Consultation des écritures

L’objet de ce paragraphe est de vous montrer quelles sont les possibilités de traitement sur vos écritures.

 

 

Consultation simple

 

Pour accéder à la consultation des écritures, choisissez :

 

Lorsque vous appelez la consultation des écritures, l’écran suivant apparaît :

 

 

Principe de consultation simple

Le principe de consultation des écritures est le suivant :

û  Dans un premier temps, vous sélectionnez un journal parmi ceux qui vous sont proposés. Choisissez le dans la liste.

û  Choisissez ensuite un mois ou l'exercice depuis la liste sur Mois/Année.

û  Dans la fenêtre en haut à droite de votre écran, apparaissent toutes les pièces de la sélection et dans la partie basse de l'écran,  le détail  de l'écriture correspondant à la pièce sélectionnée.

 

 

Si la case "Imp." est cochée, cela signifie que l’écriture a été imputée c'est-à-dire validée définitivement (cf chapitre Opérations courantes, Consultation des écritures, Imputation des écritures).

 

Lorsque vous êtes positionné sur la zone N° journal, un clic sur la liste des journaux puis le bouton vous permet de  visualiser la fiche Journal

 

 

 

Vous accédez alors à la fiche correspondant au journal que vous pouvez consulter ou modifier.

 

Lorsque vous êtes positionné sur la liste des pièces, le clic souris droit vous permet d’accéder à un menu contextuel pour visualiser la fiche pièce.

 

 

Apparaît alors la fenêtre de consultation suivante :

 

 

 

D’un simple coup d’œil, vous visualisez toutes les informations relatives à la pièce (N° de pièce, intitulé, date opération, date de la pièce, n° interne attribué, date de saisie de la pièce) ainsi que toutes les informations relatives à la saisie (N° de saisie, Total débit et crédit). Cliquez sur  pour quitter l’écran.

 

û     Positionnez-vous alors sur une écriture dans la liste. Vous obtenez dans la moitié inférieure de l’écran tous les détails de l’écriture.

 

 

 

 

 

Pour l’écriture sélectionnée, vous visualisez les comptes mouvementés  et pour chaque compte mouvementé, vous avez le détail de l’opération.

 

Vous pouvez alors obtenir les informations sur les ventilations analytiques, les échéanciers et les justifications en cliquant sur les onglets correspondants : Mouvements, Analytique, Echéance, Détail ligne, que nous allons voir en détail dans les pages qui suivent.

 

 

Les détails du compte

 

Lorsque vous êtes positionné sur les comptes mouvementés pour une écriture, le clic souris droit vous permet d’accéder à un menu contextuel pour visualiser les mouvements du compte et la fiche du compte.

 

 

 

Si vous choisissez "Consultation mouvements du compte", vous accédez directement à la consultation des comptes et aux fonctions de lettrage pour le compte en cours.

Si vous choisissez "Visualisation fiche compte", vous accédez directement à la fiche du compte.

 

Le détail des ventilations analytiques

 

Cette fonction est disponible en option.

 

Si le compte mouvementé a fait l'objet d'une saisie analytique, il vous suffit de vous positionner sur le compte et de cliquer sur l’onglet Analytique pour faire apparaître le détail des ventilations.

 

 

D’un simple coup d’œil, vous visualisez si une clé de répartition ou un poste analytique a été utilisé ainsi que les sections analytiques mouvementées et leur montant.

 

Lorsque vous êtes positionné dans l’onglet Analytique, le clic souris droit vous permet d’accéder à un menu contextuel pour visualiser la les fiches sections analytiques.

 

 

Vous accédez alors à la fiche de la section analytique :

Si l’écriture n’est pas imputée, vous pouvez modifier ces ventilations en cliquant sur le bouton  de l’onglet Analytique. La fenêtre de saisie de ventilations analytiques apparaît, à partir de laquelle vous allez pouvoir modifier les ventilations existantes ou en saisir de nouvelles. (cf chapitre Opérations courantes, les options de saisie, Saisie analytique).

Dans le cas où le compte mouvementé n'a pas fait l'objet de saisie analytique,  l’onglet Analytique sera vide.

 

Le détail des échéanciers

 

Si  un  compte mouvementé a fait l'objet d'une saisie d'échéances, il vous suffit de vous positionner sur le compte et de cliquer sur l’onglet Echéance pour faire apparaître le détail des échéances.

 

 

D’un simple coup d’œil, vous visualisez la date d’échéance, le type d’échéance, le montant de l’échéance, les montants déjà réglés et les montants restants à régler.

 

Lorsque vous êtes positionné dans l’onglet Echéance, le clic souris droit vous permet d’accéder à un menu contextuel pour visualiser le détail de l’échéance.

 

 

La fenêtre de consultation suivante apparaît alors :

 

 

D’un simple coup d’œil, vous visualisez le détail de l’échéance en cours ainsi que toutes les informations relatives au règlement effectué. Cliquez sur SORTIE pour quitter l’écran.

Si l’écriture n’est pas imputée, vous pouvez modifier l'échéancier en cliquant sur l’icône  de l’onglet Echéances. La fenêtre de saisie des échéances apparaît à partir de laquelle vous allez pouvoir modifier les échéances ou en saisir de nouvelles. (cf chapitre Opérations courantes, Options de la saisie, Echéancier).

Dans le cas où le compte mouvementé na pas fait l'objet de saisie d'échéance, l’onglet Echéance sera vide.

 

Le détail de la ligne

 

Pour chaque compte mouvementé, vous pouvez visualiser le détail de la ligne d’écriture dans l’onglet "Détail ligne".

Pour visualiser le détail, positionnez-vous sur le compte puis cliquez sur l’onglet Détail ligne.

D’un simple coup d’œil, vous visualisez le libellé de l’opération, les références de lettrage utilisées lorsqu’une opération de lettrage a eu lieu, le code TVA utilisé pour la ligne en question.

 

 

 

Le détail de la justification

 

Dans le cas où vous visualisez les écritures d’un journal de trésorerie et si un compte de tiers a fait l’objet d’une justification de règlements, vous pourrez en obtenir les détails dans l’onglet "Justification".

 

 

D’un simple coup d’œil, vous visualisez le net à payer pour le tiers ainsi que les dates, montants d’échéances et les montants effectivement payés par rapport à l’échéance.

 

Lorsque vous êtes positionné dans l’onglet Justification, le clic souris droit vous permet d’accéder à un menu contextuel pour visualiser le détail de l’échéance.

 

 

L'écran suivant apparaît :

 

 

 

Vous obtenez ainsi tous les détails relatifs à l’échéance réglée.

Cliquez sur   pour quitter l’écran.

Si l’écriture n’est pas imputée, vous pouvez modifier la justification en cliquant sur l’icône  de l’onglet Justification. La fenêtre de saisie des justifications apparaît à partir de laquelle vous allez pouvoir modifier les échéances ou en saisir de nouvelles. (cf chapitre Opérations courantes, Saisie des écritures, Options de la saisie, Justification des règlements).

Dans le cas où le compte mouvementé n’est pas marqué d’un J, l’onglet justification sera vide.

 

La recherche d’écritures

En plus de la consultation simple d’écritures, la Comptabilité Oxygène intègre deux fonction de recherches des écritures :

 

 

- Le bouton   : permet de faire des recherches d'écritures par rapport à un montant (possibilité de saisir une tranche entre 2 montants), avec possibilité  de combiner avec d'autres filtres : n° de journal, date d'opération, N° de compte ...

 

Le bouton permet de lancer la recherche selon les différents filtres de sélection demandés

 

- Le bouton  permet d'effectuer une recherche multi critères combinées sur les tables "entête de pièce", "lignes de pièces", "échéances" et "ventilations analytiques",  qui vous permet de retrouver instantanément une pièce comptable.

L’écran suivant apparaît, avec des filtres de sélection pré-renseignés concernant la table entête de pièce :

 

Choisissez les critères de recherche sur lesquels vous allez baser votre recherche, et validez par la touche ENTREE ou RETURN de votre clavier :

Par exemple, la recherche des pièces dont le montant est supérieur à 15000 € correspondra aux critères suivants :

 

Le bouton permet de lancer la recherche selon les différents filtres de sélection demandés : les pièces répondant à vos critères apparaîtront alors dans l'onglet "Pièces"

Pour choisir une pièce parmi celles affichées et en visualiser tous les détails, double cliquez sur la pièce ou positionnez-vous sur la pièce et cliquez sur . Vous accédez alors à l’écran de consultation d’écritures pour visualiser le détail de l’écriture.

Il est possible d'ajouter d'autre filtres sur les lignes de pièces, ainsi que les échéances et l'analytique (Option  Analytique  et  Budgets).

Exemple : recherche d'une pièce contenant une ligne avec un montant crédit de 7290.00 € et dont le code journal est BQ :

 

Les fonctions rattachées à la consultation

 

 

La consultation des écritures vous permet d’accéder à d’autres fonctions liées aux écritures.

 

Modification d’une écriture

 

En consultation des écritures, vous pouvez modifier une écriture existante. Pour cela, positionnez-vous sur l’écriture que vous souhaitez modifier puis cliquez sur .

 

Seule une écriture non imputée pourra être modifiée. Dans le cas d’une écriture imputée, l’icône  MODIFIER ne sera pas accessible.

 

L’écriture apparaît telle qu’elle a été saisie initialement. Vous pouvez apporter alors les modifications que vous souhaitez. Validez votre saisie.

 

 

 

Pour modifier une écriture générée par une saisie simplifiée, il faut effectuer la manipulation depuis le module de saisie simplifiée : pour modifier une saisie simplifiée, il faut cliquer sur le bouton . Une fois votre saisie modifiée, la pièce comptable correspondante sera mise à jour en conséquence.

 

 

 

Saisie d’une écriture

 

En consultation des écritures, vous pouvez lancer la fonction de saisie d’écritures en cliquant sur . L’écran de saisie d’écritures apparaît vierge et vous allez pouvoir saisir de nouvelles pièces (cf chapitre Opérations courantes, Saisie d’écritures).

 

Impression d’une écriture

 

En consultation des écritures, vous pouvez imprimer la pièce courante. Pour cela, positionnez-vous sur l’écriture que vous souhaitez imprimer puis cliquez sur .

 

 

Suppression des pièces

 

En consultation d’écritures, vous allez pouvoir supprimer une pièce. Pour cela, positionnez vous sur l’écriture que vous souhaitez supprimer puis cliquez sur .

 

Seule une écriture non imputée pourra être supprimée. Dans le cas d’une écriture imputée, le bouton    ne sera pas accessible.

Aussi, il est possible de supprimer un ensemble de pièces pour une période et un journal : pour cela, en consultation d'écritures, effectuez  un clic souris droit à partir d'une des listes ci dessous

et sélectionner "Suppression du brouillard"

L'écran suivant apparaît :

 

 

Choisissez le journal ainsi que la période concernée, et éventuellement le numéro de saisie des pièces à supprimer, puis cliquer sur .

Les écritures correspondant à ces critères sont alors affichées :

 

 

Les pièces apparaissent toutes par défaut comme à supprimer : il suffit de décocher la case dans la colonne A sup.) sur chaque pièce à ne pas supprimer. Le nombre de pièce total à supprimer apparaît en bas de l'écran. Les boutons et vous permettent respectivement de décocher ou cocher toutes les cases de la colonne A sup.

Cliquez sur le bouton pour lancer la suppression : un message de confirmation apparaît.

 

 

A la confirmation de ce message, la suppression des pièces débute.

 

 

 

Pour supprimer une écriture générée par une saisie simplifiée, il faut effectuer la manipulation depuis le module de saisie simplifiée : pour supprimer une saisie simplifiée, il faut cliquer sur le bouton puis sur le bouton  . La pièce comptable correspondante sera automatiquement supprimée.