Les notions utilisées

Afin de mieux vous aider à comprendre la logique de fonctionnement d'Oxygène, les termes utilisé sont explicité dans cette page :

 

Dossier : Les logiciels de la gamme Oxygène sont multi dossiers. Cela signifie que nos logiciels peuvent être utilisés pour gérer plusieurs entités juridiques différentes, ou pour gérer différentes étapes de la vie des données de l’entreprise. Par exemple, si le logiciel de comptabilité est utilisé pour gérer trois sociétés, il y aura trois dossiers associés pour l’exercice en cours, plus autant de dossiers archive qu’il y a de dossiers clôturés.

 

Dossier Archive : C’est un dossier qui contient une copie des données capturées à la fin d’une période donnée, par exemple après clôture, et dont le seul but est la consultation en ligne de données anciennes. Les dossiers archive ne sont plus modifiables. En revanche, ils sont consultables par le logiciel et convertis automatiquement lors de ses mises à jour successives afin qu’ils puissent rester accessibles.

 

Données : Ce sont les informations mémorisées pour chaque dossier. Elles sont gérées par le Gestionnaire de Base de Données.  Les données sont réparties dans différentes tables. Chacune de ces tables contient une liste d’enregistrements (parfois nommés lignes). Chaque enregistrement est composé de différents champs (ou colonnes).

 

Emplacement des données : Les données sont stockées sur le serveur (ou l’ordinateur unique en monoposte) dans des répertoires du nom du dossier suffixé par $SO. Il y a un répertoire $SO par dossier et par applicatif (comptabilité, gestion commerciale, paye, etc.). L’ensemble de tous ces dossiers est placé dans un répertoire général, nommé par défaut OXYPP, et dont l’emplacement est défini lors de l’installation du logiciel.

 

Données communes : Il existe des données communes à l’ensemble des dossiers, voire à l’ensemble des logiciels. Par exemple, la définition des monnaies et leurs cours, ou la liste des utilisateurs. Ces données sont stockées dans des tables partagées placées directement dans le répertoire de l’application sous OXYPP, ou pour les plus générales dans le sous-dossier SYSTEME d’OXYPP. Il ne faut pas oublier de les sauvegarder ni de les archiver en même temps que les données d’un dossier si on veut conserver une compréhension complète de l’information mémorisée dans la base de données.

 

Fichiers externes : Il existe certaines informations connexes qui ne sont pas stockées dans la base de données. Ce sont, par exemple, des images, ou des textes explicatifs comme des fiches techniques ou des commentaires. Ces données sont en général stockées dans un sous répertoire de OXYPP. Il faut penser à les inclure dans les procédures de sauvegardes.

Ces données d’importance secondaire non liées à la production du résultat comptable ne font pas partie des archives telles que définies ci-après.

 

Archive : Copie d’une sélection cohérente ou de toutes les tables de la base de données, pour un dossier spécifié, à un instant donné. Les données archivées sont converties dans un format ouvert compatible avec les spécifications de l’arrêté du 11 octobre 2005 pris en application de l'article L. 47 A du livre des procédures fiscales. Chaque fichier d’archive est accompagné d’un fichier texte complémentaire qui spécifie, entre autre, la date et l’heure de l’archivage, le format, la liste des champs, leur noms et formats, indique également le jeu de caractère utilisé et liste les liens vers les autres fichiers archives de même format qui permettent de comprendre les codifications utilisées. L’utilisateur sera régulièrement convié à utiliser la fonction d’archivage pour réaliser une archive des données au moments clés de la vie du dossier. Important : les archives doivent être sauvegardées et les sauvegardes conservées et contrôlées régulièrement.

 

Pour savoir comment créer une archive : Réaliser une archive.

 

Emplacement des archives : Les archives sont stockées dans le sous répertoire ARCHIVE de OXYPP. Le nom de l’archive, indiqué par l’application ou l’utilisateur, est automatiquement complété par la date et l’heure de la création de l’archive.

 

Sauvegardes : Les données de gestion gérées par les logiciels Oxygène sont des données sensibles de l’entreprise qui doivent par conséquent être sauvegardées régulièrement pour se prémunir de toute perte irrémédiable. L’utilisateur doit effectuer des sauvegardes régulières des données et des programmes. Le plus simple et le plus sûr est de sauvegarder fréquemment le répertoire OXYPP qui contient les données, et, régulièrement, le répertoire OXYDEV qui contient les programmes. Les archives placées dans le répertoire ARCHIVES de OXYPP sont ainsi incluses dans le processus de sauvegarde. Si, pour des raisons de place sur disque, des archives devaient être supprimées du disque, il est impératif d’en garder une sauvegarde pendant la durée légale de conservation des données. Les sauvegardes doivent être régulièrement contrôlées et stockées en au moins deux exemplaires en deux lieux différents. Votre partenaire du réseau Memsoft peut vous conseiller sur les procédures à suivre, les matériels et supports à employer pour effectuer ces sauvegardes en fonction du volume de vos données.

 

Pour savoir comment réaliser une sauvegarde : Sauvegarde et Restauration.

 

Traçabilité : La traçabilité consiste à enregistrer la survenance de certains faits et leur date, puis de permettre de restituer cette information sans altération. Oxygène inclut un composant de traçabilité, invoqué par les logiciels de la gamme lors d’opérations clés dans la vie des dossiers, comme les validations d’écritures, les clôtures, la création d’archives,  les inventaires, etc. Ce journal vous permettra d’effectuer des contrôles internes sur le déroulement des opérations, mais aussi d’argumenter votre bonne foi en cas de contrôle.

 

Pour savoir comment consulter le journal : Consultation du journal.

 

Clôture : Opération de gestion qui a comme effet, entre autre, de figer la chronologie et l’état de l’ensemble des enregistrements de la période concernée. Les écritures antérieures à la date de clôture ne sont alors plus modifiables. Il est indispensable d’effectuer archivage et sauvegarde à l’issue de toute opération de clôture. [Une sauvegarde préalable peut aussi être utile]

 

Purge : La purge est une opération destructrice consistant à supprimer des données anciennes jugées inutiles. La purge peut être réalisée suite à des problèmes de limites (taille disque, capacité du logiciel, performances, etc.) ou de simplification (anciens clients sans activité, produits plus commercialisés, etc.). Il ne faut en aucun cas purger des données liées aux périodes pour lesquelles la durée légale de conservation des données n’est pas expirée. Il est indispensable d’effectuer archivage et sauvegarde avant de toute opération de purge.