Les contrôles d’importation
A chaque importation d'un enregistrement, c'est à dire pour chaque ligne de chaque fichier à importer, il est réalisé un contrôle des données du fichier texte avant de permettre l’écriture réelle.
Les contrôles systématiques
Pour les imports des données de type client, fournisseur, article, type TVA, dépôt, régime fiscal, les zones CODE* et DESIG* doivent impérativement être renseignées (code et désignation du client, du fournisseur ….). Un contrôle d’homonymie est réalisé sur la zone CODE si on importe en mode création, afin de ne pas créer de doublon si code existant.
En cas d'import en mode modification, la zone CODE est obligatoire car elle permet de retrouver la donnée si elle existe déjà, par exemple la fiche client, la fiche article, etc.
Les cas particuliers
Client
Si le régime fiscal n’est pas renseigné, le régime par défaut qui est dans les paramètres de votre dossier est mise dans l’enregistrement client. Si l’option de création automatique des régimes fiscaux n’est pas cochée et qu’un code de régime inconnu est présent dans le fichier à importer, l’entité client ne sera pas importée.
Un contrôle vérifie la cohérence des informations constituant le R.I.B. et l'IBAN du client. Si ces informations ne sont pas cohérentes, le client n'est pas importé.
Autres adresses clients
Cet import permet d'ajouter des adresses de clients pour des clients qui existent dans votre dossier. La zone PROPRIO_CODE doit contenir les codes clients, et les adresses seront affectées aux clients selon le contenu de cette zone.
Fournisseurs
Si le régime fiscal n’est pas renseigné, le régime par défaut qui est dans les paramètres de votre dossier est mis dans l’enregistrement fournisseur. Si l’option de création automatique des régimes fiscaux n’est pas cochée et qu’un code de régime inconnu est présent dans le fichier texte, l’entité fournisseur ne sera pas importée.
Dépôts
Lors de l'import des dépôts le traitement crée automatiquement les fiches stock pour les articles existants dans votre dossier.
Articles
Si l’option de création automatique des codes TVA n’est pas cochée et qu’un code TVA inconnu est présent dans le fichier texte, l’entité article ne sera pas importée.
A chaque nouvel article importé, une fiche stock est créée automatiquement pour chaque couple <Dépôt – Article>, pour chaque dépôt existant au moment de l'import des articles.
Si vous n'avez pas l'option de gestion des achats et stocks, vous ne pouvez pas gérer de fournisseurs, dans ce cas l'import des articles va automatiquement affecter aux articles le fournisseur par défaut. Ceci permet de gérer un prix d'achat par article et de calculer la marge selon ce prix d'achat.
Les fiches stocks sont créées lors de l'importation ou lors de la création des articles. L'importation des stocks ne va pas créer ces fiches mais les lire et les modifier : de ce fait le fichier pour importer le stock doit impérativement contenir les codes articles et les codes dépôts, et ces codes doivent exister dans votre dossier de gestion commerciale. Vous devez donc importer les articles et les dépôts AVANT d'importer le stock.
Cette mise à jour des stocks permet d'initialiser le stock avec la zone QINITIALE. Cela vous évite de faire un inventaire de type reprise, au moment du démarrage de votre dossier. Si vous importez le stock initial par un import, le traitement vérifie que vos fiches stock existent, et il créera les mouvements de stock d'initialisation. Pour que ce soit correct, il faut impérativement importer avec QINITIALE contenant une quantité supérieure à zéro, et valoriser ces entrées de stock en intégrant la zone VINITIALE avec la valeur du stock de chaque couple article / dépôt.
Depuis la version 11.02 Oxygène, cet import du stock permet aussi de faire un import d'initialisation du stock avec des numéros de lots pour les articles gérés avec des numéros de lot. Vous pouvez importer 5 numéros de lots maximum par article, et pour chaque lot vous devez remplir la quantité correspondante. L'import générera le mouvement de stock d'initialisation et il créera les entrées de lots avec de 1 à 5 numéros de lot par article concerné.
Les contrôles pouvant entraîner le rejet en import seront effectués sur ces lots de la manière suivante :
- si l'article est géré par lot il faut renseigner au moins un numéro de lot
- la somme des quantités des lots doit être égale à la quantité du stock initial
- si un ou plusieurs lots sont renseignés, l'article doit être déclaré comme géré par lots
- pour chaque lot la quantité doit être renseignée et strictement supérieure à zéro
- si article non géré par lots, les lots doivent être non remplis
- si article avec lots et quantité initiale déjà présente dans le dossier, import rejeté, on ne peut pas modifier les lots du mouvement de stock initial s'il existe déjà.
Cet import avec lot permet d'initialiser le stock par lots sans saisir manuellement un inventaire de reprise avec lots. Mais cela n'est possible que si vous avez au maximum 5 n° lot avec du stock, pour chaque article. De plus, cet import ne permet pas de rectifier un stock initial avec lots qui aurait été généré au préalable. En cas de besoin si des erreurs ont été faites lors de la première initialisation du stock avec des lots, il faut effectuer des corrections par des saisies manuelles de mouvements de stock de type entrée et sortie avec lots.
Articles composés (nomenclature de fabrication ou articles assemblés)
Cet import permet de générer des compositions d'articles, soit pour des articles fabriqués, soit pour des articles assemblés. Les articles composés doivent exister dans votre dossier, lors de cet import leur nomenclature sera supprimée si elle existe, et remplacée par celle contenue dans le fichier à importer.
Les contrôles vérifient que les codes articles sont corrects, que les quantités sont supérieures à zéro, et que les prix des composant d'assemblés sont non négatifs.
Si aucun code article n'est précisé, l'enregistrement est considéré comme un commentaire dans la nomenclature.
Tous les codes articles présents dans ce fichier à importer doivent exister dans la table des articles dans votre dossier de gestion commerciale, pour les 2 zones GCPARTIC_CODE et ART_CODE. La zone GCPARTIC_CODE contient le code de l'article composé, la zone ART_CODE est le code article du composant. On doit avoir une ligne par composant de nomenclature à importer, Il n'y a pas besoin de lignes pour l'article composé.
Le fait de distinguer le type de composition (article fabriqué ou article assemblé) se fait selon le type de l'article de code GCPARTIC_CODE, Si cet article est de type assemblé, l'import va garder ce type d'article, et la composition sera un assemblage. Si à l'inverse l'article composé existe mais pas enregistré comme assemblé, l'import va le considérer comme un article fabriqué.
Par contre cet import ne modifie pas le type de l'article composé (nomenclature de fabrication ou nomenclature de type article assemblé). Ce traitement est destiné à mettre à jour des nomenclatures, et il faut au préalable toper les articles composés comme étant des assemblés si c'est le cas. Par défaut les articles composés sont considérés comme des articles fabriqués.
Pièces de ventes
Les pièces de vente quel que soit leur type sont importables : devis, commandes, Bons de livraison, factures, contrats d'abonnement. Les pièces d’achat/fournisseurs ne sont pas importables.
L'import des pièces de vente ne fait que de la création de pièces, il n'est pas possible d'utiliser cet import pour modifier le contenu de pièces existantes.
Le champ TYPE (type de pièce) doit contenir les valeurs : - D : Devis - C : bon de Commande - B : Bon de livraison - F : Facture - A : Avoir O contrat d'abonnement.
Le champ WEB_IDENT peut être utilisé pour conserver dans la gestion commerciale Oxygène un numéro de pièce d'une autre application. Dans ce cas ce champ est utilisé pour vérifier que la pièce n'a pas déjà été importée dans Oxygène auparavant. La vérification se fait avant l'import de chaque pièce, selon le contenu de la zone "origine" de la pièce en gestion commerciale. Si le traitement trouve une pièce dont l'origine contient la valeur du champ WEB_IDENT, l'import est rejeté.
Cela permet de repasser plusieurs fois un fichier à importer en cas d'erreurs trouvées, sans être obligé de supprimer les données correctes déjà importées. Il suffit de rectifer les données erronées, seules les pièces pas encore importées seront traitées lors du 2ème import.
Les articles et les clients doivent obligatoirement été créés au préalable.
Les champs IDENT (identifiant entête pièce), CLIENT_CODE (code du client) et TYPE (type de pièce) sont obligatoires dans le fichier CSV qui contient les en-têtes de pièces.
Si les pièces sont importées au format CSV : Pour le fichier des lignes le champ ENTETE_IDENT est obligatoire et il doit contenir la même valeur que le champ IDENT de l'enregistrement en-tête du fichier des en-têtes. C'est comme cela que se fait le lien entre les données de chaque pièce du fichier des en-têtes et les données des lignes du fichier des lignes.
Cf les fichiers exemples pour mieux comprendre ce lien entre les 2 fichiers.
Si les pièces sont importées au format XML, un seul fichier suffit et dans ce cas la structure des balises du fichier XML permet de lier les lignes de chaque pièce avec chaque en-tête. Les champs CLIENT_CODE et TYPE sont obligatoires sur les en-têtes. Mais on n'a pas besoin du champ IDENT.
Dans le cas d'import de contrats d'abonnement il y a des vérifications sur les champs dédiés aux contrats, par exemple le code indice de révision, s'il est rempli, doit exister dans votre dossier de gestion commerciale. Le type de périodicité du contrat doit impérativement avoir comme valeur A M ou J.