme la première fois.

Cette manière de procéder permet de récupérer les états standard à jour en cas de changement de version Oxygène, dans la mesure où aucune personnalisation n'a été faite.  

 

 

- Le bouton "Modifier"  permet de lancer l'éditeur d'état d'Oxygène pour modifier le contenu de  l'état sélectionné au préalable.

 

 

Depuis la version 11.01 d'oxygène le bouton "Renommer" permet de changer le titre d'un état. C'est important de bien nommer vos modèles personnalisés car c'est ce titre que vous retrouvez en utilisation des modèles, quand vous lancez une impression ou un envoi PDF mail.

 

 

 

 

Le bouton permet de créer un nouvel état à partir d'un état existant (9 duplications maximum sont possibles pour chaque état).

 

Une fois que vous avez créé un état par duplication, il faut lui donner un nom différent de l'état modèle, afin de les distinguer lors de leur utilisation.

Depuis la version 11.01 Oxygène, dès que vous effectuez la duplication d'un état, une fenêtre s'ouvre pour que vous puissiez immédiatement changer le nom de votre état dupliqué, et par défaut le nom proposé est celui de l'état dupliqué suivi d'un indice de 1 à 9 selon les duplications déjà effectuées :

 

 

Il est conseillé de renommer tout de suite l'état dès sa duplication. 

 

Si vous ne le renommez pas tout de suite, vous pourrez le faire plus tard en utilisant le bouton "Renommer" comme décrit ci-dessus. Ou bien en passant par le bouton "modifier", dans l'outil de personnalisation. Ouvrir l'état par le bouton "modifier", puis clic sur le bouton  ou sur le bouton en haut de la fenêtre.

 

 

 

Le bouton permet de réduire la liste en supprimant les états que vous ne souhaitez pas utiliser. Vous pouvez aussi supprimer des états si vous avez par exemple personnalisé un état et que votre personnalisation ne fonctionne pas. Dans ce cas il est conseillé de supprimer l'état incorrect, et de repartir d'un état qui fonctionne en le dupliquant. 

 

Le bouton permet de compléter la liste avec les états modèles standard (sans écraser les états que vous avez personnalisés). Depuis la version 11.01 oxygène ce bouton "ajouter" reprend tous les modèles standard en leur ajoutant un indice de 1 à 9. De cette façon ces états récupérés n'écrasent pas ceux que vous aviez au préalable.

 

Cette fonction est prévue pour retrouver les états standard à tout moment, par exemple pour s'en inspirer afin de trouver des formules ou des éléments dont vous avez besoin dans vos états personnalisés.

 

Cas particulier des factures clients : depuis la version 11.01 Oxygène, ce bouton a une finalité différente, il permet de récupérer des modèles standard disponibles selon ce que vous utilisez. Un questionnaire s'affiche et selon vos réponses les modèles standard seront ajoutés dans la liste des modèles de factures.

 

 

Si par exemple vous répondez oui à ces 3 questions, les modèles de facture correspondant seront ajoutés. Si par contre vous répondez non à un ou plusieurs de ces 3 questions, les modèles correspondants ne seront pas ajoutés. Par exemple si vous ne gérez pas de traites, les modèles avec traite ne seront pas intégrés lors de l'ajout.

 

A tout moment vous pouvez intégrer des modèles pas encore utilisés, en cliquant sur ce bouton "ajouter". A chaque appel le questionnaire est réactivé. 

 

Une fois les différentes opérations effectuées, il suffit de cliquer sur le bouton "Terminé"  pour que la liste des états disponibles se réactualise. Il ne reste plus alors qu'à tester vos modifications.

 

La possibilité de modifier les états nécessite d'avoir les droits utilisateur de type visualisation et modification pour le traitement  "Personnalisation des états".

 

Il est possible de protéger un état en lui ajoutant l'extension : TypeOxy=1. Ceci empêche la modification de l'état qui sera considéré comme un modèle. Pour ajouter cette extension, clic droit sur le titre bleu de la fenêtre puis choix "extensions" :

 

 

 

Création d'une image d'aperçu pour un nouveau modèle d'état personnalisé

 

Si vous souhaitez associer à votre nouveau modèle une image d'aperçu, vous pouvez le faire en procédant comme ceci :

Lancer l'impression d'une pièce en mode aperçu avant impression et avec votre modèle d'état. Une fois l'aperçu affiché, réduire sa taille avec le bouton

Ensuite capturer l'image de l'aperçu avec un outil de capture, par exemple celui de Windows .

Enregistrer cette capture en format JPG dans le même répertoire que votre modèle d'état. Vous pouvez trouver ce répertoire dans le titre bleu de la fenêtre de personnalisation :

 

 

Nommer votre JPG avec le même nom que le fichier ETA de votre modèle, par exemple ci-dessus, on nommera le fichier BPIECE1S(DEMO).JPG

Le but est que le nom du fichier image JPG soit le même que le nom du fichier .ETA de votre modèle.

 

Ensuite passer par l'explorateur Windows, et ouvrir ce JPG avec un outil de gestion des images, par exemple Paint, afin de modifier la taille de l'image. Dans l'outil Paint il faut utiliser la fonction "redimensionner".

 

 

Il faut redimensionner l'image afin qu'elle ait environ cette taille en pixels :

 

 

Enregistrer votre image avec ses nouvelles dimensions, et quitter l'outil Paint.

 

Modifier un état

Un état contient les éléments suivants  :

• des propriétés générales tels que son titre : cliquez sur le bouton Propriétés du haut pour différencier votre état des autres en changeant son nom.

• une partie centrale représentant le contenu des pages

• sur le bas, les "folios" permettent de définir des pages différentes selon un contexte (page de garde, page des totaux ou page sans commentaires). Les impressions de la Gestion Commerciale possèdent souvent plusieurs folios ; notamment pour un rendu différent selon que la gestion de l'écotaxe (DEEE) est activée ou non.

 

Dans la partie centrale, on dessinera notre impression à l'aide de différents éléments. Les plus courants sont :

 

Le" Libellé " : il contient simplement un texte immuable, par exemple le titre 'Date' précédent la date de la facture.

 

 

Une " Zone " : il contient une "variable" qui sera souvent un champ de la base de données, par exemple le champ contenant la date de création de votre facture.

La variable CONTEXTE_ENTETES.DATE_CREATION correspond au champ DATE_CREATION de la table CONTEXTE_ENTETES qui contient les entêtes des pièces de ventes.

 

La table des lignes est CONTEXTE_LIGNES. Cela peut être une expression avec par exemple le signe "+" pour concaténer un texte à un champ :

"Date de création : "+CONTEXTE_ENTETES.DATE_CREATION

 

 

Un " Dessin " : c'est une image fixe ou liée à une donnée, par exemple le logo de votre société. Si l'image dépend d'une donnée, pendant la modification, vous ne verrez qu'un rectangle gris définissant sa taille et son emplacement. Lors de l'impression, la lecture de la donnée permettra d'afficher l'image en question.

 

 

Une " Liste " : toujours liée à une table de données, c'est la lecture des données qui conditionnera le nombre de lignes et donc la hauteur de votre liste.

Une liste contient plusieurs sections avec des conditions d'affichage :

• un Bandeau (en général avec les titres des colonnes)

• Un Corps : c'est cette section qui sera dupliquée autant de fois que nécessaire, c'est-à-dire suivant le nombre de lignes de la table (par exemple les lignes d'une facture)

• Un Pied : cette section sera toujours affichée après les lignes et contiendra en général les totaux.

 

 

 

Vous pouvez sans risque déplacer ces différents ou en modifier la taille ou encore la couleur et la police. Cependant, prenez une attention particulière lorsque vous en modifiez le contenu (les zones Variables) car une syntaxe incorrecte pourra provoquer des effets inattendus.

 

Pour plus d'informations sur la modification d'un état, consultez cette aide.

 

Comment ajouter la photo des articles dans un modèle d'état

Dans tous les modèles de type pièce achat ou vente vous pouvez intégrer la photo des articles, dans la section "Corps - corps de la liste" intégrée dans la liste et qui correspond aux lignes articles de la pièce :

 

 

Cette photo est déjà présente dans les modèles appelés "avec photo des articles", par exemple dans les devis vente. Vous pouvez l'ajouter dans tous les type de modèles de pièce, achat ou vente.

Pour ajouter cette photo dans vos modèles personnalisés, vous devez d'abord agrandir vers le bas la section Corps, afin de permettre l'ajout du dessin pour la photo de chaque article. Pour agrandir la section, cliquez sur la limite basse de celle-ci et glissez vers le bas.

ensuite utiliser le bouton "Ajouter un dessin"  pour créer l'emplacement du dessin (cadre en gris ci-dessus). L'emplacement doit être dans la section corps. Une fois l'élément dessin ajouté, dans ses propriété mettre comme ceci, Nom de la variable VPHOTO :

 

 

Si vous voulez insérer la photo des articles dans un modèle d'impression des ordres de fabrication il y a 2 variables : VPHOTO pour la photo de l'article fabriqué et VPHOTOCOMP pour la photo des articles composants.

 

Insertion des conditions de règlement dans les pièces de vente :

Depuis la version 11.01 oxygène, vous avez la possibilité d'utiliser la variable VCONDITION pour toutes les pièces de vente et pas seulement les factures. Cette variable contient les conditions de règlement prévues, par exemple sur une commande avec ces conditions dans l'onglet "divers" :

 

 

Cela sera imprimé comme ceci : (30 jours fin de mois le 15).

 

 

Nouveauté version 10.07 pour les modèles d'états des devis et factures vente de type "simplifié" :

 

Dans ces modèles il a été ajouté en haut de chaque folio "corps" un texte en bleu permettant de savoir à quoi correspond chaque folio "corps".

 

 

Cette indication vous permet de bien apporter vos modifications dans le bon folio selon votre utilisation des 2 notions de quantité et remise à la ligne.

 

Depuis la version 11.01 Oxygène, le folio ouvert par défaut est celui qui correspond à votre utilisation : en effet l'outil de personnalisation se base sur vos 2 paramètres pour ouvrir le folio adéquat.

 

La différence entre ces folios est que les colonnes et les traits verticaux sont paramétrés selon les 4 cas de figure possibles. Et la largeur des colonnes est différente dans chaque cas, par exemple la désignation est plus large si pas de colonne de quantité.

 

Exemple si on utilise la colonne des quantités mais pas celle des remises à la ligne :

 

 

Exemple si on utilise ni l'une ni l'autre :

 

 

Exemple si on les utilise toutes les 2 :

 

 

 

Exemple si on utilise les remises ligne mais pas les quantités :

 

 

Voici les folios de l'état simplifié des factures :

 

les 4 folios "Corps", "Corps2", "Corps3" et "Corps4" correspondent respectivement aux 4 cas de figure possibles :

Corps : avec utilisation des quantités et des taux de remise ligne

Corps2 : avec utilisation des quantités mais pas des remises ligne

Corps3 : sans utilisation des quantités ni des remises ligne

Corps4 : sans utilisation des quantités et avec les taux de remise ligne

 

Voici les conditions d'impression respectives de ces 4 folios :

 

 

 

 

 

 

 

 

Selon votre utilisation vous devez impérativement cliquer sur le folio correspondant avant de commencer à faire les modifications du modèle.

Si vous vous trompez de folio, vous ne verrez pas vos modifications lors des impressions.

 

Cas des CGV (conditions générales de vente) pour les intégrer sur un modèle personnalisé créé avant la mise à jour de la version Oxygène 10.07

 

Depuis la version 10.07 Oxygène, les modèles d'état des pièces de vente incluent un folio dédié à l'impression des CGV. Si vos modèles personnalisés sont antérieurs à l'installation de cette version, vous pouvez avoir besoin de modifier vos modèles pour intégrer ce folio des CGV.

 

Voici comment procéder : il faut ajouter un folio "CorpsN" à votre modèle avec N = 6 ou un autre chiffre selon si votre modèle a déjà un folio "Corps6" ou pas. Puis une fois ce folio ajouté, créer une zone multi lignes, cf la vidéo ci-dessous qui vous montre pas à pas comment procéder.

 

ERRATUM : dans cette vidéo d'explication il y a une erreur dans le commentaire parlé concernant la condition d'impression du folio VAVEC_CGV<>0 et concernant la propriété de la zone VTEX_CGV :  il s'agit de caractères _ (souligné) et pas de caractères - (tiret).

Le commentaire stipule que ce sont des - "tiret du 6" or ce sont des _ "souligné".

 

Cette vidéo donne les explications pour imprimer des CGV sur une seul page, voir ci-dessous si vous devez les imprimer sur plus d'une page (nouveauté possible depuis la version 11.01 Oxygène).

 

 

 

 

Cas des CGV sur plusieurs pages à partir de la version Oxygène 11.01

 

Depuis la version 11.01 Oxygène, les modèles d'état des pièces de vente avec un folio dédié à l'impression des CGV ont été revus afin de pouvoir imprimer plusieurs pages de CGV.

Si vos modèles personnalisés sont antérieurs à l'installation de cette version, vous pouvez avoir besoin de modifier vos modèles pour intégrer cette nouvelle manière de gérer les CGV. 

Vous devez le faire seulement si vos CGV ne tiennent pas en une seule page. Si une page de CGV vous suffit, vous pouvez conserver vos états personnalisés tels quels.

Si vous voulez imprimer des CGV sur plusieurs pages, voici comment procéder dans votre modèle d'état. Créer le folio et mettez sa condition d'impression comme expliqué ci-dessus, mais ne créez pas la zone multi lignes.

 

A la place de cette zone multi lignes il faut créer une liste, qui va occuper toute la place de la page comme ceci :

 

Coordonnées : en bas à gauche, cela vous donne la taille de la liste, et sa position.

 

Dans cette liste voici les propriétés à indiquer onglet par onglet :

 

Dans l'en tête vous mettez le texte du titre, et dans la liste vous gardez uniquement la section en tête 1ère page et corps de la liste, vous pouvez supprimer les autres sections comme pied , répétition, etc

Et dans la section corps vous mettez une zone avec ceci :

 

 

Et pour le style de cette zone vous mettez de préférence une police de caractères de type non proportionnelle, par exemple la police Courrier ou Lucida Console 

 

 

L'avantage de ce type de police est que chaque caractère occupe la même place. Vous pouvez retrouver tous ces éléments dans les modèles standard livrés avec la version 11.01 Oxygène. Exemple du résultat obtenu avec 2 pages de CGV :