Fonctionnement

Sélectionnez les données à importer et indiquez le format d'import à utiliser. Il est fortement conseillé de conserver le format sélectionné par défaut (Format d'import EXCEL .CSV). Pour les pièces de ventes, le format XML est aussi possible.  

 

  

Nouveauté depuis la version 11.01 Oxygène : vous allez indiquer ensuite le répertoire et le nom de chaque fichier qui sera importé. L'assistant va s'ouvrir avec un écran pour chaque type de données, afin de vous permettre de sélectionner ces fichiers :

Le bouton permet de sélectionner le répertoire et le nom du fichier à importer, via l'explorateur Windows. Ces paramètres sont conservés et lors de vos prochaines imports ils vous seront proposés à nouveau.

Ces paramètres sont conservés distinctement pour chaque dossier. Si vous gérez plusieurs dossiers vous pourrez utiliser des répertoires d'import différents selon le dossier. Par contre ils sont communs pour tous les utilisateurs d'un dossier, si vous êtes plusieurs utilisateurs à effectuer des imports de données.

 

Le suffixe des fichiers sera selon le format que vous avez choisi, par exemple ".CSV". La présence du fichier est vérifiée et il doit exister dans le répertoire que vous avez choisi, si ce n'est pas le cas vous aurez un message bloquant. Idem si vous saisissez manuellement le répertoire, le nom et le suffixe du fichier, ces 3 éléments doivent correspondre à un fichier qui existe.

Et si le suffixe du fichier n'est pas cohérent avec le format choisi, un message bloquant vous alerte. 

 

Exemple ci-dessous pour un import des clients et un import des articles au format EXCEL2. On a 2 répertoires différents et le nom des 2 fichiers est libre. Par contre ils ont un suffixe imposé " .CSV" car on a choisi le format EXCEL2 dans l'assistant.

 

   

 

Pour tous les imports on a 2 boutons permettant de trouver des informations pour vous aider à réaliser ces imports :

 

ce bouton ouvre l'aide en ligne sur la page de présentation des imports, avec la liste des pages qui détaillent ce procédé :

 

 

A partir de cette page vous pouvez consulter les pages décrivant le fonctionnement en cliquant sur ces pages dans la liste ci-dessus ou dans la table des matières de l'aide, à gauche de la fenêtre :

 

Par exemple vous pouvez trouver la liste des champs que vous pouvez importer et les codes à utiliser, dans les pages "Description des fichiers texte" et "Description du fichier XML".

 

ce bouton ouvre un fichier exemple de format CSV, correspondant au type de fichier à importer. Si vous avez Microsoft EXCEL cela ouvre le fichier exemple avec EXCEL, sinon le fichier exemple s'ouvre avec le bloc notes Windows.

 

A chaque étape de l'assistant, une fois que vous avez renseigné les éléments, cliquez sur le bouton Suivant pour poursuivre le traitement. Selon le type de fichier il y a des paramètres à saisir pour affiner les modalités des imports.

 

Pour les clients, les fournisseurs et les articles, vous pouvez importer selon 3 modes :  

- Mode création :  cela créera les données si elles n'existent pas déjà. Les données existantes ne seront pas modifiées.

- Mode modification : cela importera les données uniquement pour les enregistrements existants. Par exemple si vous souhaitez modifier le code famille d'une liste de clients, vous pouvez exporter les clients, changer le code famille et réimporter les clients en mode modification.

- Mode mixte : cela créera les données inexistantes et modifiera les données existantes. Le champ CODE est le champ qui permet de savoir si l'enregistrement existe ou pas.    

 

Options de création de données secondaires : Pour le cas des clients et fournisseurs vous avez une option pour créer les régimes fiscaux si ceux contenus dans le fichier importé n'existent pas dans votre dossier. Pour le cas des articles, même possibilité permettant de créer les codes TVA en même temps que les articles. Et pour les fiches stock, même principe avec une option pour créer les emplacements quand ceux-ci n'existent pas dans votre dossier oxygène.

 

Utilisation du code 2 des articles : Dans le cas des articles mais uniquement pour le mode modification, on peut choisir sur quel code article le traitement doit se baser pour lire les articles dans votre dossier : par défaut cette lecture est faite à partir du code article, mais vous pouvez choisir la lecture sur le code 2 des articles, à condition d'avoir activé l'utilisation des codes 2 dans les paramètres de votre dossier. Ce mode d'import est pertinent seulement si dans le fichier à importer vous avez les codes 2 des articles et pas les codes. 

 

Pour les pièces de ventes, toutes les pièces quel que soit leur type sont importables : devis, commandes, bons de livraison, factures et contrats d'abonnement. Les articles et les clients, les régimes fiscaux et les codes TVA contenus dans les pièces à importer doivent obligatoirement exister. L'import va créer des pièces, il n'y a pas d'import en mode modification. 

 

Le champ WEB_ID permet de gérer une référence unique, par exemple cela peut être l’ancien numéro de pièce, si import de pièces à partir d'un autre logiciel. Cette donnée est copiée dans le champ origine des pièces lors de l'import dans Oxygène. Un contrôle sur ce champ est effectué avant l’importation, pour éviter qu'une même pièce soit importée plusieurs fois. Si vous ne mettez pas la colonne WEB_ID dans votre fichier d'import, il n'y aura pas ce contrôle, toutes les pièces seront créées lors de l'import, sans vérification qu'elles existent déjà dans votre dossier oxygène.

 

Les fichiers d’import des pièces de vente doivent être soit au format CSV soit au format XML. En CSV, 2 fichiers sont nécessaires : un pour les entêtes et un pour les lignes. En XML, un seul fichier suffit.  

 

 

 

Remarques : si les pièces de vente à importer ont des adresses de clients différentes des adresses présentes dans les fiches clients de votre dossier dans la gestion commerciale Oxygène, il faut utiliser  le format XML. en effet seul ce format permet d'importer de nouvelles adresses clients.

 

Les types de pièces peuvent être mélangées en un seul fichier à importer (factures + commandes …). Si l’import d’une pièce échoue, les autres pièces sont traitées malgré tout. Les pièces d’achat/fournisseurs ne sont pas importables.

 

Pour le cas des articles assemblés dans des pièces de vente : vous pouvez intégrer des articles assemblés dans les lignes du fichier que vous importez. Dans ce cas vous devez mettre en premier dans ces lignes la ligne de l'article assemblé, avec la quantité. Puis juste après vous devez mettre une ligne par article composant l'assemblage, avec le champ IND_COMPO à la valeur 1. C'est ce champ qui permet au traitement de savoir que c'est une ligne composant d'un assemblage.

 

Pour la quantité de chaque composant il faut mettre la quantité totale, par exemple si l'assemblé a une quantité de 2 et que le composant a une quantité de 3 par assemblé, mettez la quantité à 6 dans la ligne de ce composant.

 

Vous pouvez intégrer des lignes de textes comme composant d'un assemblage. La gestion des montants et des prix sera la même que lors de la saisie d'un assemblage dans une pièce de vente, elle dépend du paramètre de la nomenclature de l'assemblé : "figer le prix de vente".

 

Pour le statut des pièces importées vous avez des champs particuliers qui sont les suivants :

- VALID : mettre ce champ à la valeur 1 si vous voulez que le traitement d'import valide définitivement la pièce une fois qu'elle aura été créée.  

 

- SOLDER : pour le cas des factures uniquement, mettre ce champ à la valeur 1 si vous souhaitez que la facture créée soit tout de suite réglée. Ce champ ne sera pris en compte que si vous avez également rempli le champ VALID à 1, on ne réglera pas une facture non validée définitivement, et si la validation de la facture ne réussit pas le règlement ne sera pas généré.

Par exemple une facture ne sera pas validée si le code analytique n'est pas rempli et que ce code est obligatoire. Le règlement qui sera créé sera de montant égal au montant de la facture, ce sera un règlement complet de cette facture.

 

- COMPTABILISER : cas des factures uniquement, mettre ce champ à la valeur 1 si vous voulez que la facture créée soit de suite considérée comme comptabilisée. Cela ne fera pas le transfert en comptabilité de cette facture, mais cela permet de la considérer comme comptabilisée dès sa création, à condition que vous ayez également mis à 1 le champ VALID.

Ce mode de fonctionnement sera à utiliser pour des imports de factures de votre historique, si vous ne voulez pas que ces factures passent en comptabilité dans Oxygène.  

 

- REGLT_COMPTA : pour le cas des factures uniquement et si le champ SOLDER est à 1, mettre ce champ à la valeur 1 si vous voulez que le règlement se crée et qu'en même temps il soit topé comme comptabilisé. Idem que pour les factures, ce statut "comptabilisé" permet de toper des règlements créés pour des factures d"un historique, afin qu'il ne repassent pas en comptabilité dans Oxygène.

 

Pour le cas des imports de contrats d'abonnement il y a des champs dédiés aux contrats que vous pouvez intégrer dans le fichier à importer : 

 

 

Type de périodicité : valeurs acceptées : A, M ou J 

Nb de périodes : il s'agit du nombre de mois, années ou jours pour la fréquence de facturation du contrat, par exemple si TYPE_PERIO est M et ce nombre est 6, ce sera un contrat à facturer tous les 6 mois.

Le code indice de révision, s'il est rempli, doit exister dans votre dossier, sinon ce sera une cause de rejet.

 

Une fois toutes les options renseignées, un récapitulatif vous affiche la liste des fichiers et les options choisies :

 

 

Vous pouvez alors valider pour lancer les imports des données, après avoir vérifié que les options sont celles souhaitées.

 

Lors de l'import, des jauges s'affichent pour vous indiquer la progression du traitement. Une fois l'import effectué, un message indique à l'utilisateur si des erreurs se sont produites.  

 

Il est alors possible de visualiser (et d'imprimer) le compte rendu d'importation qui vous donne les rejets avec la cause de chaque erreur : par exemple, un client importé en mode création sera rejeté si ce client existe déjà dans le dossier.

 

En cas d'import de pièces de vente, un compte-rendu affiche la liste des pièces générées, et dans une 2ème fenêtre la liste les rejets avec leur cause.

 

Liste des pièces générées :

 

Exemple de liste des rejets :

 

 

Vous trouverez des explications supplémentaires sur ces compte-rendus ici Compte rendu d’importation