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Afin
de pouvoir effectuer la clôture annuelle de votre exercice, il faut tout
d'abord valider définitivement vos écritures, par la fonction Imputation
du brouillard, puis faire une clôture
mensuelle de vos journaux.
La clôture d'exercice s'effectue en 2 étapes :
- Clôture annuelle de la comptabilité (création du journal Clôture avec solde des comptes 6 et 7)
- Ouverture annuelle de la comptabilité (création journal Ouverture avec reports à nouveau des comptes de bilan)
Pour lancer la clôture annuelle de votre exercice, choisissez :
L'écran suivant apparaît :
Vous avez deux possibilités pour effectuer votre clôture : vous pouvez soit lancer directement la clôture, soit effectuer un contrôle avant clôture afin de sécuriser au maximum la procédure de clôture.
Le contrôle de la clôture
Cliquez sur le bouton 'icône 
pour lancer le contrôle
de clôture. L'écran suivant apparaît alors :
Le logiciel vous indique alors les différents contrôles qui vont avoir lieu.
Validez cet écran pour confirmer le lancement du contrôle
par.
Un écran de confirmation est alors affiché :
Dans ce même écran, en grisé, sont notées les différentes étapes du contrôle en cours.
Lorsque celui-ci a terminé les contrôles, un compte-rendu est généré.
Ce compte rendu de contrôle de faisabilité se présente sous forme de paragraphes dont vous trouverez un extrait ci-dessous :
Les points de contrôle mentionnés dans le compte rendu sont les suivants :
- Vérification des paramètres généraux
- Vérification de la situation des comptes
- Vérification de la clôture mensuelle des journaux
- Calcul du résultat de l'exercice
- Une conclusion globale sur les possibilités de clôture
Pour chacun de ces points de contrôle, vous obtenez en détail les traitements à effectuer impérativement pour permettre la clôture.
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Exemple |
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Exemple de compte rendu : · Le compte 4710000 doit être soldé en fin d'exercice (ceci est une propriété de la fiche compte dans le plan comptable) (Total débit = 415 487,44) (Total crédit = 0,00) · Le compte 401AUCL possède encore des mouvements non imputés définitivement (il faut les imputer avant de clôturer l'exercice). |
A la fin du compte rendu, deux cas sont possibles :
û La clôture n'est pas possible :
Vous obtenez le résultat de l'exercice, ainsi qu'une conclusion finale : "L'état actuel de la comptabilité ne permet pas la clôture de l'exercice. Il faut d'abord corriger les erreurs citées sur ce compte rendu".
Corrigez alors les erreurs mentionnées et lancez à nouveau la clôture annuelle.
û La clôture est possible :
Vous obtenez le résultat de l'exercice, ainsi qu'une conclusion finale : "L'état actuel de la comptabilité permet la clôture de l'exercice".
Dans tous les cas, la mention -FIN DU COMPTE RENDU- figure en dernière page du compte rendu.
Le lancement de la clôture
En cliquant directement sur l'icône 
depuis l'écran de clôture
annuelle,
l'écran suivant apparaît :
La procédure de clôture effectue dans un 1er temps l'archivage FEC au format DGFIP 2014 de votre dossier de comptabilité si vous avez acquis l'option Archivage FEC
Attention, si cette option n'a pas été
activée, vous devrez réaliser manuellement cette opération qui est une
obligation légale (cf. Archivage
FEC)
Répondez à chacune des questions qui sont posées puis tapez le mot CLOTURE dans la zone de saisie correspondante.
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Remarque sur les comptes lettrables et les comptes de trésorerie : Si vous ne gérez pas le lettrage pour certains comptes paramétrés comme LETTRABES, il faut dans ce cas aller dans la nomenclature des comptes (Menu "Paramétres" / "Spécifiques au dossier"), puis enlever les racines correspondantes dans la nomenclature " LETTRABLE ". Pour les comptes NON LETTRABLES, la clôture ne générera qu'un solde report.
De même pour vos comptes de trésorerie : si vous n'effectuez pas le rapprochement bancaire sur vos comptes de banque, il faut décocher l'option "Gestion du rapprochement bancaire " dans les fiches des comptes de banque (onglet « Généralités ») . Sinon, toutes les écritures non rapprochées seront reportées en détail dans l'écriture d'à-nouveaux, au lieu de n'avoir qu'un solde report. |
Le dossier archive est un dossier qui contient une copie des données capturées à la fin d’une période donnée, par exemple après clôture, et dont le seul but est la consultation en ligne de données anciennes. Les dossiers "archive" ne sont plus modifiables. En revanche, ils sont consultables par le logiciel et convertis automatiquement lors de ses mises à jour successives afin qu’ils puissent rester accessibles.
L'archive des fichiers au format BOI est une copie d’une sélection cohérente ou de toutes les tables de la base de données, pour un dossier spécifié, à un instant donné. Les données archivées sont converties dans un format ouvert compatible avec les spécifications de l’arrêté du 11 octobre 2005 pris en application de l'article L. 47 A du livre des procédures fiscales. Chaque fichier d’archive est accompagné d’un fichier texte complémentaire qui spécifie, entre autre, la date et l’heure de l’archivage, le format, la liste des champs, leur noms et formats, indique également le jeu de caractère utilisé et liste les liens vers les autres fichiers archives de même format qui permettent de comprendre les codifications utilisées. L’utilisateur sera régulièrement convié à utiliser la fonction d’archivage pour réaliser une archive des données au moments clés de la vie du dossier. Important : les archives doivent être sauvegardées et les sauvegardes conservées et contrôlées régulièrement.
En fonction des réponses que vous allez fournir, le logiciel va afficher une série de messages vous indiquant les actions à effectuer impérativement avant le lancement de la clôture.
S'il vous reste des écritures à saisir pour l'exercice, le message suivant apparaît :
Si le lettrage des comptes n'a pas été effectué ou terminé, le message suivant apparaît :
Il faut donc répondre oui à la question correspondante même si vous n'effectuez pas de lettrage des comptes.
Si le rapprochement bancaire n'a pas été effectué ou terminé , le message suivant apparaît :
Il faut donc répondre oui à la question correspondante même si vous n'effectuez pas de rapprochement bancaire par le logiciel.
Si des journaux n'ont pas été clôturés, le message suivant apparaît :
Si vous n'avez pas effectué de double sauvegarde de votre comptabilité, le message suivant apparaît :
En fonction des différents messages qui apparaîtront, vous devrez effectuer les actions correspondantes, puis répondre à nouveau au questionnaire.
Dans le cas où vous n'avez plus d'écritures à saisir, où le lettrage des comptes a été effectué, où tous les journaux sont clôturés et votre sauvegarde a été faite, un message vous demande de confirmer par deux fois le lancement de la clôture.
puis
L'exécution de la clôture
Lorsque le lancement de la clôture est possible, le compte rendu de contrôle de faisabilité vous indique la mention suivante : "L'état actuel de la comptabilité permet la clôture de l'exercice"
Si l'option archivage automatique des exercices a été activée au niveau des paramètres du dossier (onglet Exercice), un écran de contrôle apparaît avec demande de validation de la copie du dossier.
Le code dossier archive par défaut proposé est le <nom du dossier>+<année sur 2 caractères>. Ce code peut être modifié. Un exercice archivé est déclaré clôturé afin d'interdire toute saisie ou modification d'écritures.
Si un exercice est archivé, il sera ensuite possible, à partir du nouvel exercice issu de la clôture, de consulter les écritures N-1 et N-2 des exercices archivés (boutons N-1 et N-2 dans l'écran de consultation des comptes)
Lorsque la procédure de clôture est terminée, le message suivant apparaît :
Votre clôture est désormais terminée.
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Une fois la clôture terminée, il est nécessaire d'effectuer la Réouverture du nouvel exercice afin de pouvoir travailler dans ce dernier : reportez vous à la rubrique Réouverture de la comptabilité |
Traitement de l'analytique en clôture d'exercice (en option, contactez MEMSOFT ou son réseau de revendeurs agréés)
Si vous avez défini des sections analytiques à clôture non annuelle (voir Gestion de l'analytique, Les sections analytiques ), les mouvements des comptes ainsi que les ventilations analytiques correspondantes sont conservées dans le journal des reports analytiques.
Ainsi, vous pouvez retrouver très facilement les mouvements des sections analytiques des exercices précédents et qui ne correspondent pas à une clôture annuelle.
Les documents comptables après clôture
Pour éditer les documents comptables après clôture, il vous suffit de lancer toutes les éditions de type grand livre, journaux, balances etc... comme cela a été expliqué dans le chapitre Les éditions.
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Même si vous n'éditez pas les éditions de fin d'exercice, vous pourrez ouvrir l'exercice suivant sans difficulté. Il est néanmoins plus simple de sortir toutes les éditions de clôture au moment où celle-ci s'effectue afin d'éviter d'avoir à consulter à nouveau un dossier antérieur. |