LE SUIVI DE LA FACTURATION

 

Cette fonctionnalité permet de consulter l'avancement de la facturation des sessions de formation. Il permet aussi de lancer la facturation, consulter les factures créées et les sessions.

Comme pour tous les écrans de type liste, vous avez la possibilité de gérer les colonnes de la liste par les choix de gestion des colonnes, clic sur le signe + du bandeau de titre des colonnes, ou clic droit sur le bandeau.

 

Permet de personnaliser les colonnes de la liste, même fonction que si clic sur le "+" du bandeau de titre.

 

Cette liste intègre les fonctionnalités habituelles de gestion des colonnes, tri, affichage des cumuls, filtres avancés, export EXCEL. Par contre, on ne peut pas ici gérer les documents liés.

 

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Contenu de la liste

 

Par défaut le traitement se positionne sur la session la plus récente de la liste. Les sessions sont classées par leur numéro.

Les sessions de formation proposées dans cette liste sont les sessions validées définitivement ou pas, non déclarées comme étant annulées.

 

Le contenu de la liste est le suivant :

- Pour les sessions avec facturation globale, on a une ligne par stagiaire dans cette liste, et le code de la colonne "Type Fact" est vide, le jour de stage également.

- Pour les sessions avec facturation par date, on a une ligne par couple stagiaire / date et le type facturation est égal à "D". Le jour de stage est renseigné ligne à ligne.

 

Type de facturation : la lettre "D" signifie que c'est une session avec facturation par dates, si colonne vide c'est le cas inverse : session qui sera facturée sans possibilité de détailler par dates.

Dans tous les cas,on pourra sélectionner les stagiaires à facturer si on souhaite créer plusieurs factures en séparant les stagiaires d"un client.

 

Jour de stage

En cas de facturation par date, chaque jour du stage est indiqué ici.

 

Colonnes pour le gestion des absences : "absent" et "date de rentrée" : ces 2 colonnes sont cachées par défaut. Cf la page d'aide GESTION DES ABSENCES expliquant en détail les impacts des absences dans les différents traitements de l'application.

 

Coût : il s'agit du coût total pour le stagiaire, Si on a une ligne par stagiaire et pas de détail par date, ce sera le coût du stage pour le client divisé par le nombre de stagiaires. Si on a une ligne par stagiaire et par date, le coût sera celui pour le client divisé par le nombre de stagiaire et par le nombre de jours du stage.

Exemple d'un stage avec coût pour le client = 300 et 2 stagiaires : si facturation globale, chaque ligne de stagiaire aura un coût de 150 Si facturation par dates, et stage de 3 jours, chaque ligne stagiaire / jour de stage aura un coût de 50. (300 divisé par 2 puis divisé par 3).

 

OPCO et Mt facturé à l'OPCO : si le stagiaire a fait l'objet d'une prise en charge, ce sera indiqué ici, car on va facturer l'OPCO.

Dans ce cas on a la colonne "MT facturé à l'OPCO" qui est renseignée, avec le même calcul que pour le coût affecté au client du stage : coût OPCO total saisi pour le client, divisé par le nombre de stagiaires, et si facturation par dates, divisé par le nombre de jours du stage.

 

Si vous utilisez la gestion des absences, les coûts facturés et à facturer seront impactés. Cf la page d'aide GESTION DES ABSENCES expliquant en détail les modes de calcul.

 

N° facture client : si une facture a été adressée au client, cette colonne contient le numéro de la facture de la Gestion Commerciale.

N° facture OPCO : si une facture a été adressée à l'OPCO, cette colonne contient le numéro de la facture de la Gestion Commerciale.

 

Dans le cas d'une ligne de la liste non encore facturée ces 2 colonnes sont vides.

Rappel : on ne peut pas décider de facturer le coût dû par le client du stage sans facturer le montant pris en charge par l'OPCO associé quand il y en a un.

 

 

Sélection des formations à visualiser dans la liste

 

Formation n°

On peut sélectionner le  stage à facturer en saisissant le numéro d'une session de formation. Inutile de saisir les pré zéros.

Appuyer sur la touche TAB du clavier pour activer ce filtre, ou faire un clic dans une autre zone de l'écran.

 

Client

On peut demander de filtrer les sessions d'un client, il s'agit ici du client qui a suivi le stage. Soit en saisissant directement son code, soit en allant chercher le client dans la liste avec le bouton

 

Stagiaire

On peut demander de filtrer les sessions d'un stagiaire, à condition d'avoir au préalable sélectionné un client, en allant chercher le stagiaire dans la liste des contacts du client avec le bouton

 

OPCO

On peut demander de filtrer les sessions d'un OPCO. Soit en saisissant directement son code, soit en allant chercher l' OPCO dans la liste avec le bouton

 

Dates début et date fin

On peut sélectionner les sessions par les dates de stage.

 

Type

 

- Tous : tous les stagiaires et tous les jours de stage

- Facturés : uniquement les éléments facturés

- A facturer : uniquement les éléments non facturés

 

Permet de remettre à vide les zones de sélection et de revenir a la liste complète des sessions.

 

 

Les boutons en bas de l'écran

 

Permet d'accéder à la session de formation de la ligne sélectionnée. Par exemple, si on constate qu'il manque un OPCO sur une session, on peut par ce bouton aller modifier la session directement sans repasser par le menu de l'application.

 

 Permet d'accéder à la facture qui a été créée pour le client du stage. Cela ouvre la facture en Gestion Commerciale. Ce bouton est grisé si la ligne en cours n'a pas de facture pour le client.

 

Permet d'accéder à la facture qui a été créée pour l'OPCO. Cela ouvre la facture en Gestion Commerciale. Ce bouton est grisé si la ligne en cours n'a pas donné lieu à une facture à un OPCO.

 

On sait comment chaque ligne a été facturée car on a dans les colonnes de la liste les 2 numéros de facture : colonne "N° facture Client" si une facture a été faite au client, et "N° facture OPCO" si une facture a été générée pour l'OPCO.

 

Permet de lancer le traitement de facturation directement sans repasser par le menu de l'application.