Facturation des contrats

 

La facturation des contrat s'effectue à partir du  menu "Transformations » ou à partir  de l'écran de liste des contrats.

Il y a également une option pour déclencher la facturation lors du premier passage en gestion commerciale chaque jour. Cf ci-dessous l'explication Facturation des contrats#Gestion_de_l_alerte_de_facturation

 

Pour la facturation d'un avenant : cf ci-dessous l'explication Facturation des contrats#Facturation_d_un_avenant

 

Il existe 2 modes de facturation des contrats d'abonnement, selon le type de facturation que vous avez saisi dans vos contrats ici :

 

En fonction de ce mode de facturation, le traitement est un peu différent pour ce qui est du calcul de la période facturée, et pour la gestion des avenants.

 

 

 

 

Après le choix des dates de début et fin de la période à prendre en compte, la facturation des contrats est proposée selon leur date de prochaine facture. Par défaut le traitement propose la semaine de la date du jour comme dates de début et de fin de traitement. Et les contrats affichés dans la liste sont triés par leur date de prochaine facture, ce qui permet de voir facilement si on a des dates qui sont au delà de la date du jour.

Il s'agit des dates prévues de facturation de chaque contrat non terminé. Dans notre exemple ci-dessus on a 3 contrats dont la date de prochaine facture fait partie de la sélection des dates choisies.

 

Gestion des dates des factures générées issues des contrats

 

Le principe de gestion de la date des factures des contrats dépend de votre paramétrage dans le dossier de gestion commerciale ici :

Ce paramètre est dans la gestion des paramètres de votre dossier de gestion commerciale dans l'onglet "Docs" et le sous onglet "Ventes", en bas à droite de l'écran dans la partie appelée "options de la gestion des pièces de vente".

 

Si vous ne cochez pas cette case : toutes les factures créées lors de la facturation de vos contrats d'abonnement auront la date du jour comme date de facture.

Dans ce cas en haut de l'écran de la facturation vous avez ce texte

Et si vous demandez une sélection de contrats qui inclut des dates de prochaine facture postérieures à la date du jour, vous aurez un message d'alerte non bloquant quand vous lancerez la facturation, afin de vous signaler que vous allez facturer des contrats en avance. Ceci peut vous être utile par exemple quand une date de prochaine facture tombe un jour non travaillé.

Dans l'exemple ci-dessous la date du jour est le 30/10/2020, la sélection intègre le contrat n°2 qui est censé être facturé le 31/10/2020 :

 

 

Si vous confirmez le lancement, le contrat n° 2 sera facturé mais sa date de facture sera la date du jour le 30/10/2020.

 

Si vous cochez ce paramètre vous pourrez ensuite créer vos factures issues des contrats avec comme date de facture celle prévue dans chaque contrat.

Dans ce cas le texte change et vous avez ceci

 

Mais à condition que lors de la facturation des contrats il n'y ait aucune facture avec une date postérieure à celles des factures à générer.

En effet la législation nous interdit de créer des séquences de factures dont les numéros ne sont pas cohérents par rapport à leurs dates.

Donc si vous souhaitez utiliser cette option, il vous faudra toujours lancer la facturation de vos contrats AVANT de procéder à la création d'autres factures su la même période. Par exemple si vous facturez vos contrats mois par mois, et en début du mois suivant pour ceux du mois précédent, vous devrez facturer vos contrats avant de commencer à créer des factures sur le mois en cours.

 

De plus si cette option est activée le traitement de facturation des contrats vous interdit de facturer des contrats en avance, c'est à dire que vous ne pouvez pas sélectionner une date de fin qui inclut des contrats dont la date de prochaine facture est postérieure à la date du jour. Exemple ci-dessous, la date du jour est le 30/10/2020, la sélection demandée nous donne cette liste des contrats à facturer : le contrat n°2 est censé se facturer le 31/10/2020. Si vous passez outre vous aurez ce message bloquant en lançant la facturation :

 

 

 

D'autre part la mention en haut de l"écran sera changée en fonction des dates de prochaine facture des contrats contenus dans la liste et selon si des factures existent déjà avec une date > date prochaine facture de ces contrats. Et si cette mention change, la datation des factures générées change également.

Exemple 1 : la date du jour est le 30/10/2020, vous demandez à facturer 2 contrats avec comme date de prochaine facture le 29/10/2020 et le 30/10/2020. Et il existe dans votre dossier au moins une facture dont la date est > 29/10/2020. Dans ce cas la mention affichée est celle-ci "la date des factures générées sera égale à la date du jour" et les factures créées seront datées au 30/10/2020 qui est la date du jour.

 

Exemple 2 : A l'inverse la date du jour est le 30/10/2020, vous demandez à facturer 2 contrats avec comme date de prochaine facture le 29/10/2020 et le 30/10/2020. Et il existe déjà dans votre dossier des factures datées du 29/10/2020 mais aucune dont la date est > 29/10/2020. Dans ce cas vous pourrez dater vos factures selon les dates de prochaine facture des contrats.

 

Exemple d'utilisation de ce mode avec le paramètre coché : le lundi 2/11/2020 on peut facturer les contrats échus au 31/10/2020, avant de commencer la création de factures de novembre 2020.

C'est à dire que le 2 novembre 2020, on ne dot pas avoir de facture qui existent avec comme date une date > 31/10/2020, au moment de réaliser la facturation des contrats de la fin du mois d'octobre 2020.

 

Il est possible de choisir de ne pas facturer un contrat en décochant la case dans la colonne .

 

Le bouton permet de lancer la facturation.

 

La date de la prochaine facture des contrats d'abonnement est calculée automatiquement à chaque facturation. La 1^ère fois, la date de la prochaine facture est celle saisie dans le contrat. Par défaut, la création du contrat propose comme date de prochaine facture la date du contrat.

La date de la  prochaine facture est mise à blanc lorsque le contrat est déclaré comme terminé par l’utilisateur.

 

Chaque nouvelle facture reprend le prix révisé de la facture précédente. La révision est déclenchée une seule fois par an. Il n'y a pas de révision si la facture est la 1^ère faite pour le contrat même si sa date correspond à la  date de révision des prix.

Le mode de révision des prix est le même en cas de facturation à terme échu, il sera effectué sur la facture selon la date de révision des prix, et selon les indices de révision correspondant aux dates des factures générées pour le contrat.

 

Dans les factures créées on retrouve des données provenant des contrats d'abonnement :

- origine avec le numéro du contrat

- texte libre avec la période facturée

- et si une révision des prix s'est effectuée, des lignes de texte sont ajoutées dans les lignes de la facture avec les explications pour le calcul des prix révisés.

 

Exemple d'une facture issue d'un contrat :

 

 

Etalement des factures générées

L'étalement correspond à la période facturée. Par exemple une facture annuelle d'un contrat du 01/01/2020 au 31/12/2020, facture réalisée le 02/01/2020 pour la période du 01/01/2020 au 31/12/2020, son étalement est sur cette période du mois 01/2020 au mois 12/2020. Le montant de l'étalement est réparti sur les mois de l'étalement par une division du montant facturé par le nombre de mois facturé. Par exemple pour une facture annuelle de 1500 euros l'étalement sera de 1500 /12 = 125 euros / mois pour les 12 mois de la période facturée.

 

Pour un contrat d'abonnement facturé mensuellement, si la date de la facture créée est dans le mois suivant la date prévue de facture, l'étalement est enregistré sur le mois de facturation. Exemple date prévue de facture le 27/2/2021, facturation lancée le 1/03/2021, et date de la facture le 1/03/2021. L'étalement est alors sur le mois de mars 2021.

 

Cas de la facturation à terme échu

 

Dans ce cas le traitement de facturation selon les dates de prochaine facture de chaque contrat reste le même, c'est toujours la date de prochaine facture qui déclenche la création des factures au fil du temps. Et les règles de gestion des dates des factures générées sont identiques.

 

Exemple :

 

Ce contrat sera facturé le 31/10/2020 pour la période du 01/10/2020 au 31/10/2020. La période de la 1ère facture est selon la date de début du contrat et la date prévue de la 1ère facture Et ensuite le mois suivant il sera facturé le 30/11/2020 pour la période du 01/11/2020 au 30/11/2020. Il y a une différence par rapport à la facturation qui n'est pas à terme échu : dans le cas où la date de prochaine facture correspond au jour de la fin du mois, le traitement adapte automatiquement les dates de prochaine facture des mois suivants, pour toujours mettre le jour de fin du mois.

 

Autre différence : le texte de la période facturée correspond à une période passée,dans notre exemple la facture aura le texte libre "période du 01/10/2020 au 31/10/2020" sur la facture du 31/10/2020. La facture suivante du 30/11/2020 aura le texte "période du 01/11/2020 au 30/11/2020", et ainsi de suite.

 

L'étalement correspond à la période facturée. Par exemple une facture annuelle d'un contrat du 01/01/2020 au 31/12/2020, facture réalisée le 31/12/2020 pour la période du 01/01/2020 au 31/12/2020, son étalement est sur cette période du mois 01/2020 au mois 12/2020.

 

Facturation d'un avenant

Dans l'écran de gestion d'un contrat on a le bouton :

 

Ce bouton permet de facturer une partie du contrat, dans le cas où on a ajouté un avenant, car cet avenant doit être facturé pour une période plus courte que la période habituelle de facturation du contrat.

 

Pour le cas des contrats avec facturation à terme échu, on ne pourra pas utiliser ce bouton "facturer un avenant". La facturation d'un avenant se fera d'une autre façon, cf Facturer_un_avenant_si_contrat_avec_facturation_à_terme_échu

 

La facturation d'un avenant n'est possible que si le contrat est à jour de sa facturation.

 

Exemple : contrat annuel de révision de chaudière, date de début 01/03/2015.

Le 15/05/2015, on ajoute un avenant au contrat pour une prestation supplémentaire d'un montant annuel de 200.

Pour cela on ajoute une ou des lignes articles dans le contrat avec les montants à facturer annuellement, 200.

 

Il faut alors facturer ces nouvelles prestations pour la période restante jusqu'à la date de prochaine facture du contrat (du 15/05/2015 au 29/02/2016).

 

On va facturer directement les lignes article correspondantes et indiquer comme date de facturation : du 15/05/2015 au 29/02/2016.

Le traitement va proratiser les montants des articles concernés (200) selon le nombre de jours du 15/05/2015 au 29/02/2016, par rapport à 365 ou 366 jours (nombre de jours pour le contrat annuel)  et effectuer la facture avec les montants proratisés.

 

Dès que l'on coche ou décoche les articles à intégrer, le traitement met à jour et affiche les montants pour donner l'indication de ce qui sera facturé.

Le bouton "Valider" permet de créer la facture. Cette facture aura comme date la date du jour.

 

 

Le but est de facturer en proratisant sans faire les calculs manuellement.

 

La facture ainsi créée sera affectée au contrat comme une facture attribuée.

Lors de la prochaine échéance, le contrat sera facturé normalement avec le montant annuel de 200 en plus par rapport à la facture de l'année précédente.

 

Nb : lors de la facturation de l'avenant on ne tient pas compte de l'indice de révision : on facture l'avenant en prenant les prix non révisés dans les lignes du contrat.

 

Si le contrat a une durée de plus d'un mois on pourra choisir de proratiser avec un calcul en mois et pas en jour : proratiser en mois permet de calculer un avenant correspondant à une période de N mois.

Exemple : un contrat annuel de 500 euros par an, si on veut facturer un avenant pour une période de 9 mois, cela donnera une facture de 375 euros (500 * 9 / 12). Le calcul en jours donnera un montant non arrondi.

Pour activer la proratisation en mois, cliquez sur le bouton radio "proratiser en mois" et saisir un nombre de mois.

Dans certains cas cette proratisation au mois ne sera pas accessible : contrat de durée inférieure à un mois par exemple.

En cas de calcul proratisé au mois, le traitement ne tient pas compte des jours de début et fin de durée : seuls les mois sont pris en compte. Par exemple si on a une période du 15/03/2015 au 28/06/2015 le calcul se fera pour une durée de 3 mois.

 

Facturer un avenant si contrat avec facturation à terme échu

 

Dans ce cas la facturation concerne une période passée, celle entre la date de la facture précédente du contrat et la date de prochaine facture du contrat. Par exemple on facture ce contrat à terme échu :

 

 

La 1ère facture a été générée le 31/01/2020 et concerne la période du 01/01/2020 au 31/01/2020. La 2ème facture est créée le 29/02/2020 et pour la période du 01/02/2020 au 29/02/2020. Si on a un changement dans les prestations du contrat, on va ajouter des lignes article dans le contrat au cours d'une période et il faudra prendre en compte ces ajouts lors de la facturation suivante. Dans notre exemple ci-dessus imaginons qu'à partir du 10/03/2020 on ajoute une prestation ATBRIC de 200 euros mensuels. Il faut saisir la date de cet avenant directement dans la ou les lignes que l'on ajoute dans le corps du contrat dans la colonne "date avenant" :

 

Si vous ne mettez pas de date avenant dans les nouvelles lignes, la facturation suivante sera effectuée sans proratiser les montants de ces lignes. C'est le cas si la prestation ajoutée débute le 1er jour de la période à facturer. Dans notre exemple, si la prestation ATBRIC commence le 1er mars, inutile de saisir une date avenant.

Et inversement si vous mettez une date avenant cela veut dire que la prestation débute en cours de période, et la facturation suivante proratisera le montant des nouvelles lignes en fonction de chaque date avenant et du type de proratisation que vous avez choisi ici :

 

 

Ce type de proratisation peut être changé à tout moment, il permet de gérer la proratisation soit avec le calcul des jours de l'avenant soit avec le calcul des mois en cas de périodicité de plus d'un mois.

Par contre il n' y a pas de contrôle sur la pertinence du type que vous avez choisi par rapport à la périodicité du contrat, à vous de faire attention afin que ces 2 données soient cohérentes :le  type "mois" ne doit pas être utilisé si le contrat a une périodicité inférieure à 2 mois.

 

Si cette colonne "date avenant" n'est pas visible par défaut dans votre écran, il faut utiliser la personnalisation des colonnes par un clic sur le signe "+" du bandeau de titre des colonnes et ajoutez cette colonne.

 

Dans notre exemple lors de la facture du 31/03/2020 le montant de la ligne ATBRIC a une date avenant au 10/03/2020, il sera proratisé comme ceci : 200 * (31 - 10 + 1) / 31 = 141.94

En effet l'avenant commence le 10/03/2020 , donc son montant ne doit être facturé que pour les jours entre le 10/03 et le 31/03.

De plus l'explication du calcul de cet avenant sera intégré dans les lignes de la facture :

 

 

Une fois que la facture suivant l'ajout de l'avenant est créée, cette date d'avenant est automatiquement remise à blanc dans les lignes du contrat. Cette date d'avenant ne doit servir que lors d'une seule facturation, celle qui suit le rajout des lignes de l'avenant.

Gestion de l'alerte de facturation

Une nouvelle option dans les paramètres du dossier permet d'activer cette alerte :

(onglet "docs" sous onglet "ventes")

 

 

Le but est de savoir dès l'entrée dans le menu de la gestion commerciale, qu'il y a des contrats à facturer.

 

Si cette alerte est activée : lors du lancement d'Oxygène, le 1er utilisateur qui va activer le menu de la gestion commerciale aura en présentation la liste des contrats à facturer : ceux dont la date de prochaine facture est antérieure ou égale à la date du jour.

 

Cette présentation s'effectuera seulement pour les utilisateurs qui ont le droit de facturer les contrats (gestion des droits de la gestion commerciale, menu accueil Oxygène).

Cocher toutes les cases de la ligne pour donner le droit à l'utilisateur.

 

 

 

Si un utilisateur a cette alerte et qu'il lance le traitement de facturation, les autres utilisateurs qui vont activer la gestion commerciale n'auront pas l'alerte.

 

Si l'utilisateur qui a l'alerte décide de ne pas facturer et abandonne le traitement : l'alerte sera de nouveau proposée à chaque entrée dans le menu de gestion commerciale, tant que la facturation n'aura pas eu lieu.

 

Si aucun utilisateur n'active la gestion commerciale pendant plus d'un jour (cas des week-end par exemple) : l'alerte proposera de facturer les contrats dont la date de prochaine facture est égale à la date du jour mais aussi les contrats en attente de facturation pour les jours précédents.

 

La facturation s'effectue comme si on l'avait lancée à partir du menu "Transformations » ou à partir  de l'écran de liste des contrats.