Paramétrage

Accès au paramétrage de l'envoi de e-mails

 

Ce paramétrage se fait à partir de la Gestion Commerciale, bouton "Paramètres" dans le menu graphique, puis choix "Les paramètres de la société et ensuite dans l’onglet "Envois mail" :

 

Ce paramétrage concerne à la fois les envois de pièces achat ou vente par mail au format PDF, et les envois des factures clients par la fonciton e-facture.

 

Depuis la version 11.03 Oxygène, les envois des factures clients sont obligatoirement transmis par la fonction e-facture.

 

 

 

 

Memsoft e-facture (nouveauté version 10.05)  

 

Cette fonctionnalité  vous permet d'archiver automatiquement et de stocker vos factures clients au format PDF sur un serveur distant, sécurisé.

Vos clients ont accès à l'historique de leurs factures et les téléchargent quand ils le souhaitent.

 

Pour plus d'information sur l'utilisation de cette fonction e-facture, cf. page d'aide ../e-facturehtm.htm

 

 

Paramétrage du protocole d'envoi des mails

 

 

 

 

Il y a 2 façons d’envoyer des e-mails à partir de votre logiciel : En passant par Outlook Express  (mode MAPI : paramètres à indiquer à gauche), ou en utilisant le protocole SMTP intégré dans Windows (paramètres à indiquer à droite). Ce paramétrage se fait par utilisateur.

Note : "Outlook Express" utilise, lui, le protocole MAPI.

 

Depuis la version 11.02 Oxygène il existe une 3ème possibilité de paramétrage, qui permet d'utiliser un serveur d'envoi des mails géré par Memsoft. Ce procédé permet de déléguer ces envois à Memsoft, afin de s'affranchir de ce paramétrage qui parfois s'avère complexe à effectuer. Cette nouvelle option s'active en décochant la case :

Dans ce cas la fenêtre de paramétrage est cachée, seule l'adresse mail de l'utilisateur oxygène reste saisissable :

 

Vous trouverez le détail du mode de fonctionnement de cette option non personnalisée ici 

paramétrage des envois de mails par utilisateur

 

On ne peut choisir Outlook Express que si l’on dispose d'un client de messagerie avec un compte opérationnel sur l'ordinateur sur lequel l’application est utilisée. Ce n’est pas toujours le cas.

 

Par exemple, si votre application fonctionne sous RDS, elle est exécutée via une "Connexion bureau à distance" et, bien que l’affichage et la saisie se fassent sur le PC local, l’application est en réalité exécutée sur le serveur. Il est, dans cette configuration, assez fréquent que le compte e-mail de l’utilisateur soit défini en local sur le PC. L’application qui fonctionne sur le serveur ne peut alors pas envoyer de commandes à Outlook Express qui se trouve sur le poste. Il faut alors, soit créer un second compte de messagerie pour l’utilisateur sur le serveur et autoriser l’exécution de Outlook Express dans sa session RDS, soit utiliser l'option SMTP qui ne nécessite pas de compte de messagerie pour chaque utilisateur. Soit si vous êtes en version 11.02 Oxygène ou une version ultérieure, décocher la case "personnaliser les paramètres d'envoi" afin de passer en mode SMTP automatique, avec des envois par le procédé géré par Memsoft. 

 

En résumé, il est conseillé d’utiliser :

 

• En mono poste : Outlook Express ou SMTP

• En réseau : Outlook Express ou SMTP en mode personnalisé ou pas

• Sous RDS / Citrix : SMTP en mode personnalisé ou pas

 

Dans les cas où les deux protocoles sont possibles, il existe d’autres éléments de choix car les possibilités ne sont pas exactement les mêmes.

 

Dans les deux cas, on pourra envoyer un e-mail à un ou plusieurs destinataires, à des destinataires en copie, avec ou sans pièces jointes. Mais, comme le montrent les paramètres demandés dans l’écran :

 

• Sous "Outlook Express", on peut afficher la fenêtre classique de saisie de message pour le modifier à la main avant envoi.

• Sous SMTP en mode personnalisé on peut demander un accusé de réception et un accusé de lecture. 

 

Si l’on choisit SMTP en mode personnalisé, comme on n’utilise pas de compte de messagerie, il faudra indiquer ici le compte SMTP de la société et l’adresse e-mail de l’utilisateur pour les retours. De façon optionnelle, on peut indiquer le nom de l’expéditeur pour un affichage plus clair chez le destinataire. Ce sont ces mêmes indications qui sont demandées lors de la création d’un compte sous "Outlook express".

Particularité avec le serveur SMTP Gmail :

 

Pour chaque application non sécurisée qui essaie de se connecter en SMTP, comme Outlook ou Oxygène, il faut maintenant créer un mot de passe d’application au niveau de votre compte Google (plus exactement un mot de passe pour chaque PC qui contient ce type d’application). 

 

Créer et utiliser des mots de passe d'application
Si vous utilisez la validation en deux étapes et que le message "Mot de passe incorrect" s'affiche lorsque vous tentez de vous connecter, vous pouvez essayer d'utiliser un mot de passe d'application.
1.    Accédez à votre compte Google.
2.    Sélectionnez Sécurité.
 
3.    Sous "Se connecter à Google", sélectionnez Mots de passe des applications. Vous devrez peut-être vous connecter. Si cette option ne s'affiche pas, voici les raisons possibles :

0.    La validation en deux étapes n'est pas configurée pour votre compte.

1.    La validation en deux étapes est configurée uniquement pour les clés de sécurité.

2.    Votre compte a été créé par le biais de votre entreprise, de votre établissement scolaire ou d'une autre organisation.

3.    Vous avez activé la Protection avancée.

4.    En bas de la page, appuyez sur Sélectionnez une application, puis choisissez celle que vous utilisez   Sélectionnez un appareil, puis choisissez celui que vous utilisez   Générer.
 
5.    Suivez les instructions pour saisir le mot de passe d'application. Il s'agit du code à 16 caractères figurant dans la barre jaune sur votre appareil.
6.    Appuyez sur OK.

Remarque : La plupart du temps, il n'est nécessaire de saisir un mot de passe d'application qu'une seule fois par application ou par appareil. Par conséquent, vous n'avez pas besoin de le mémoriser.

Ensuite dans Oxygène saisir le mot de passe

 

 

 

Paramétrage des PDF envoyés

 

L'utilisateur indiquera ensuite s'il souhaite que l'option "Conserver le fichier sur le disque" soit cochée par défaut à l'utilisation, et ce quelque soit le protocole retenu (Les PDF conservés sont placés dans un répertoire par dossier, dans "[OXYPP]\GESCOM\dossier\DocumentsPDF" ).

 

Selon la version Oxygène ce répertoire par défaut peut changer, par exemple en version 11.01 il est différent : il est placé au même niveau que le répertoire OXYPP.

 

Bouton "Signature" : Vous pouvez choisir de paramétrer un certificat numérique pour signer électroniquement les factures envoyées au format PDF. Ce n'est plus obligatoire dans Oxygène depuis la version 9.01.

Si vous ne mettez pas de certificat les factures PDF seront envoyées par mail non signées. D'autre part le choix de signer ou pas les PDF factures est géré par utilisateur Oxygène.

 

En cas d'envoi e-facture,le certificat paramétré ici ne sera pas utilisé. En effet dans ce cas c'est le traitement web de stockage des factures qui se charge de les signer numériquement. En cas de création de factures PDF au format Factur-X  le certificat ne sera pas non plus intégré dans le PDF.

 

Paramétrage par type de document

 

En cliquant sur le bouton , on basculera sur un écran de paramétrage permettant de définir le message souhaité par type de document à envoyer.

 

 

La fiche "GENERAL" permettra de définir des paramètres pour tous les types de documents qui ne seraient pas explicitement définis.

 

A la création d'une nouvelle société, les modèles ci-dessus seront automatiquement créés.

 

En cliquant sur (ou en double cliquant sur un élément de la liste), on passe à l'écran de paramétrage pour un type de document.

 

Par cet écran, pour chaque type, on a la possibilité de paramétrer l'objet du e-mail, le message, les destinataires, les destinataires en copie et les destinataires en copie cachée.

 

 

Le paramétrage du message peut représenter au maximum 765 caractères.

 

Concernant l'objet et le message du e-mail, il s'agit d'un texte dans lequel peuvent être incorporés des éléments variables. Ces derniers peuvent être définis en insérant dans le texte des codes courts entre crochet qui seront remplacés lors de l'envoi du mail par leur valeurs réelles.

 

Chaque type de document peut gérer jusqu'à dix variables pré définies .

 

Par exemple :

 

• [NUMERO] = numéro du document

• [DATEDOC] = date du document, c'est à dire date d'émission du document

 

Exemple : Votre facture n°[NUMERO] du [DATEDOC].

 

Attention, cela n'est possible qu'en mode modification.

 

Les variables pré définies sont insérées dans le texte ou gérées à partir du menu contextuel ci-dessous que l'on fait apparaître en faisant clic droit dans la zone objet ou message, ou en cliquant sur le bouton  

 

 

•  Pour insérer une variable, il suffit de cliquer sur Insertions dans le menu Variables pré-définies, puis de choisir la variable à ajouter (Exemple : Numéro de la facture").

 

 

Les développeurs ont également la possibilité d'utiliser des formules plus complexes, mais plus riches, pour remplir les zones objet et message, il suffit d'indiquer au début de la formule : "formule="  ou "formule:". NB : si on utilise une variable pré définie et que notre message ou notre objet débute par formule, on ajoutera au message (ou a l'objet) la variable en utilisant  la notation (I_GCPEFAC.NUMERO_DOC).

 

 

• Pour créer une nouvelle variable pré définie, il suffit de sélection Gérer puis Ajouter dans le menu Variables pré-définies. Un assistant vous aidera alors à créer une variable pré-définie qui apparaîtra ensuite dans la liste des variables disponibles.

 

 

 

Exemple d'ajout d'une variable pré-définie :

 

On souhaite ajouter une variable pré-définie correspondant au Montant net à payer de la facture , que l'on appellera MTNET, afin de le faire figurer dans le message de notre mail.

 

En faisant clic droit dans la zone message ou en cliquant sur le bouton  , on fait apparaître :

 

 

On choisit l'option Ajouter, l'assistant apparaît alors :

 

 

 

On saisit le champ de la table ou on le sélectionne grâce au bouton , dans ce cas, une liste de champs apparaît afin que nous puissions choisir celui qui correspond à notre variable :

 

 

Après sélection du champ Net à payer,  le champ sélectionné est affiché dans l'écran de l'assistant :

 

 

 

En cliquant sur Suite pour passer à l'étape suivante, l'assistant nous propose un code de variable :

 

 

Ce code par défaut peut être remplacé, appelons le : MTNET.

 

Cliquons sur suite pour passer à la dernière étape, où l'on définit le libellé  de la variable. L'assistant nous propose un libellé par défaut, on a la possibilité de le modifier.

 

 

 

 

Après avoir cliqué sur ,  notre variable a été ajoutée dans la liste des variables disponibles.

 

 

 

Exemple de paramétrage :

 

 

 

 

 

Paramétrage des destinataires

 

 

Les destinataires sont définis dans les 3 autres onglets dont la forme est similaire :

 

 

Si vous choisissez d'indiquer un E-mail par défaut, il sera le même pour tous les documents de ce type. On pourra choisir, par exemple, l'e-mail du directeur commercial de l'entreprise, ou tout autre responsable.

 

Il s'agit ici de définir les destinataires par défaut qui seront ensuite repris pour chaque envoi de PDF par mail. On pourra ajouter d' autres destinataires au moment de l'envoi de mail.

Par contre si on utilise des envois de mails par lots, on ne pourra pas ajouter de destinataires autres que ceux paramétrés ici.

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Pour les pièces de vente devis, commande, bon de livraison et facture, il est possible de choisir l'envoi au contact saisi dans la pièce, qui peut parfois être autre que le contact principal de la fiche client. Par exemple si vous avez des clients qui sont de grandes entreprises, il peut s'avérer pertinent de transmettre vos mails au contact de la pièce à la place du contact principal.

 

Avec les 2 autres onglets, il est possible d'indiquer des adresses mail en copie ou en copie cachée. Le principe du choix des destinataires est identique.

 

 

Le contenu de ces 3 onglets varie selon le type de document concerné : par exemple pour le cas des pièces d'achat il sera comme ceci :

 

Pour le cas des relances clients il sera différent également car on ne pourra pas transmettre les mails de relance au contact des pièces de vente.

 

Si vous utilisez l'application TPV Oxygène de gestion des tickets de caisse, vous avez un paramétrage pour l'envoi des tickets de caisse par mail, avec moins de possibilités de choix de destinataires.

De plus pour les tickets TPV il n'y a pas de choix pour des destinataires en copie ou en copie cachée.