Saisie des pièces

La saisie des écritures

Les principes généraux

La façon dont vont être saisies les écritures et l'ensemble des automatismes liés à la saisie d'écritures dépendent de plusieurs éléments :

· La définition de vos paramètres généraux et principalement dans l'onglet Saisie Ecri. (cf chapitre Mise en place de votre comptabilité, Définition des paramètres généraux) où vous avez défini certaines préférences relatives à la gestion de vos pièces comptables.

En particulier, le choix de l'imputation définitive des écritures est particulièrement important puisqu'il va autoriser ou non la modification ultérieure de vos écritures.

Egalement, en fonction des options que vous avez choisies (Onglet Options des Paramètres généraux), des écrans complémentaires apparaîtront en cours de saisie (en particulier, ceux relatifs à l'analytique et aux échéanciers).

· Votre paramétrage dans les valeurs par défaut de la fiche compte : chaque fois que vous allez créer un nouveau compte, les éléments définis dans les valeurs par défaut de la fiche compte seront pris en compte ainsi que les autorisations et sens de saisie définis. Si vous ne les modifiez pas ultérieurement dans la fiche de compte, ceux-ci serviront de base dans la saisie d'écritures.

· Les éléments saisis ou modifiés dans les fiches de compte : Si vous avez récupéré un plan comptable standard, les éléments définis en standard pour chacun des comptes seront ceux utilisés pour la saisie d'écritures. Si vous avez modifié des éléments directement dans une fiche de compte, ceux-ci seront pris en compte pour la saisie d'écritures.

· Les comptes habituels liés au journal tels que vous les avez définis. (voir Les journaux)

· Les comptes de gestion liés aux comptes de tiers ( voir Nomenclature des comptes, Les comptes de la classe 4).

La saisie classique

Nous allons voir, dans un premier temps, comment s'effectue la saisie d'une écriture sans se préoccuper d'éventuels aides ou automatismes. Puis, nous développeront progressivement toutes les aides disponibles. Pour lancer la saisie d'écritures :

La fenêtre de saisie suivante apparaît :

Le déplacement d'un champ de saisie à l'autre dépend de la norme clavier que vous avez défini (cf manuel "Installation et ergonomie des composants Oxygène")

Dans le champ de saisie "Journal" , choisissez, par appel à la liste déroulante le journal ou saisissez directement le code du journal. Dans l'encadré grisé à côté, le libellé entier du journal s'affiche.

Le mois et l'année en cours s'affichent automatiquement (mais il vous est possible de les modifier). Il ne vous restera plus qu'à saisir le jour dans le champ de saisie "Jour opération".

Un numéro de pièce identifie une écriture alors que le numéro de saisie identifie un lot d'écritures (Ainsi, plusieurs écritures peuvent avoir le même numéro de saisie).

L'affichage du numéro de saisie va dépendre du paramétrage que vous avez défini :

û Si vous avez choisi une incrémentation automatique dans les paramètres généraux (onglet "Ecritures"), vous n'avez pas à renseigner cette zone de saisie, elle se remplira automatiquement dès que vous aurez choisi le journal. Cette zone reste néanmoins accessible si vous souhaitez la modifier.

û Si vous n'avez pas choisi d'incrémentation automatique, vous devrez saisir manuellement le numéro de saisie.

Lorsque plusieurs écritures sont saisies sous le même numéro de saisie, le logiciel calcule les cumuls débits et crédits pour un numéro de saisie donné (zones grisées à côté de la zone N° de saisie).

Le numéro de pièce s'incrémentera automatiquement si vous avez coché dans la fiche du journal (onglet "N° Pièce") le paramètre "Numérotation des pièces saisies : automatique"". Dans le cas d'une incrémentation automatique, lors de vos déplacements de zone de saisie en zone de saisie, vous ne passerez pas dans la zone N° de pièce. Dès que l'ensemble des données générales relatives à la pièces sont saisies, le n° de pièce s'incrémente automatiquement.

Vous pouvez saisir manuellement un numéro interne si vous le souhaitez.

Dans la zone de saisie "Intitulé", saisissez le libellé de votre écriture. En fonction des préférences que vous avez défini dans vos paramètres généraux (onglet "Ecritures"), l'intitulé de la pièce sera repris en libellé de l'opération.

Si vous avez paramétré un intitulé dans la fiche du journal (onglet "N° Pièce"), celui-ci sera automatiquement repris par défaut.

Depuis la version 11.01, il y a une gestion de libellés référencés afin de pouvoir les rappeler et simplifier la saisie de l'intitulé pièce.

Sur la première ligne de votre écriture, choisissez dans la liste déroulante le compte à mouvementer ou saisissez directement le numéro de compte . En vous déplaçant sur la zone de saisie "Libellé", celle-ci se renseigne automatiquement en fonction des critères définis en paramétrage. Vous pouvez modifier le libellé manuellement si vous le souhaitez.

En bas de l'écran apparaît le libellé complet du compte ainsi que son solde. La lettre C ou D indiquant s'il s'agit d'un solde au Crédit ou au Débit.

Saisissez ensuite le montant de la ligne en débit ou en crédit. Si vous avez défini pour le compte un sens de saisie, le curseur se positionnera automatiquement dans la colonne correspondante. (voir Mise en place de votre comptabilité générale, Paramétrage spécifique au dossier, Valeurs par défaut de la fiche compte).

Dans le champ de saisie "TVA", un code de TVA est proposé par défaut et correspond à celui défini dans la fiche du compte (onglet "TVA"). Ce code peut être modifié. Pour cela, choisissez simplement dans la liste déroulante un nouveau code de TVA. (Un contrôle de TVA est effectué en fonction de la nature du compte. Ainsi, il ne sera pas possible, par exemple, d'associer un compte d'achat et un code de TVA vente).

Saisissez ainsi l'ensemble des lignes de votre écriture.

En grisé, vous visualisez le total Débit et le total Crédit de votre pièce ainsi que le solde de la pièce au fur et à mesure de votre saisie. Le total Débit et le total Crédit doivent être identique pour enregistrer la saisie.

Le bouton permet d'enregistrer la pièce.

Si le journal utilisé lors de votre saisie est un journal de vente ou d'achat, vous aurez la possibilité de créer automatiquement l'écriture de règlement correspondant.

Pour cela, il suffira de cliquer sur le bouton dans l'écran qui s'affichera automatiquement après demandé l'enregistrement de la pièce par le bouton .

Un écran vous permettra de renseigner le code journal de banque, la date d'opération et l'intitulé du règlement :

Après avoir validé et confirmé la création du règlement

l'écriture de règlement est créée :

Automatismes et aides de saisie

Nous avons vu jusqu'ici comment saisir simplement une écriture comptable sans faire appel à d'autres fonctionnalités que la saisie d'informations dans les zones de saisie correspondantes. La Comptabilité Oxygène propose, en standard, de nombreux automatismes, aides et contrôles de saisie qui vont vous permettre d'accroître votre productivité de saisie.

Calculatrice :

Lorsque vous êtres sur la colonne Débit ou Crédit, la saisie au clavier du caractère "C" (minuscule ou majuscule) permet d'ouvrir un écran de calcul, dans lequel vous pouvez saisir une formule de calcul. Vous souhaitez par exemple effectuer le calcul suivant : 2.5 x 70

Le bouton vous permet de rapatrier le résultat dans la colonne en cours :

Incrémentation automatique du numéro de saisie

Nous avons déjà vu dans la saisie simple d'une écriture comment le numéro de saisie s'incrémente automatiquement en fonction des préférences choisies dans les paramètres généraux. (voir aussi Mise en place de votre comptabilité générale, Définition des paramètres généraux)

Le numéro de saisie, bien que s'incrémentant automatiquement, peut être modifié manuellement.

Incrémentation automatique du numéro de pièce

Nous avons déjà vu dans la saisie simple d'une écriture comment le numéro de pièce était incrémenté automatiquement en fonction des préférences choisies dans la fiche du journal.

Le numéro de pièce, bien que s'incrémentant automatiquement, peut être modifié manuellement.

Rappel automatique du numéro de compte

Il est possible de rappeler automatiquement le numéro de compte de la ligne de saisie précédente en appuyant sur la barre d'espace quand le curseur se situe dans la zone "N° de compte" et que son contenu est vide.

Rappel automatique de libellé

Nous avons déjà vu dans la saisie simple d'une écriture comment le libellé de la pièce pouvait être repris dans la ligne d'écriture en fonction des préférences choisies dans les paramètres généraux. (voir Mise en place de votre comptabilité générale, Définition des paramètres généraux).

Une possibilité complémentaire de rappel automatique de libellé existe pour rappeler par défaut le libellé de la ligne précédente. Il suffit d'appuyer sur la barre d'espace lorsque le curseur se trouve dans la zone "Libellé" et que celle-ci est en surbrillance.

Sens et autorisations de saisie

Nous avons déjà vu dans la saisie simple d'une écriture que le curseur se positionne automatiquement en débit ou en crédit en fonction des paramètres définis dans les valeurs par défaut de la fiche compte. (voir Mise en place de votre comptabilité générale, Paramétrage spécifique au dossier, Valeurs par défaut de la fiche compte).

Egalement, en fonction du journal choisi, certains comptes sont définis interdits en saisie. Dans ce cas, bien sûr, un message vous informera de l'interdiction de saisie et aucun montant ne pourra être affecté à ce compte pour le journal concerné.

Calcul automatique de TVA

Lorsque vous saisissez une ligne d'écriture, le bouton Calcul TVA apparaît afin de faciliter le calcul de la TVA. Dés lors que vous cliquez sur ce bouton (ou accérateur clavier Alt + T), le logiciel effectue automatiquement le calcul de TVA sur le(s) compte(s) de charges ou de produits. Egalement, il affecte le montant calculé au compte de TVA correspondant au code TVA défini.

Vous pouvez également lancer le calcul automatique de TVA par clic souris droit. En effet, une fois positionné sur la ligne où vous souhaitez insérer votre calcul de TVA, il vous suffit d'ouvrir le menu contextuel par clic souris droit et de choisir "Calcul automatique de TVA".

Solde automatique de la pièce

Le bouton Solde pièce (ou touches clavier Alt + S) vous permet d'afficher sur la dernière ligne d'écriture de votre pièce comptable le solde de la pièce pour qu'elle soit équilibrée. Aucun compte n'est alors affecté à ce montant et vous devez renseigner le numéro de compte pour le solde.

Vous pouvez également lancer le solde de la pièce par clic souris droit, comme pour la calcul automatique de la TVA . En effet, une fois positionné sur la ligne où vous souhaitez calculer le solde de la pièce, il vous suffit d'ouvrir le menu contextuel et de choisir "Solde de la pièce

Contrepartie automatique

La contrepartie automatique vous permet de solder l'écriture en passant par un compte d'attente lié au journal.

Pour obtenir la contrepartie automatique, cliquez sur le bouton Contrepartie (ou touches clavier Alt + C). En fonction du journal choisi, plusieurs cas peuvent se présenter :

û Votre écriture est dans un journal autre qu'un journal de trésorerie : la contrepartie est affectée au compte d'attente du journal.

û Votre écriture est dans un journal de trésorerie : la contrepartie est affectée au compte de trésorerie rattaché au journal.

û Votre écriture est dans un journal d'effets à recevoir ou d'effets à payer : pas de contrepartie automatique.

Les modèles d'écriture

Afin de faciliter la saisie d'écritures vous pouvez accéder à des "modèles de saisie" disponibles lors de la création du dossier ou que vous aurez vous-mêmes créés.

Par le bouton "Choisir" on accède à la liste des modèles d'écritures.

Pour plus d'information sur la saisie des pièces avec modèle, veuillez vous reporter à la rubrique Saisie des pièces avec modèles.

Le journal de trésorerie

Dès que vous choisissez un journal de trésorerie dans la zone de saisie Journal, le numéro de compte de trésorerie associé au journal apparaît ainsi que son solde. L'indication de la lettre C ou D vous indique s'il s'agit d'un solde au Débit ou au Crédit.

Ce solde évoluera en fonction des lignes d'écritures que vous allez saisir et vous obtiendrez ainsi, en temps réel, un état de la situation de trésorerie.

Les options de la saisie

Selon les options que vous avez choisies dans les paramètres généraux, des traitements supplémentaires seront disponibles en phase de saisie d'écritures (cf chapitre Mise en place de votre comptabilité générale, Définition des paramètres généraux, Options de votre comptabilité.).

Ainsi, si vous avez choisi les options suivantes :

· Gestion de l'analytique (en option) : En phase de saisie d'écritures, pour tout compte défini comme supportant l'analytique (selon la nomenclature des comptes), une fenêtre de saisie des ventilations analytiques apparaîtra.

· Echéancier Clients : En phase de saisie d'écritures, pour tout compte client dans une pièce comptable (Compte de racine 411 ou autre selon la nomenclature des comptes), une fenêtre de saisie des échéances apparaîtra.

· Echéancier Fournisseurs : En phase de saisie d'écritures, pour tout compte fournisseur dans une pièce comptable (Compte de racine 401 ou autre selon la nomenclature des comptes), une fenêtre de saisie des échéances apparaîtra (même écran que l'échéancier clients).

· Echéancier Autres tiers : En phase de saisie d'écritures, pour tout compte autres tiers dans une pièce comptable (Compte de racine 43 ou autre selon la nomenclature des comptes), une fenêtre de saisie des échéances apparaîtra (même écran que l'échéancier clients).

· Gestion des règlements : En phase de saisie d'écritures, vous pourrez gérer plusieurs types de règlements en fonction des différentes échéances. Si vous décochez l'option Gestion des règlements, vous ne pourrez pas saisir le type de règlement.

· Justification des règlements : En phase de saisie d'écritures, pour tout journal de trésorerie, d'effets à payer ou à recevoir, une fenêtre de saisie des justifications d'échéances apparaîtra.

· Quantité 1 : En phase de saisie d'écritures, l'écran de saisie comportera une colonne supplémentaire vous permettant de faire votre saisie en quantité.

· Quantité 2 : En phase de saisie d'écritures, l'écran de saisie comportera une colonne supplémentaire vous permettant de faire votre saisie en tenant compte d'une seconde quantité.

Nous allons détailler l'ensemble de ces options dans les paragraphes suivantes.

Saisie analytique

Cette fonction est disponible en option.

En standard, les comptes de la classe 6 et 7 supportent l'analytique et l'ensemble des explications fournies ici tiennent compte de ce paramétrage standard. Si d'autres comptes ont été définis comme supportant l'analytique, l'enchaînement des fonctionnalités liées à l'analytique se retrouvera pour ces comptes.

Lorsque vous saisissez une pièce contenant un compte classe 6 ou 7, et lorsque l'option analytique a été cochée, l'écran suivant apparaît :

En fonction du compte choisi, 2 cas peuvent se présenter :

û Aucune indication relative à la ventilation analytique n'a été définie dans la fiche du compte : Dans ce cas, l'écran de ventilation analytique est vide et vous devez saisir les ventilations.

· Dans la zone de saisie "Clé", choisissez une clé de répartition dans la liste déroulante. Le libellé complet de la clé apparaît alors en grisé. Cette zone peut rester vide si vous ne souhaitez pas utiliser une clé de répartition afin d'effectuer manuellement vos ventilations.

Dans le cas où vous souhaiteriez utiliser une clé de répartition qui n'a pas encore été créée, vous pouvez la créer en cours de saisie et éviter ainsi d'avoir à abandonner votre écriture et votre ventilation. Pour cela, il vous suffit de saisir dans la zone "clé de répartition" le code de la clé de répartition à créer. Celle-ci n'existant pas, la fenêtre "clé de répartition analytique" s'ouvrira automatiquement vous proposant de créer votre nouvelle clé de répartition (cf chapitre Mise en place de votre comptabilité analytique, Définition des clés de répartition)

Dès que la clé a été définie, le logiciel effectue la ventilation en fonction des critères définis dans la clé.

· Dans la zone de saisie "Poste" , choisissez un poste analytique dans la liste déroulante. Le libellé en toutes lettres du poste apparaît en grisé.

Dans le cas où vous souhaiteriez utiliser un poste qui n'a pas encore été créé, vous pouvez le créer en cours de saisie et éviter ainsi d'avoir à abandonner votre écriture et votre ventilation. Pour cela, il vous suffit de saisir dans la zone "Poste" le code du poste analytique à créer. Celui-ci n'existant pas, la fenêtre poste analytique s'ouvrira automatiquement vous proposant de créer votre nouveau poste (voir Mise en place de votre comptabilité analytique, Définition des postes analytiques). La gestion du poste analytique est facultative et définie en fonction des besoins de l'utilisateur.

· Dans la zone "Code section", choisissez une section dans la liste déroulante (sauf si vous avez utilisé au préalable une clé de répartition).

Dans le cas où vous souhaiteriez utiliser une section analytique qui n'a pas encore été créée, vous pouvez la créer en cours de saisie et éviter ainsi l'abandon de votre écriture et de votre ventilation. Pour cela, il vous suffit de saisir dans la zone "Code section", le code de la section à créer. Celle-ci n'existant pas, la fenêtre section analytique s'ouvrira automatiquement vous proposant de créer votre nouvelle section (voir Mise en place de votre comptabilité analytique, Définition des sections analytiques, Création manuelle d'une section analytique).

· Dans la zone "Intitulé section", le nom de la section apparaît en toutes lettres.

· Si vous n'avez pas utilisé de clé de répartition, saisissez ensuite dans la colonne débit ou crédit le montant des ventilations pour chaque section. Dans le cas où vous avez saisi une clé de répartition, les ventilations seront faites automatiquement mais l'utilisateur a toujours possibilité de les modifier.

· Vous visualisez alors le total ventilé en crédit et en débit ainsi que le reste à ventiler.

Validez votre saisie.

Vous ne pourrez pas sortir de l'écran de saisie des ventilations tant que le montant ventilé n'est pas égal au montant à ventiler.

û Vous avez défini dans la fiche du compte les éléments correspondants aux ventilations analytiques : dans ce cas, l'écran des ventilations analytiques est déjà renseigné et reprend les ventilations analytiques par défaut saisies dans la fiche du compte. Vous pouvez alors :

· soit les valider telles quelles si elle vous conviennent en quittant l'écran par .

· soit apporter des modifications. Pour cela, saisissez directement dans chacune des zones de saisie les modifications souhaitées (comme expliqué dans le paragraphe précédent dans le cas où aucune ventilation n'a été définie).

Une fois que vous avez saisi vos ventilations analytiques, vous revenez à la saisie d'écritures et le curseur est positionné au début de la ligne suivante.

Vous pouvez de nouveau accéder à l'écran de saisie des ventilations analytiques en vous positionnant sur la ligne d'écriture supportant une ventilation. Le bouton analytique apparaît alors et vous permet de modifier vos saisies analytiques. Validez alors votre nouvelle saisie.

Echéancier

Lorsque, dans votre saisie d'écritures, vous mouvementez un compte Client, Fournisseur ou Autres Tiers, et si vous avez choisi les options échéanciers Clients, Fournisseurs et Autres Tiers dans vos paramètres généraux, vous ne pourrez passer à la ligne suivante ou valider votre pièce qu'après avoir saisi les échéances.

L'écran de saisie des échéances est plus ou moins complet si l'option Gestion des règlements a été cochée dans les paramètres généraux.

L'écran suivant apparaît alors :

En fonction du compte Client, Fournisseur ou Tiers choisi, 2 cas peuvent se présenter :

û Aucune indication sur les calculs d'échéances n'a été saisie dans la fiche du compte :

· Dans la zone de saisie "Code échéance", choisissez une échéance dans la liste déroulante. Cette zone peut rester vide si vous ne souhaitez pas utiliser une échéance pré-définie. Dans le cas où vous souhaiteriez utiliser une échéance qui n'a pas encore été créée, vous pouvez la créer en cours de saisie et éviter ainsi d'avoir à abandonner la saisie en cours. Pour cela, il vous suffit de saisir dans la zone "Code échéance" le code de l'échéance à créer. Celle-ci n'existant pas, la fenêtre échéance s'ouvrira automatiquement vous proposant de créer votre nouvelle échéance

· Si vous avez choisi un code échéance dans la zone de saisie "Date échéance" , la date d'échéance s'affiche automatiquement dans la zone "Date échéance". Dans le cas où vous n'avez pas choisi de code échéance, vous devrez saisir manuellement la date de l'échéance.

· Dans la zone "Montant échéance" , le montant global à ventiler est repris mais si vous souhaitez planifier plusieurs échéances, saisissez le montant correspondant à la première échéance.

· Dans la zone "Réglé", rien n'est saisi. Cette zone est inaccessible en saisie. Elle sera mise à jour dès qu'un règlement sera effectué.

· La zone "Reste" vous indique quel montant reste à payer sur cette échéance.

· Dans la zone "Code règlement", choisissez dans la liste déroulante le mode de paiement choisi pour cette échéance. Dans le cas où vous souhaiteriez utiliser un mode de paiement qui n'a pas encore été créé, vous pouvez le créer en cours de saisie et éviter l'abandon de la saisie. Pour cela, il vous suffit de saisir dans la zone "Code règlement" le code du règlement à créer. Celui-ci n'existant pas, la fenêtre types de règlements s'ouvrira automatiquement et vous proposera de créer un nouveau règlement

· Dans la zone "Journal", choisissez dans la liste déroulante le journal de trésorerie choisi pour cette échéance ou saisissez directement le code du journal que vous souhaitez utiliser pour cette échéance.

· La zone "Bon à payer", permet d'indiquer (notamment dans le cas d'une échéance fournisseur), si le montant correspondant à l'échéance est bon à payer.

Validez votre saisie.

Vous ne pourrez pas sortir de l'écran de saisie des échéances tant que le montant ventilé n'est pas égal au montant à ventiler.

û Vous avez défini dans la fiche du compte une échéance : dans ce cas, l'écran de ventilation des échéances est déjà renseigné et reprend l'échéance par défaut saisie dans la fiche du compte. Vous pouvez alors :

· soit la valider telle quelle si elle vous convient en quittant l'écran par .

Une fois que vous avez saisi vos échéances, vous revenez à la saisie d'écritures et le curseur est positionné sur le début de la ligne suivante.

Vous pouvez de nouveau accéder à l'écran de saisie des échéances en vous positionnant sur la ligne du compte de tiers. L'icône apparaît alors et vous permet de modifier vos échéances pour l écriture en cours. Validez alors votre nouvelle saisie.

Vous pouvez également lancer l'écran de saisie des échéances par clic souris droit. En effet, une fois positionné sur la ligne d'écriture du compte de tiers, il vous suffit d'ouvrir le menu contextuel et de choisir "Ventilation échéances".

Justification des règlements

A chaque fois que vous allez mouvementer un journal de type trésorerie et un compte de tiers, vous pouvez justifier des règlements, c'est à dire indiquer à quelle pièce comptable se rapporte un règlement.

Cette option n'est accessible que si vous avez coché l'option "Justification des règlements" dans les paramètres généraux.

Si aucune échéance n'a été définie pour le tiers en question, un message vous indiquera qu'aucune échéance n'est à régler.

Saisie d'une justification

Saisissez une écriture dans un journal de banque. Dès que vous allez mouvementer un compte de tiers, la fenêtre de justification apparaît et vous indique les sommes restant à devoir ou à payer pour le tiers (échéances) :

En fonction de la saisie effectuée (s'il s'agit d'un débit ou d'un crédit), vous obtiendrez l'indication d'un décaissement ou d'un encaissement.

Le montant à justifier est automatiquement indiqué et correspond au montant de votre saisie.

Le(s) numéro(s) de pièce(s) correspondant au tiers sont indiqués et vous permettent de retrouver facilement la ou les pièces correspondantes pour plus d'informations. L'intitulé de la pièce se retrouve dans la colonne "intitulé pièce".

Le net à payer vous indique pour la pièce correspondante, le montant total qui est à payer sans tenir compte d'éventuelles échéances.

Vous pourrez visualiser les dates d'échéances et le montant correspondant à chaque échéance.

Dans la zone de saisie "Montant réglé", il ne vous reste plus qu'à ventiler le montant que vous avez encaissé ou décaissé en fonction des différentes échéances. C'est la seule zone à renseigner.

Au fur et à mesure de votre saisie, vous visualisez le montant considéré désormais comme réglé et le montant restant encore à justifier.

Lorsque votre justification est terminée, validez votre saisie.

Vous ne pourrez pas sortir de l'écran de saisie des justifications tant que le montant à justifier n'est pas entièrement justifié sur l'ensemble des échéances proposées.

Lorsqu'une écriture supporte une justification, celle-ci n'est plus modifiable directement. Il faut annuler la justification pour pouvoir modifier l'écriture.

Modification d'une justification

Lorsque vous avez terminé votre justification de règlements, vous retrouvez l'écran de saisie d'écritures sur lequel vous allez pouvoir poursuivre vos saisies. Si vous souhaitez revenir à votre écran de justification pour apporter d'éventuelles modifications, vous devez être positionné sur la ligne correspondante au tiers et l'icône devient alors visible. En cliquant dessus, vous retrouvez l'écran de saisie des justifications à partir duquel vous pouvez saisir de nouvelles justifications.

Vous pouvez également lancer l'écran de justification des règlements par clic souris droit. En effet, une fois positionné sur la ligne du compte de tiers, il vous suffit d'ouvrir le menu contextuel et de choisir "Justification du Règlement".

Suppression d'une justification

Dans certains cas, vous pouvez avoir justifié un règlement pour un compte de tiers et vous souhaitez annuler cette justification.

Dans ce cas, le processus à suivre est le suivant :

Sélectionnez, en consultation des écritures, la pièce correspondante et cliquez sur MODIFIER. (Pour plus de détails sur la fonction de consultation des écritures, voir Consultation des écritures.)

Vous retrouvez alors l'écran de saisie des écritures avec les différents mouvements. Positionnez-vous sur la ligne du compte de tiers. L'icône est alors accessible. Vous pouvez également accéder à la justification par un clic souris droit sur la ligne d'écriture correspondant au compte de tiers. Un menu contextuel apparaît dans lequel vous pourrez choisir l'option justification des règlements.

En appelant la justification, vous retrouvez l'écran de saisie de justification des règlements avec les pièces justifiées et leurs règlements. Dans la colonne Montants réglés, il vous suffit de supprimer le(s) montant(s) saisi(s). Un message vous demande d'annuler la justification.

La gestion des quantités

Lorsque vous avez choisi dans les Paramètres Généraux, la gestion des quantités, l'écran de saisie comporte des colonnes supplémentaires :

- une colonne Qté si vous avez choisi de gérer la quantité 1

- une colonne Qté 1 et Qté 2 si vous avez choisi de gérer les quantités 1 et 2

Lorsque vous saisissez une ligne d'écriture, les colonnes Quantités ne sont accessibles que si vous avez défini pour le compte mouvementé la gestion des quantités (voir Les comptes, Gestion du plan comptable).

Dans le cas où pour un compte mouvementé, il n'a pas été défini de gestion des quantités, les zones "Qté 1" et "Qté 2" apparaîtront en grisé.

Fonctions annexes

La Comptabilité Oxygène dispose de nombreuses fonctions annexes dont l'objectif est de vous faire gagner en productivité et en facilité d'utilisation. Ces fonctions sont présentes généralement dans le menu contextuel accessible par le clic souris droit.

Création d'un compte en cours de saisie

Lorsque vous êtes en phase de saisie d'une écriture, l'appel à la liste des comptes peut s'avérer insuffisante et vous pouvez avoir besoin de créer un compte inexistant jusqu'ici. Pour cela, pas besoin d'abandonner votre saisie.

Lorsque votre curseur est positionné sur la zone de saisie "N° de compte", il vous suffit de saisir le numéro de compte que vous souhaitez créer. Celui-ci n'existant pas, le message suivant vous demande si vous souhaitez créer le compte :

En répondant oui, vous accédez directement à la fiche de création de compte. Il ne vous reste plus qu'à renseigner les éléments relatifs à ce compte (voir Les comptes, Gestion du plan comptable). Dès que vous aurez validé la fiche de compte ainsi créée, vous pourrez poursuivre votre saisie normalement.

Consultation des comptes en cours de saisie

Dès qu'un numéro de compte a été saisi dans la zone de saisie "N° de compte", le clic souris droit vous permet d'accéder à un menu contextuel, à partir duquel vous allez pouvoir effectuer différentes actions.

Parmi celles-ci, en sélectionnant "Visualisation de la fiche compte", vous accédez directement à la fiche du compte et vous pouvez visualiser les éléments relatifs à ce compte. Bien sûr, vous avez accès également à toutes les fonctionnalités de modification, ou de création de nouveaux comptes (voir Les comptes, Gestion du plan comptable)

Dès que vous aurez terminé vos opérations, vous reviendrez automatiquement en phase de saisie d'écritures.

Modification de l'intitulé du compte

Par ce même menu contextuel, en sélectionnant "Modification intitulé du compte", vous allez pouvoir très facilement modifier l'intitulé du compte

Saisissez le nouvel intitulé dans la zone de saisie correspondante et validez votre saisie.

Visualisation des mouvements du compte

Par ce même menu contextuel, en sélectionnant "Consultation des mouvements du compte" dans le menu contextuel, vous accédez directement aux fonctionnalités de consultation des comptes et de ses masses mensuelles ainsi qu'aux fonctionnalités de lettrage. En effet, l'écran suivant apparaît :

Sans avoir à abandonner votre saisie, qui reste toujours active en tâche de fond, vous pouvez consulter aussi bien le compte mouvementé en cours de saisie que n'importe quel autre compte et lancer les fonctions de lettrage automatique ou manuel (cf rubrique Consultation des pièces, Consultation et lettrage des comptes). Dès que vous aurez terminé vos opérations, vous reviendrez automatiquement en phase de saisie d'écritures.

Comptes habituels liés au journal

Lors de la création de vos journaux, vous avez la possibilité de définir des comptes habituels au journal (voir Les journaux, Gestion des journaux).

Ainsi, en phase de saisie, vous pouvez accédez rapidement à la liste des comptes habituels au journal. Vous bénéficiez ainsi d'une liste de comptes plus réduite et votre sélection s'en trouve alors simplifiée. Pour ouvrir votre liste de comptes habituels au journal, cliquez sur le bouton ou par clic souris droit, appelez le menu contextuel et sélectionnez l'option "sélection d'un compte habituel"

Sélectionnez le compte et validez votre saisie.

Comptes de gestion liés aux comptes de tiers

Si dans votre écriture comptable, vous mouvementez un compte de tiers, vous pouvez définir des comptes de gestion associés à ce tiers. (voir Les comptes, Gestion du plan comptable).

A la saisie d'un compte de tiers, vous pouvez choisir un compte de gestion associé en faisant appel au menu contextuel par clic souris droit :choisissez alors "Sélection d'un compte de gestion associé au tiers".

Sélectionnez le compte de gestion. Validez votre choix. Poursuivez alors votre saisie d'écritures.

Pour pouvoir faire appel aux comptes de gestion associés au tiers, vous devez avoir commencé votre saisie d'écritures par le compte de tiers.

Autres fonctions annexes

Le menu contextuel accessible par clic souris droit vous permet d'accéder à des fonctions annexes classiques de l'environnement Windows.

Validation de la ligne

Vous pouvez valider la ligne de saisie de plusieurs façons différentes :

û En passant à la ligne suivante (par la touche TAB par exemple)

û En validant par [ENTREE]

Ces 2 façons de valider pouvant changer avec la norme clavier que vous avez définie.

û Par sélection de "validation de la ligne" dans le menu contextuel accessible par clic souris droit.

Abandon des modifications

Lorsque vous travaillez sur une ligne d'écriture et que vous avez modifié, par exemple, un montant ou un intitulé, vous pouvez abandonner les modifications que vous venez d'apporter de plusieurs façons :

û En appuyant sur [ESC]. Un message vous demande alors de confirmer l'abandon de la ligne

û Par sélection de "Abandon des modifications" dans le menu contextuel accessible par clic droit.

Insertion d'une ligne

Dans une pièce comptable comportant plusieurs lignes d'écritures, vous pouvez insérer une ligne vierge à l'endroit que vous souhaitez. Pour insérer une ligne, appelez le menu contextuel par un clic souris droit et choisissez l'option "Insertion d'une ligne".

Suppression d'une ligne

Dans une pièce comptable comportant plusieurs lignes d'écritures, vous pouvez supprimer une ligne. Pour cela, positionnez-vous sur la ligne à supprimer. Appelez alors le menu contextuel par un clic souris droit et choisissez l'option "Suppression de la ligne".

Déplace vers le haut

Dans une pièce comptable comportant plusieurs lignes d'écritures, vous pouvez déplacer les lignes d'écritures pour les classer dans l'ordre que vous souhaitez. Pour déplacer une ligne vers le haut, positionnez-vous sur la ligne puis appelez le menu contextuel par un clic souris droit et choisissez l'option "Déplace vers le haut".

Déplace vers le bas

Dans une pièce comptable comportant plusieurs lignes d'écritures, vous pouvez déplacer les lignes d'écritures pour les classer dans l'ordre que vous souhaitez. Pour déplacer une ligne vers le bas, positionnez-vous sur la ligne puis appelez le menu contextuel par un clic souris droit et choisissez l'option "Déplace vers le bas".

Les traitements particuliers

Nous avons vu jusqu'ici comment se déroule la saisie d'écritures quel que soit le journal utilisé. Les journaux d'effets à payer et d'effets à recevoir présentent néanmoins des particularités qu'il convient de souligner afin d'éviter tous risques d'incompréhension notamment au niveau de la déclaration de TVA.

Pour bien cerner les traitements particuliers, nous allons commencer par la saisie simple d'un règlement et son annulation puis nous aborderons les spécificités des journaux d'effets à recevoir et d'effets à payer.

Exemple

Pour faciliter la compréhension, l'ensemble des explications est basé sur le cas d'un règlement Client et dans le cas d'un journal d'effets à recevoir. Le principe est valable quel que soit le tiers ou s'il s'agit d'un journal d'effet à payer.

La saisie d'un règlement direct en trésorerie

Saisie d'un règlement

La saisie d'un règlement s'effectue classiquement dans un journal de trésorerie.

A la saisie de la ligne d'écriture correspondant au tiers, vous justifiez le règlement. Vous complétez votre écriture par la ligne correspondant au journal de banque.

Le client a donc payé le montant saisi.

Annulation d'un règlement

Suite à une erreur, par exemple, vous souhaitez annuler le précédent règlement de votre client.

L'annulation d'un règlement a toujours lieu dans le même journal que celui où a été passée l'écriture de règlement.

Saisissez votre écriture d'annulation de règlement, comme le montre les lignes suivantes :

Vous devez ensuite déjustifier le règlement qui a été saisi (si le règlement a été lettré, la déjustification supprimera le lettrage).

Lorsque vous allez saisir la ligne d'écriture correspondant au tiers, la fenêtre de justification apparaîtra. Bien sûr, s'agissant d'une annulation de règlement, vous ne pourrez pas justifier de règlement. Abandonnez alors la saisie des justifications.

Vous devez ensuite lettrer manuellement le règlement du client avec son annulation (voir Opérations courantes, Consultation des écritures, Consultation et lettrage des comptes).

La saisie dans un journal d'effets

La saisie simple d'un règlement par effet

Nous allons décrire ici le principe classique de saisie des effets en nous basant sur l'exemple d'effets reçus en règlement de factures clients et nous allons mouvementer le journal des effets à recevoir.

Saisissez le règlement de votre client par effet :

#16

Lorsque vous allez saisir la ligne d'écriture correspondant au tiers, vous allez justifier le règlement reçu.

Lorsque vous allez saisir la ligne d'écriture correspondant au compte Client-effets à recevoir, vous devez indiquer l'échéance de l'effet.

S'agissant d'un effet, vous ne devez saisir qu'une seule échéance.

A ce niveau, on considère que le client a payé (totalement ou en partie) la facture concernée.

Vous pouvez saisir plusieurs effets dans une seule pièce comptable mais vous devez toujours avoir une ligne relative au client suivie systématiquement d'une ligne relative au compte d'effet.

L'encaissement de l'effet à échéance

A l'échéance de l'effet, vous allez saisir son encaissement dans un journal de banque.

A la saisie de la ligne d'écriture relative au mouvement du compte Clients-effets à recevoir, l'écran de saisie des justifications d'effets apparaît afin que vous puissiez indiquer à quel effet se rapporte l'encaissement saisi.

Mouvementez ensuite le compte de banque.

L'annulation de l'encaissement de l'effet

Vous pouvez annuler l'encaissement de l'effet suite à une erreur, par exemple. Selon le même principe que celui utilisé pour la saisie simple d'un règlement, on annule l'encaissement de l'effet dans le journal où il a été saisi.

Saisissez l'écriture d'annulation dans le journal de trésorerie :

Sur la ligne correspondant à la saisie de l'annulation de l'effet, le message suivant apparaît et la justification n'est pas demandée :

Cependant, la procédure n'est pas terminée. Vous devez déjustifier l'encaissement de l'effet pour qu'il continue à apparaître comme dû par le client. Si l'encaissement est lettré, la déjustification supprimera le lettrage.

Vous devez, enfin, lettrer manuellement dans le compte 413000 l'encaissement de l'effet avec l'annulation de l'encaissement que nous venons de faire.(voir Opérations courantes, Consultation des écritures, Consultation et lettrage des comptes)

Le cas où l'effet revient impayé

Dans le cas où l'effet revient impayé à la date d'échéance, il faut annuler l'effet reçu pour le tiers concerné. Sinon, le client apparaîtra, bien sûr, comme ayant réglé sa facture alors qu'en réalité, elle est toujours due.

Selon le principe utilisé jusqu'ici, l'effet ayant été saisi dans un journal d'effets à recevoir, il doit être annulé dans le même journal.

Lorsque vous saisissez la ligne d'écriture correspondant au tiers dans le journal d'effet à recevoir un message vous informe qu'il s'agit d'une annulation d'effet et aucune justification ne peut donc avoir lieu.

Lorsque vous allez créditer à nouveau le compte Client-effets à recevoir, l'écran de justification apparaît dans lequel vous allez indiquer quel règlement cet effet était censé réglé.

La procédure n'est cependant pas terminée. Au niveau du compte de tiers, vous devez déjustifier le règlement correspondant à la réception de l'effet pour le client concerné afin que le client apparaisse toujours comme devant régler la facture. Si l'encaissement est lettré, la déjustification supprimera le lettrage.

Vous devez ensuite lettrer manuellement, pour le compte du client, la réception de l'effet avec l'annulation de l'effet que nous venons de faire.

Ainsi, lorsque vous allez à nouveau saisir un règlement pour le client concerné, vous retrouverez lors de la justification des règlements la facture qui reste toujours due suite à l'annulation de l'effet.

La saisie d'un règlement par effet escompté

Dans le cas où un client règle une facture par effet, l'écriture de réception de l'effet reste identique à ce qui a été défini dans le paragraphe "La saisie simple d'un règlement par effet".

Dans le cas où l'effet est escompté, vous devrez saisir une écriture supplémentaire relative à l'escompte dans le journal de trésorerie.

Lors de la saisie de la ligne d'écriture correspondant au compte Client-effets à recevoir, vous devez justifier à quel effet est encaissé. Les autres ligne d'écritures font alors référence à l'escompte de l'effet.

Si l'effet est réglé à la date prévue, aucune écriture complémentaire n'est nécessaire. Par contre, si l'effet est impayé à la date d'échéance, il faudra annuler l'escompte puis l'effet.

û Annulation de l'escompte : Selon le principe adopté jusqu'ici, l'annulation de l'escompte s'effectue dans le journal de trésorerie.

Lorsque vous saisissez la ligne d'écriture correspondant au compte d'effet à recevoir annulé, un message vous informe qu'il s'agit d'une annulation d'encaissement et qu'aucune justification n'est possible.

La procédure n'est cependant pas terminée. Il faut déjustifier l'écriture d'encaissement de l'escompte. Puis, vous devez lettrer manuellement dans le compte Clients-effets à recevoir les mouvements d'escompte et d'annulation d'escompte de l'effet.

û Annulation de l'effet : Une fois l'escompte annulé, vous devez annuler l'effet afin que votre client apparaisse à nouveau comme devant une facture. Selon le principe adopté jusqu'ici, l'effet doit être annulé dans le journal d'effets.

A la saisie du compte de tiers, un message vous indique alors qu'il s'agit d'une annulation d'effet et, par conséquent, la justification ne peut avoir lieu.

A la saisie du compte Client-effets à recevoir, l'écran de justification apparaît et vous devez justifier quel effet doit être annulé.

Pour terminer la procédure, vous devez déjustifier la réception de l'effet pour le tiers. Puis, vous devez lettrer manuellement dans le compte de tiers le règlement par effet et l'annulation de l'effet.