Création d'un dossier
|
Un dossier créé sous le bureau Oxygène vous permet de travailler sur les logiciels dont vous disposez mais cela ne signifie pas que le dossier en question existe pour la comptabilité. Ainsi, si la Comptabilité Oxygène détecte que le dossier n'existe pas, elle vous propose de lancer un assistant de création afin que le dossier soit reconnu en comptabilité. |
|
Assistant d'aide à la création
Définition d'un dossier
Lorsque vous entrez dans le bureau Oxygène, vous devez indiquer le code de l'utilisateur ainsi que le dossier sur lequel vous souhaitez travailler.
Cliquez sur le bouton pour obtenir la liste des dossiers créés. Si le dossier que vous souhaitez utiliser n'existe pas dans la liste, il vous suffit de cliquer sur le bouton
présent dans l'écran de liste, puis
pour le créer :
Indiquez le nom du nouveau dossier à créer, ainsi que son libellé. Pour plus de détail sur la gestion des dossiers, reportez-vous au manuel "Installation & Ergonomie".
|
La création d'un dossier dans le bureau Oxygène ouvre un espace de travail pour le dossier en comptabilité, gestion commerciale ou tout autre application. Cela ne signifie pas qu'il faut tenir la comptabilité pour ce dossier. |
Ainsi, lorsque vous allez vouloir utiliser une fonctionnalité de la comptabilité, le logiciel vous indique que le dossier que vous venez de créer n'existe pas pour la comptabilité et vous propose un assistant pour la création de votre dossier en comptabilité.
Lancement de l'assistant pour la création d'un dossier
Lorsque vous entrez pour la première fois dans la comptabilité pour un dossier que vous n'avez jamais utilisé jusqu'ici, le logiciel ouvre l'assistance de création d'un dossier.
Renseignez la forme juridique, ainsi que les informations fiscales.
Les différents régimes fiscaux sont :
A chaque régime fiscal correspond un dossier modèle.
Cliquez ensuite sur le bouton .
L'écran suivant vous propose de choisir le dossier qui servira de base pour la création du nouveau dossier.
Le logiciel propose la liste des dossiers standards et utilisateurs correspondant au régime fiscal choisi dans l'écran précédent.
Si vous choisissez de créer votre dossier sans partir d'un dossier de base, votre dossier sera vide et vous devrez effectuer la totalité de sa création (plan comptable, journaux ...). Dans le cas où votre plan comptable ne présente pas de particularités spécifiques, il vaut mieux choisir le dossier standard proposé par défaut. Vous n'aurez plus qu'à créer ou modifier certains comptes spécifiques à votre activité.
Vous pouvez choisir comme dossier de référence un de vos dossiers comptables existants : vous récupérerez le paramétrage qui a é défini pour ce dossier (plan compable, journaux,...)
Cliquez sur pour poursuivre la création.
Le bouton vous permet à tout moment de revenir sur l'écran précédent.
Définition des paramètres généraux
|
L'assistant va faire défiler plusieurs écrans que vous devrez renseigner avec soin car ils vont définir la structure de votre comptabilité. Certaines informations pourront néanmoins être modifiées ultérieurement. |
|
Les informations générales sur la société
Ces informations sont automatiquement reprises des paramètres du dossier (communs à l'ensemble de logiciels) définis au niveau d'Oxygène (onglet Configuration)
Pour valider et passer à l'écran suivant, cliquez sur .
Les informations sur votre exercice comptable
Après avoir saisi les informations générales sur la société, l'écran suivant apparaît :
Entrez la taille des numéros de compte.
|
La taille des numéros de compte n'est plus modifiable après la création du dossier. Elle peut être au minimum de 7 caractères et au maximum de 13 caractères. |
Définissez les dates d'exercice comptable pour l'année courante N. Les périodes N-1, N-2 et N-3 sont automatiquement affichées en fonction des date de l'exercice N.
Indiquez enfin la durée de période de chevauchement (période de clôture). Cette période correspond au délai dont vous disposez pour saisir des écritures sur l'exercice suivant sans avoir encore clôturé l'exercice précédent.
Par défaut cette durée est paramétrée à 6 mois.
Il s'’agit d’une limite en nombre de mois pour clôturer l’exercice N et par conséquent de saisie sur l’exercice N+1.
|
La durée minimum de la période de chevauchement est de 1 mois.
La durée d'exercice N + la période de chevauchement ne doit pas dépasser 30 mois. |
Exemple :
Date fin exercice=31/12/N et période chevauchement=6 mois, vous avez jusqu’au 30/06/N+1 pour effectuer votre clôture d’exercice N.
Durant la période de chevauchement, il est possible de saisir normalement toutes les écritures sur l’exercice suivant N+1. Une fois la limite atteinte, la saisie devient impossible. Vous devez alors impérativement clôturer l’exercice N. Après clôture, l’exercice N+1 reprend par défaut la durée de l’exercice N.
|
En cas de difficultés, vous pouvez exceptionnellement prolonger votre période de chevauchement. Toutefois, la durée de l’exercice N + la durée de la période de chevauchement ne doit pas dépasser 30 mois. |
|
Définissez la Monnaie de Tenue du dossier puis définissez la Monnaie Complémentaire qui correspond à la monnaie dans laquelle pourront s'afficher les écritures par simple action sur le drapeau dans le bandeau de l'écran.
|
Ces deux paramètres ne seront plus modifiables après la validation de la création du dossier. |
|
|
|
|
|
|
|
Pour passer à l'écran suivant, cliquez sur .
La gestion de la TVA
Dans la fenêtre suivante, indiquez si votre société est assujettie à la TVA ou non.
Pour créer un dossier sans TVA, il faut donc répondre non à la question "La société est-elle assujettie à la TVA ?".
Le logiciel inhibera toutes les fonctionnalités liées à la gestion de la TVA, comme par exemple : tables des taux de TVA, calcul automatique de TVA en saisie, etc...
Dans le cas où la société est assujettie à la TVA (vous avez répondu Oui à la question "La société est-elle assujettie à la TVA ?" ), vous devez cliquer sur le régime de TVA adopté (réel ou simplifié). Le logiciel pourra ainsi effectuer tous les calculs vous permettant de réaliser votre déclaration de TVA.
Selon le régime de TVA choisi, la méthode de gestion s'adaptera pour le calcul et les éditions nécessaires à la déclaration de TVA.
-
Régime réel de TVA
Si vous optez pour le régime réel de TVA, indiquez par la case d'option le mode de gestion de la TVA sur les ventes : sur les débits, sur les encaissements, ou mixte.
Dans le cas d'une gestion sur les débits, le logiciel tiendra compte de la date d'enregistrement de la facture pour déclencher la calcul de la TVA à payer.
Dans le cas d'une gestion sur les encaissements, le logiciel tiendra compte des informations relatives à la date des règlements pour déclencher le calcul de la TVA.
Dans le cas d'une gestion mixte, le logiciel procédera à un calcul de la TVA sur encaissements ou sur débits en fonction du code TVA défini dans la fiche du compte.
Indiquez ensuite un écart autorisé en saisie pour la TVA. En phase de saisie d'écritures, si vous saisissez manuellement un montant de TVA, le logiciel effectue un auto-contrôle, transparent à l'utilisateur, pour vérifier que le montant saisi est correct.
Si l'écart que vous avez défini est dépassé, un message d'alerte s'affiche.
-
Régime simplifié de TVA
Si vous optez pour le régime simplifié de TVA, vous devez indiquer un coefficient de TVA qui servira de base pour l'élaboration de votre déclaration de TVA, comme indiqué ci-dessous :
-
Tva Agricole
Cette option peut être cochée même si l'entreprise relève du régime du BIC. En effet, ceci permet quel que soit le régime fiscal de l'entreprise d'élargir le choix des options d'édition disponibles.
Pour passer à l'écran suivant, cliquez sur
Indiquez ensuite si la société est assujettie à la DES (Déclaration Européenne de Services) : dans ce cas, l'édition d'aide à la D.E.S sera disponible dans le menu TVA.
Préférences et paramétrage de la saisie
|
Les écrans suivants sont particulièrement importants pour permettre d'accroître la productivité en saisie d'écritures. |
Onglet Options
Dans l'onglet Page 1, décochez les options que vous ne souhaitez pas utiliser dans votre comptabilité. Vous pourrez modifier votre choix une fois le dossier créé si vous le souhaitez.
|
Certaines options ne sont pas accessibles si vous n'avez pas les modules correspondants (Echanges bancaires, Analytique)
|
Dans l'onglet Page 2 :
- L'option "Autorisation de clôturer et réouvrir avec un lettrage deséquilibré" permet de désactiver le contrôle de l'équilibre des lettrages effectué avant le lancement de la procédure de clôture, rendant la clôture impossible en cas de lettrage déséquilibré.
- L'option "Autorisation de modifier les écritures externes" permet, si elle n'est pas cochée, d'interdire la modification des écritures issues d'un transfert en comptabilité de la gestion commerciale Oxygène, de la Paie Oxygène, des Immobilisations Oxygène ...
L'affichage des menus "simplifié" permet de voir uniquement les fonctions activées (dans l'onglet Page 1) dans le bureau virtuel de la comptabilité. Si vous choisissez l'affichage "Standard", toutes les fonctions activée ou non seront affichées dans le bureau de la comptabilité.
Onglet Fonction de saisie
Choisissez le type de saisie des écritures que vous souhaitez utiliser.
Les permettent de définir le niveau de compétence comptable à avoir.
-
Saisie classique des écritures : il s'agit d'une saisie comptable classique avec saisie des écritures en partie double.
Cf. Saisie des pièces. -
Saisie guidée des écritures : cette saisie s'appuie elle aussi sur des modèles de saisie
Cf. Saisie guidée de pièces. -
Saisie au km : appelée aussi saisie en bordereaux, il s'agit d'une saisie accélérée des écritures avec génération en différé des écritures comptables.
Cf. Accès aux bordereaux. -
Création ecritures par import relevé bancaire : cette fonction permet de créer automatiquement des écritures à partir d'un relevé bancaire.
Cf. Création écritures par import relevé bancaire -
Saisie simplifiée des opérations : nouveauté de la version 10.01, la saisie simplifiée des opérations est une approche différente et plus simplifiée que la comptabilité classique avec saisie écritures en partie double.
Cf. Saisie simplifiée des opérations.
Onglet Préférences
Certains paramètres sont déjà définis par défaut. En effet, ils correspondent aux usages courants.
Préférences :
· Si vous cochez la case La saisie d'une ligne d'écriture dont le montant est négatif est autorisé, vous pourrez saisir un montant comportant le signe "moins" devant. Cette option est utile dans le cas où vous souhaiteriez avoir des cumuls plus précis.
· Si vous cochez la case La saisie d'une ligne d'écriture dont le montant est nul autorisée, vous pourrez saisir aussi bien au débit qu'au crédit un montant égal à zéro. Cette option présente surtout l'intérêt de permettre de saisir un libellé complémentaire à une précédente ligne de saisie sans fausser les calculs.
· Si vous cochez Les écritures seront imputées définitivement dès la saisie, cela signifie que vous ne souhaitez pas conserver vos écritures en brouillard.
|
Le terme "imputé" signifie la validation définitive d'une écriture. En accord avec la rigueur comptable, les écritures imputées ne peuvent pas être modifiées ou supprimées. Il n'est donc pas conseillé de cocher cette option et d'effectuer l'imputation du brouillard juste avant la clôture annuelle de votre exercice comptable. |
Libellé opération sur ligne Tiers en saisie d'écritures
· Si vous choisissez = Intitulé Pièce, en phase de saisie, le libellé de la pièce que vous aurez saisi sera repris automatiquement dans la colonne "libellé de l'opération" et permet ainsi de gagner du temps dans la saisie.
· Si vous choisissez = intitulé compte tiers, sur la saisie d'une ligne d'écriture pour un compte de tiers, le libellé de l'opération correspondra à l'intitulé du compte Tiers tel qu'il a été défini dans le plan comptable.
· Si vous choisissez = Intitulé réduit compte tiers, sur la saisie d'une ligne d'écriture pour un compte de tiers, le libellé de l'opération correspondra à l'intitulé réduit du compte Tiers tel qu'il a été défini dans le plan comptable.
Incrémentation du numéro de saisie d'écritures :
· Si vous choisissez Incrémentation automatique par journal et par mois d'opération, le logiciel attribuera un numéro à chaque pièce en tenant compte du journal et de la date.
|
|
Pour le mois de janvier : Dans le journal des achats : saisies numérotées de 1 à 500 Dans le journal des ventes : saisies numérotées de 1 à 1000 Dans le journal de trésorerie : saisies numérotées de 1 à 50 Soit au total, pour le mois, 1550 saisies effectuées. A la fin du mois le compteur de chaque journal est remis à zéro et l'on recommence la numérotation à 1 pour chaque journal.
|
· Si vous choisissez Incrémentation automatique par mois d'opération tous journaux confondus : cela signifie que la numérotation des saisies d'écritures s'effectuera en continu sans tenir compte des journaux auxquels se rattache la saisie.
Pour le mois de janvier :
Dans le journal des achats : saisies numérotées de 1 à 356
Dans le journal des ventes : saisies numérotées de 357 à 678
Dans le journal de trésorerie : saisies numérotées de 679 à 793
etc...
Soit au total pour le mois 793 saisies effectuées.
A la fin du mois, le compteur de numérotation est remis à zéro et l'on recommence la numérotation à 1.
· Si vous choisissez Pas d'incrémentation automatique : le logiciel n'indiquera aucun numéro de saisie. Vous devrez donc le saisir manuellement.
Après saisie d'une ligne d'écriture, saisie systématique des Echéances Et/Ou de l'Analytique : si ces options sont cochées, l'écran de ventilation des échéances et de ventilation analytique sera automatiquement proposée suivant la ligne d'écriture saisie.
Pour passer à l'écran suivant, cliquez sur
Import relevé bancaire pour création écritures avec option Memsoft e-banque (pour l'utilisateur) :
(nouveauté de la version 10.08)
Cette option concerne l'import automatique d'un relevé bancaire (pour la fonction "Création des écritures par import relevé bancaire), pas le rapprochement bancaire automatique.
- automatique : au démarrage de la comptabilité, l'écran "Création des écritures par import relevé bancaire" sera automatiquement ouvert.
- sur demande : nécessite de cliquer sur le menu Ecritures > Création des écritures par import relevé bancaire
Les options de votre comptabilité
L'écran suivant est très important puisqu'il va définir les options de votre comptabilité.
|
Certaines options ne sont pas accessibles si vous n'avez pas les modules correspondants (Echanges bancaires, Analytique)
|
|
Lorsque vous avez défini les options que vous souhaitez utiliser, le logiciel se chargera automatiquement de les gérer en cours de travail. Le choix ou l'exclusion d'une option n'est pas définitive. Vous pourrez optez pour une option ou l'occulter ultérieurement si vous le souhaitez (Paramètres Généraux / Options). |
|
Echéancier clients :
Si vous cochez cette option, le logiciel vous proposera en cours de saisie d'un compte client, un échéancier que vous devrez renseigner. Cet échéancier est multiéchéance. (Il est multimode de paiement si vous optez pour l'option "Gestion des règlements")
Echéancier Fournisseurs :
Si vous cochez cette option, le logiciel vous proposera en cours de saisie d'un compte fournisseur, un échéancier que vous devrez renseigner. Cet échéancier est multiéchéance (Il est multimode de paiement si vous optez pour l'option "Gestion des règlements")
Echéancier autres tiers :
Si vous cochez cette option, le logiciel vous proposera en cours de saisie d'un compte de tiers (clients, fournisseurs, organismes sociaux, autres...), un échéancier que vous devrez renseigner. Cet échéancier est multiéchéance (Il est multimode de paiement si vous optez pour l'option "Gestion des règlements")
Gestion de la justification des règlements :
Si vous cochez cette option, vous pourrez affecter un règlement à une ou plusieurs échéances d'un tiers. Vous obtiendrez ainsi un suivi parfait de vos comptes de tiers.
Gestion des budgets :
Si vous cochez cette option, le logiciel vous proposera un module d'élaboration de vos budgets.
Quantité 1 :
Cette option vous permet de tenir une comptabilité en quantité et non plus seulement en montant.
|
|
Achat de 100 bovins pour 18 000 euros. Quantité 1 : unité de bovins |
Quantité 2 :
Une deuxième unité de quantité pourra être prise en compte.
|
|
Achat de 100 bovins pour 1, 5 tonne pour 18 000 euros. Quantité 1 : unité de bovins Quantité 2 : la tonne |
Gestion d'une comptabilité analytique (en option)
Cette option va définir si vous souhaitez tenir une comptabilité analytique. Si vous cochez la case "Gestion d'une comptabilité analytique", d'autres options vous sont alors proposées :
· Analytique sur toutes les natures de comptes : Si vous cochez cette option, les montants pourront être répartis sur tous les comptes de votre plan comptable. Si vous ne cochez pas cette option, les ventilations analytiques se feront uniquement sur les comptes de gestion (classes 6 et 7)
|
Le simple fait de cocher "Analytique sur toutes les natures de comptes" ne suffit pas au logiciel. Vous devrez aussi indiquer dans la nomenclature des comptes, les comptes qui devront faire l'objet d'une ventilation analytique en plus des comptes de la classe 6 et 7 (cf chapitre Mise en place de votre comptabilité générale, Paramétrage de la Comptabilité Oxygène, Environnement de gestion, Nomenclature des comptes)
|
· Gestion des postes analytiques : Cochez cette case si vous souhaitez tenir compte de postes analytiques dans le cadre de votre comptabilité analytique. Si vous ne cochez pas cette option, vous ne pourrez saisir aucun poste analytique en phase de saisie d'écritures.
· Découpage code section : La COMPTABILITE Oxygène vous propose plusieurs niveaux d'analytique. Vous pouvez optez pour un découpage analytique simple :
û Exemple de sections simples :
1ere section : Service Production
2eme section : Service Commercial
3eme section : Service Recherche et Développement etc....
Vous pouvez opter pour un découpage analytique plus fin :
|
|
Exemple de sections composées : Prenons par exemple une société de bricolage comprenant : des magasins : CANNES, LYON... des rayons : BOIS, OUTILLAGE... des gammes : HAUTE, MOYENNE... Voici le type de sections possibles : CANNES-BOIS-HAUTE (section relative aux produits de la HAUTE gamme du rayon BOIS pour le magasin de CANNES) CANNES-BOIS-MOYENNE (section relative aux produits de la MOYENNE gamme du rayon BOIS pour le magasin de CANNES) CANNES-OUTILLAGE-HAUTE (section relative aux produits de la HAUTE gamme du rayon OUTILLAGE pour le magasin de CANNES) CANNES-OUTILLAGE-MOYENNE (section relative aux produits de la MOYENNE gamme du rayon OUTILLAGE pour le magasin de CANNES) LYON-BOIS-HAUTE (section relative aux produits de la HAUTE gamme du rayon BOIS pour le magasin de LYON) etc... |
Plus vous souhaiterez une analyse détaillée de votre activité, plus vous définirez d'éléments dans votre code de section analytique.
Voir aussi mise en place de la comptabilité analytique
Gestion avancée des règlements (en option) :
Cette option permet d'activer la Gestion Avancée des règlements (gestion des effets de commerces, gestion des avis de prélèvements automatisés, gestion des remises de chèques, gestion des virements fournisseurs ...)
Une fois que vous avez défini toutes les options de votre comptabilité, cliquez sur
Les comptes auxiliaires
L'écran suivant vous permet de récupérer des comptes auxiliaires déjà créés pour une autre société et ceci, dans le cas où vous avez récupéré le plan comptable d'une société déjà existante sous Oxygène, (cf chapitre Mise en place de votre comptabilité générale, Création d'un dossier, Assistant d'aide à la création).
Si vous avez choisi de récupérer un plan comptable standard, vous ne récupérerez aucun compte auxiliaire.
Vous allez indiquer dans cette fenêtre si vous souhaitez récupérer les comptes clients, fournisseurs et autres tiers. Si aucune case n'est cochée, le logiciel ne reprendra que les comptes généraux et vous devrez créer tous vos comptes clients, fournisseurs et autres tiers.
Après ce dernier écran, le logiciel vous indique que le dossier est prêt à être créé. Il vous suffit de cliquer sur pour lancer la génération du dossier.
Cliquez enfin sur pour valider définitivement la création de votre dossier.
Visualisation et modification des paramètres généraux
Lorsque la génération du dossier est terminée, le logiciel vous positionne automatiquement sur les paramètres généraux que vous pouvez visualiser et modifier si besoin en cliquant sur les onglets correspondants.
Vous pouvez également visualiser ces paramètres et y apporter des modifications à partir du menu général par :
L'onglet Identité
Vous retrouvez ici les informations générales sur la société que vous venez de créer, comme vous le montre l'écran suivant :
L'onglet Plan comptable
Vous retrouvez ici la taille que vous avez définie pour les numéros de comptes ainsi que les numéros de comptes "résultat profit" et "résultat perte". La taille des numéros de comptes n'est plus modifiable.
Les numéros de comptes et les journaux relatifs à la clôture ont été renseignés à la création du dossier : Journaux de clôture, journaux experts Opérations Diverses, journaux réouverture, Journaux analytiques reports. Vous pouvez modifier ces numéros de comptes si vous le souhaitez en faisant appel à la liste déroulante pour chaque zone de saisie.
L'onglet Exercice
Vous retrouvez ici les dates d'exercice que vous avez définies et que vous pouvez modifier, ainsi qu'une option permettant d'activer l'archivage automatique des exercices lors de la clôture annuelle du dossier.
L'onglet Ecritures
Vous retrouvez ici les options de saisie que vous avez définies et que vous pouvez modifier.
L'onglet TVA
-
L'onglet Généralités : vous retrouvez ici le régime de TVA que vous avez défini avec des informations supplémentaires
Les numéros de comptes particuliers
Ceux-ci regroupent le compte crédit de TVA, la TVA à rembourser, la TVA à payer et la TVA à régulariser.
Les codes TVA par défaut
Il s'agit ici des codes de TVA qui seront proposés en saisie d'écritures lors de l'indication d'un compte de charge ou de produit.
Le logiciel contient en standard certains codes de TVA et taux associés (cf chapitre Mise en place de votre comptabilité, les codes TVA). Ceux-ci peuvent être modifiés et de nouveaux codes peuvent être créés si vous le souhaitez.
Ainsi, le code TVA V20 correspait à l'ancien taux de 20.6% collecté sur les ventes et le code A20F à un taux déductible de 20.6% sur les achats de biens et services. Ces comptes ont été remplacés par V19 et A19F.
Vous retrouvez l'écart de saisie autorisé pour la TVA que vous pouvez modifier si vous le souhaitez.
-
L'onglet Trésor public : saisissez dans cette page les données relatives au centre des impôts (adresse et caractéristiques propres à l'administration), qui seront éditées sur les déclarations de TVA CA3 et CA12.
L'onglet Euro / Devises
Vous retrouverez ici les options monétaires choisies lors de la création du dossier.
L'onglet Règlements
Cet onglet n'est accessible que si l'option des règlements avancées a été activée.
Il vous est possible dans cet onglet d'interdire la génération des fichiers bancaires si le client ou le fournisseur concerné possède un RIB erroné.
Aussi, vous pouvez indiquer un écart de règlement autorisé afin de permettre une affectation automatique des différences de règlements mineurs sur les comptes de différence bonis/malis.
L'onglet Options
Vous retrouvez ici les options que vous avez choisies d'utiliser dans votre comptabilité. Vous pouvez modifier votre choix si vous le souhaitez.
Certaines options ne sont pas accessibles si vous n'avez pas les modules correspondants (Echanges bancaires, Analytique)
L'option "Autorisation de clôturer et réouvrir avec un lettrage deséquilibré" permet de désactiver le contrôle de l'équilibre des lettrages effectué avant le lancement de la procédure de clôture, rendant la clôture impossible en cas de lettrage déséquilibré.
L'option "Autorisation de modifier les écritures externes" permet, si elle n'est pas cochée, d'interdire la modification des écritures issues d'un transfert en comptabilité de la gestion commerciale Oxygène, de la Paie Oxygène, des Immobilisations Oxygène ...
|
Lorsque vous clôturerez votre exercice comptable, l'ensemble des paramètres que vous avez définis seront automatiquement repris lors de l'ouverture de votre exercice comptable suivant. |