Présentation de la gestion des articles

Vous disposez d’une gestion complète des données de vos articles avec une fiche article organisée en 5 parties (5 onglets). Cette présentation vous permet d’optimiser votre saisie et d’accélérer de façon significative la consultation des informations contenues dans la fiche de l’article.

 

Cliquez sur le bouton  du menu graphique. Puis le choix "Les articles" si vous voulez afficher la liste à l'écran des articles existants dans votre dossier.

 

L'écran suivant apparaît :

 

 

Ce tableau de bord vous propose la liste de l’ensemble des articles, et il vous permet de poser différents filtres pour adapter cette liste selon l'action souhaitée, par exemple pour la modification successive d'articles sélectionnés au préalable, ou pour imprimer une liste d'articles, ou exporter vers EXCEL les données affichées dans les colonnes.

 

Depuis la version 10.07 Oxygène, vous pouvez gérer un droit utilisateur afin d'interdire à certains utilisateurs l'accès à des données de stock et d'achat.

Il s'agit du droit ci-dessous :

 

Ce droit utilisateur est géré comme les autres droits de l'application de gestion commerciale, cf aide Definition_des_droits_d_acces.htm.

Si ce droit est désactivé pour certains utilisateurs, ceux-ci ne verront pas  les données suivantes :

-  les 2 colonnes « fournisseur » et « prix achat » dans les écrans de liste des articles

 

Depuis la version 10.08 Oxygène : vous pouvez ajouter le descriptif des articles dans les colonnes de cet écran.

Pour cela faire un clic sur le bouton "+" jaune dans le bandeau de titre des colonnes puis "colonnes" puis cliquer sur celle appelée "Descriptif. tout en bas de la liste des colonnes proposées :

 

 

La colonne appelée "Notes" n'est plus utilisée depuis la version Oxygène 8.06. Le descriptif des articles est géré en taille illimitée et la colonne correspondante est "Descriptif".

Le classement de la liste

 

Comme pour toutes les listes écran, le contenu est classé par défaut sur un critère, ici il s'agit des codes articles. Mais vous pouvez choisir de classer votre liste sur un autre critère, par exemple le code 2 si vous l'utilisez, la désignation, la famille, etc. Choisissez le classement de votre liste en déroulant la liste de la zone Classement.

Dans cette liste vous avez 2 types de zones de classement : celles avec un index, et celles sans index : si avec index vous avez le nom de la zone, si sans index ce nom de zone est suivi de petits points, par exemple ci-dessous les zones du code et du code 2 sont avec index, la zone Famille est sans index.

 

 

Cette notion d'index est importante pour le classement : en effet les zones avec index vont permettre un classement qui se fera rapidement, les autres zones peuvent donner un tri plus lent selon le nombre d'articles à classer. Si vous avez un grand nombre d'articles, par exemple plusieurs dizaines de milliers, il faut éviter de les classer sur des zones non indexées.

 

Vous avez également la possibilité de classer la liste par les données des colonnes de l'écran, pour cela double cliquer sur le titre de la colonne, et le tri va s'effectuer selon le contenu de la colonne choisie. Une petite flèche noire apparaît et en cliquant dessus vous pouvez inverser le tri, et passer du mode croissant au mode décroissant. Pendant le tri sur une colonne, une jauge est affichée avec le temps que va durer le tri et un bouton "annuler" permettant d'abandonner le tri si le temps est trop important, par exemple en cas de gros volume de données. Dans l'exemple ci-dessous le temps restant pour le tri sur le code famille est estimé à 5 secondes, et on peut abandonner en cliquant sur le bouton "annuler".

 

 

Il faut éviter de lancer un tri sur des données non indexées en cas de gros volume de données. Si vous obtenez un temps de tri trop important il vaut mieux abandonner, et poser des filtres de sélection au préalable afin de réduire le nombre d'articles à trier. 

Les filtres de sélection à partir du tableau de bord

 

Afin de réduire la liste et pour sélectionner une population d'articles, vous disposez de plusieurs sélections possibles en haut de l'écran. Par exemple vous pouvez limiter la liste aux articles d'une seule famille, ou selon le début de leur code, ou encore selon une séquence de caractères contenue dans leur désignation.

 

Vous pouvez aussi utiliser les filtres pour trouver un article par sa désignation, en saisissant la désignation ou une partie de cette désignation dans la zone de sélection "désignation contient".

 

De la même manière, vous pourrez, à partir des trois critères de classification que vous avez pu définir dans les fiches articles, réduire la liste en les choisissant comme filtre. Le choix des termes à utiliser pour classer vos articles est libre (Cf. Classification des articles dans le chapitre des paramètres généraux). Une fois ces filtres posés, seuls les articles appartenant à ces critères s’affichent dans la liste.

 

Vous avez également la possibilité de filtrer par un fournisseur pour afficher la liste des articles provenant d’un fournisseur.(Onglet fournisseur). Il s'agit du fournisseur principal des articles. Ce filtre ne permet pas de sélectionner sur les autres fournisseurs des articles. Pour le faire, il faut utiliser le traitement de gestion des références articles / fournisseurs.

 

Depuis la version Oxygène 11.02 des filtres par type d'article ont été ajoutés afin de faciliter la recherche. Par exemple vous pouvez visualiser uniquement les articles assemblés, ceux interdits à la vente, etc. Ces filtres sont visibles en fonction des options que votre dossier intègre, par exemple le filtre sur les lots ne sera pas visible si cette option est absente ou pas encore activée.

 

Cas sans la gestion des lots :

 

Cas avec la gestion des lots :

 

Idem si vous utilisez la gestion par numéros de série, dans ce cas un filtre supplémentaire est possible par ce critère :

 

Exemple d'utilisation de filtres : vous voulez imprimer des étiquettes de vos articles, vous pouvez sélectionner ceux autorisés à la vente, afin de ne pas imprimer d'étiquettes pour les articles interdits à la vente.

 

Tous les filtres que vous posez dans cet écran sont repris en cas d'impression de la liste des articles. Idem en cas d'export vers un fichier EXCEL, ce qui est très pratique pour générer des fichiers EXCEL de vos articles avec les sélections souhaitées. Pour effectuer un export, personnalisez les colonnes de la liste à l'écran afin de conserver les données que vous voulez exporter, posez vos filtres, puis utilisez le bouton 

 

De la même façon, si vous avez posé des filtres de sélection et qu'ensuite vous passer en modification sur l'un des articles sélectionnés, quand vous allez utiliser les fonctions "suivant / précédent" pour passer d'un article à l'autre, les filtres seront toujours actifs. Cela peut être intéressant pour faire défiler les articles d'une famille, mais il faut bien se souvenir que des filtres ont été posés.