Il existe 2 types d'inventaire, l'inventaire de reprise qui est à réaliser lors du démarrage du dossier dans Oxygène, et les inventaires d'écarts, qui sont effectués régulièrement, au moins une fois par exercice comptable, pour ajuster le stock dans Oxygène par rapport au stock physique de votre dépôt.
Inventaire de reprise avec lots
Pour la reprise d'inventaire d'articles avec lots et séries, l'écran est différent de la reprise d'inventaire d'articles gérés sans lots / série.
La validation d'un inventaire de type "reprise avec lots / série" va mettre à jour la quantité initiale de stock, en créant des mouvements de stock sans date.
Depuis la version oxygène 11.01.35 les lots des articles entrés par cette reprise d'inventaire seront créés eux aussi sans date. De cette façon, on a une cohérence entre les mouvements de stock d'initialisation et les entrées de lots associées.
Si vous avez créé des inventaires de reprise avant la mise à jour de la version oxygène 11.01.35 et que vous voulez corriger les dates de réception des lots entrées par ces reprises, vous pouvez le faire par l'outil de maintenance appelé "contrôle et correction des dates de réception des lots entrés / date de sortie des lots sortis".
Cet outil va vérifier la date d'entrée de tous les lots et pour le cas d'une reprise d'inventaire cette date de réception sera mise à vide. Cela peut s'avérer utile si vous avez effectué des inventaires de reprise alors que des pièces achat et vente existaient dans votre dossier.
En effet cette date de réception des lots est importante pour bien gérer le stock par lots à une date donnée. Elle est également utilisée lors des sorties de lots, pour interdire une sortie de lot si sa date de réception est postérieure à la date de la sortie.
L'écran se présente comme l'écran de saisie des entrées manuelles de stock, avec une saisie en liste et le bouton des lots série en bas de la liste.
On ne peut y intégrer que des articles gérés en lot série, sinon on a ce message bloquant :
Lors du choix d'un article, par défaut le traitement affiche le prix unitaire égal au prix d'achat de l'article chez le fournisseur principal, mais vous pouvez valoriser votre reprise à un autre prix, l'important est de bien saisir un prix, ne pas laisser un prix à zéro. en effet il faut valoriser toutes les entrées en stock si on veut obtenir un calcul correct des CUMP et des marges.
La quantité saisie ne doit pas être négative ni zéro.
Pour chaque ligne de cette reprise d'inventaire on doit saisir les lots / série entrés. Si on essaie de valider l'inventaire alors que des lots ne sont pas conformes, un message bloquant interdira la validation et il faudra revenir corriger les entrées de lots erronées ou manquantes.
La validation de la saisie des articles dans la liste crée directement les mouvements de stock et les entrées de lot, il n'y a pas la phase de préparation d'inventaire puis la phase de validation, comme lors d'un inventaire classique autre que de reprise.
Il faut donc bien vérifier sa saisie avant de lancer le bouton valider du bas de l'écran.
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Par contre après la validation, on peut retrouver les articles et les lots saisis et qui ont été validés, dans le 1er écran de consultation de l'inventaire en cours. Dans cet écran on retrouve les éléments de la saisie et on peut procéder à une autre saisie si on le souhaite.
On peut ici trouver des articles ou des lots ou des n° de série par les sélections possibles en haut de l'écran. Ces sélections sont reprises en cas d'impression de la liste des lignes de l'inventaire en cours.
Seules la validation et la valorisation comptable de l'inventaire videront cette liste et termineront cet inventaire de reprise.
Depuis la version 11.02 Oxygène, il existe un moyen de réaliser l'initialisation du stock avec lots par un import de données de stock. Pour cela il faut utiliser la fonction d'importation de fiches stock, avec comme contrainte de ne pas importer plus de 5 lots par article. Cf pour les explications sur cet import de stock avec lots. import stock avec lots
Inventaire de type "saisie des écarts"
AVANT de commencer un inventaire de type "saisie des écarts" avec les lots séries, il faut impérativement lancer les outils de contrôle de stock et les outils de contrôle des lots. Ces outils vont permettre de corriger les stocks et les stocks par lots dans votre dossier Oxygène. Une fois ces corrections réalisées, vous pouvez commencer votre inventaire.
Voici l'aide concernant ces outils de contrôle : utilitaires_stock_lot
Ces outils sont importants car ils re calculent les stocks et les stocks par numéros de lots, ce qui donne la quantité de stock de votre dossier Oxygène. Comme l'inventaire va se faire selon ces quantités de stock dans Oxygène comparées avec les quantités constatées en comptant les articles dans le ou les dépôts, il faut que le stock soit vérifié et corrigé avant de commencer l'inventaire.
Ces outils de contrôle peuvent être lancés régulièrement, inutile d'attendre le moment de l'inventaire pour le faire.
Lors d'une saisie des écarts d'inventaire avec dans la préparation des articles gérés avec des numéros de lot série, la liste des articles en préparation d'inventaire se présente comme ceci :
En haut de la liste on peut sélectionner les lignes par le code article, par les numéros de lot et les numéros de série. Ces 2 filtres sont utilisables selon les paramètres d'utilisation des lots / série, idem dans l'écran de consultation des articles inventoriés, vous avez ces mêmes possibilités de trouver un article et un lot, ou un article et un numéro de série. Ces filtres par lot et / série sont également activés lors des impressions de la liste des lignes de l'inventaire.
On a dans la colonne "code article", le code article suivi du numéro de lot série et du numéro interne. Exemple ci-dessus, l'article de code LOTPSM est en stock pour 4 numéros de lot différents. La préparation inventaire a donc 4 lignes pour cet article avec chaque n° de lot.
Il faudra saisir la quantité constatée pour chaque lot série. On voit tous les lots qui ont été créés pour chaque article y compris les lots dont le stock est à zéro. Toutefois vous pouvez choisir de ne pas gérer dans l'inventaire les articles / lots de stock zéro, dans ce cas lors de l'ajout des articles il suffit de cocher la case "Ne pas ajouter les lots / série dont le stock est nul".
Ceci est très utile pour ne pas retrouver dans la préparation d'inventaire tous les lots de votre historique de données. Et si en comptant les articles / lots dans votre stock vous trouvez un lot qui n'est pas dans la préparation, vous pouvez l'ajouter par le bouton "Ajouter" et en sélectionnant l'article et le lot manquant.
L'origine de chaque lot nous indique la pièce qui a donné lieu à l'entrée du lot.
En cas de quantité constatée supérieure à la quantité affichée, la validation de l'inventaire va créer une nouvelle entrée pour le lot, avec le même numéro, et un n° interne différent.
Et en origine on aura le numéro de l'inventaire :
En cas de quantité constatée inférieure à celle proposée la validation créera une sortie de lot, et en origine on aura le n° de l'inventaire.
On peut effectuer un inventaire séparé en 2 phases en utilisant la case à cocher "exclure les articles gérés en lot / série". cette case à cocher est proposée au moment de l'ajout des articles dans la préparation en cours. Il est parfois plus simple de réaliser l'inventaire des articles sans lot, puis celui des articles avec lot.
Et on peut aussi décider ne pas intégrer les lots de stock à zéro ou négatif, pour ne pas alourdir la liste d'inventaire avec tous les lots complètement sortis. Ces lots sortis peuvent être en grand nombre si vous gérez les lots depuis plusieurs années, cette case à cocher vous évitera de voir dans votre inventaire tous les lots totalement sortis.
Ensuite si vous avez besoin ponctuellement de rajouter un article ou un lot de stock zéro, vous pourrez l'ajouter en rappelant la fonction "ajouter" et en le sélectionnant par les boutons
Comme dans le cas des inventaires sans lot vous pouvez réaliser des imports de fichiers au format EXCEL CSV. Cf aide Import_dans_la_préparation_de_l_inventaire pour le détail de cette fonction qui se lance par le bouton 
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Cette fonction d'import permet d'éviter la saisie des quantités constatées, en reprenant ces quantités dans un fichier EXCEL CSV que vous pouvez remplir par une application autre qu'Oxygène. Dans le cas de l'inventaire avec lots il faut gérer ce fichier avec les couples article / lot ou article / n° série selon les articles concernés.
L'import d'un inventaire avec des lots / série ne permet que l'import de lots et série existants, il ne permet pas de créer de nouveaux lots en entrée. Si vous voulez importer un stock avec des lots absents de votre dossier, cela ne peut pas se faire ici. Pour les enregistrer vous devez effectuer des saisies manuelles d'entrées en stock en affectant les lots à entrer.