Envoi du ticket par mail

Vous trouverez ci-dessous les explications concernant cette fonction d'envoi d'un ticket de caisse par mail. Pour pouvoir utiliser cette fonction d'envoi par mail il faut que le paramétrage des envois de mail soit effectué au préalable.

 

Dans les chapitres ci-dessous, vous trouverez les éléments permettant de configurer les paramètres, et comment utiliser cette fonction d'envoi PDF mail du ticket de caisse.

Le bon fonctionnement de ce traitement dépend des paramétrages que vous devez avoir effectués au préalable. il y a 3 niveaux de paramétrage à réaliser :

- Paramétrage du protocole d'envoi par utilisateur Oxygène Paramètres d'envoi

- Paramétrage de l'imprimante PDF Paramètres imprimante PDF

- Paramétrage des envois de mails pour les tickets TPV Paramètres pour envoi ticket TPV

 

Une fois tous ces paramètres renseignés, vous pourrez utiliser cette procédure d'envoi par mail. Envoyer un ticket par mail

- Soit dès l'enregistrement d'un ticket : envoi mail lors de la création du ticket

- Soit à la demande, pour un ticket existant.

 

Paramétrage du protocole d'envoi par utilisateur Oxygène

 

Ces paramètres sont gérés distinctement pour chaque utilisateur Oxygène. Cela signifie que si vous travaillez en mode mufti utilisateurs, par exemple si vous avez plusieurs utilisateurs qui créent des tickets TPV, il faudra configurer ces paramètres une fois pour chaque utilisateur.

Pour cela  il faut passer par le menu accueil Oxygène, puis dans le menu de gauche ouvrir le choix "Utilisateurs" :

 

 

Le lancement du traitement "Utilisateurs" ouvre un écran avec la liste des utilisateurs Oxygène, et dans cette liste vous avez un bouton pour le paramétrage des envois mail : il s'agit de gérer le paramétrage du protocole d'envoi, à savoir le type d'envoi (MAPI ou SMTP), l'adresse mail expéditeur, etc.

 

 

Sinon vous pouvez aussi accéder à cette fonction par l'onglet "Configuration" du menu accueil Oxygène, puis utiliser le choix "mes paramètres personnels" :

 

Voici l'écran de ce paramétrage :

 

 

Indiquer dans les zones "libellé" et "E-Mail" le nom et l'adresse mail de l'utilisateur Oxygène en tant qu'expéditeur des mails.

 

Il y a deux façons d’envoyer des e-mails à partir d'Oxygène : En mode MAPI, qui va utiliser votre logiciel de messagerie, par exemple Courrier de Microsoft, ou Outlook, installé sur votre PC (paramètres à indiquer à gauche), ou en utilisant le protocole SMTP intégré dans Windows (paramètres à indiquer à droite).

 

Depuis la version 11.02 Oxygène il existe une 3ème possibilité de paramétrage, qui permet d'utiliser un serveur d'envoi des mails géré par Memsoft. Ce procédé permet de déléguer ces envois à Memsoft, afin de s'affranchir de ce paramétrage qui parfois s'avère complexe à effectuer. Cette nouvelle option s'active en décochant la case :

Dans ce cas la fenêtre de paramétrage est cachée, seule l'adresse mail de l'utilisateur oxygène reste saisissable :

 

 

 

 

Vous trouverez le détail du mode de fonctionnement de cette option non personnalisée ici paramétrage SMTP non personnalisé

 

Le protocole MAPI n'est utilisable que si l’on dispose d'un client de messagerie avec un compte opérationnel sur l'ordinateur sur lequel l’application Oxygène est utilisée. Ce n’est pas toujours le cas.

Par exemple, si votre application Oxygène fonctionne sur un serveur distant que vous appeler avec une connexion de type RDS, elle est exécutée via une "Connexion bureau à distance" et, bien que l’affichage et la saisie se fassent sur le PC local, l’application est en réalité exécutée sur le serveur. Il est, dans cette configuration, assez fréquent que le compte e-mail de l’utilisateur soit défini en local sur le PC.

L’application qui fonctionne sur le serveur ne peut alors pas envoyer de commandes à Outlook ou Courrier qui se trouve sur votre poste. Il faut alors, soit créer un second compte de messagerie pour l’utilisateur sur le serveur et autoriser l’exécution de Outlook Express dans sa session RDS, soit utiliser l'option SMTP qui ne nécessite pas de compte de messagerie pour chaque utilisateur.

 

En résumé, il est conseillé d’utiliser :

En mono poste configuration locale : MAPI ou SMTP, personnalisé ou non

En connexion à distance, RDS / Citrix ou si mode hébergé cloud : SMTP, en mode personnalisé ou non

 

Dans le cas où les deux protocoles sont possibles, il existe d’autres éléments de choix car les possibilités ne sont pas exactement les mêmes.

Dans les deux cas, on pourra envoyer un e-mail à un ou plusieurs destinataires, à des destinataires en copie, avec ou sans pièces jointes. Mais, comme le montrent les paramètres demandés dans l’écran :

Sous "MAPI", on peut afficher la fenêtre classique de saisie de message pour le modifier avant l'envoi.

Sous SMTP en mode personnalisé, on peut demander un accusé de réception et un accusé de lecture. A l’exécution, on pourra aussi préciser la priorité du message pour que l’utilisateur ait l’icône appropriée dans sa liste de messages.

 

Si l’on choisit SMTP en mode personnalisé, comme on n’utilise pas de compte de messagerie, il faudra indiquer ici le compte SMTP de la société et l’adresse e-mail de l’utilisateur pour les retours. De façon optionnelle, on peut indiquer le nom de l’expéditeur pour un affichage plus clair chez le destinataire. Ce sont ces mêmes indications qui sont demandées lors de la création d’un compte dans une application de mail comme Courrier ou Outlook.

 

Ce bouton permet de vérifier que vos paramètres d'envoi sont corrects. Un mail de test est envoyé, si cela réussit vous avez un message qui vous le signale. Si cela ne réussit pas, un message vous l'indique et vous devez corriger vos paramètres. Tant que ce test ne fonctionne pas vous ne pourrez pas procéder à des envois de mails à partir d'Oxygène, il est donc primordial de passer par ce test.

 

 

Paramétrage de l'imprimante PDF

 

La création du fichier PDF se fait par le biais d'une imprimante virtuelle de création de fichiers au format PDF. Vous pouvez utiliser celle qui est intégrée dans Oxygène, nommée "imprimante "PDF Memsoft". Elle est automatiquement configurée lors de l'installation d'Oxygène et le paramétrage ci-dessous est également effectué automatiquement.

 

Si vous préférez utiliser un autre outil de génération des PDF, par exemple PDF CREATOR, il faut le paramétrer afin que la création des PDF soir en mode "enregistrement automatique". Et il faudra changer l'imprimante PDF dans Oxygène. Pour cela vous devez passer par le menu accueil Oxygène, choix "Paramétrage", puis "Paramétrage PDF" :

 

Vous avez alors cette fenêtre qui s'affiche :

 

 

Par défaut, le répertoire est celui ci-dessus si votre application Oxygène est installée sur votre PC en mode local.

Selon la version Oxygène ce répertoire peut être différent : par exemple en version 11.01 vous aurez C:\Program Files x86 \ Memsoft oxygene \ PDF.

 

Si vous voulez changer ces paramètres, utiliser le bouton "modifier". Dans ce cas le traitement va afficher cet assistant :

 

 

Il est conseillé de choisir l'imprimante PDF Memsoft afin que le paramétrage soit réalisé de manière automatique. Dans le cas du choix d'une autre imprimante virtuelle,c'est à vous de la configurer.

Toutefois si vous choisissez une imprimante PDF Creator, le bouton "configuration automatique" est accessible, et il vous permet de configurer facilement votre PDF Creator en lien avec Oxygène.

 

 

 

 Cette case à cocher permet de lancer l'affichage de chaque PDF généré dans Oxygène, avec un outil adéquat, par exemple Adobe Reader. Nous vous conseillons de ne pas cocher cette case car dans ce cas le lancement de cet affichage peut prendre un temps assez long et ralentir votre utilisation de la gestion des PDF dans Oxygène.

Dans le cas des envois de tickets TPV par mail, cette option n"est pas utilisée, l'assistant d'envoi permet de consulter le PDF. Cette case doit donc rester non cochée sauf cas exceptionnel.

 

Une fois les paramètres remplis cliquer sur le bouton "suite" et vous avez cette 2ème fenêtre qui apparaît :

 

 

Vous devez indiquer ici le répertoire de stockage des fichiers PDF qui vont être générés dans toutes vos applications : gestion commerciale, paie, Activité Formation, TPV, etc.

Il est conseillé de laisser le répertoire proposé par défaut, ce répertoire est utilisé à la fois pour générer provisoirement les PDF tickets de caisse et pour stocker les PDF si par exemple vous utilisez les envois PDF pour les factures clients en gestion commerciale Oxygène.

 

Pour les tickets TPV les fichiers PDF sont créés et conservés juste le temps de les envoyer par mail, ensuite ils sont supprimés. Ceci pour éviter d'occuper de la place disque en cas de gros volume de données.

 

Dans certains cas vous pourrez gérer un autre répertoire, par exemple en Gestion Commerciale vous avez un répertoire différent possible pour les factures vente. Dans le cas de l'application paie, idem, vous avez un répertoire dédié pour les bulletins de paie.

 

Une fois le répertoire rempli, cliquer sur le bouton "suite" et vous avez cette 3ème fenêtre :

 

 

Si la création du fichier PDF de test a réussi, cliquer sur "consulter" afin d'ouvrir ce fichier PDF de test, ce qui permet à Oxygène de vérifier que le répertoire de stockage est correct. Puis sortir du traitement par le bouton "Sortie".

Si la création du fichier PDF de test n'a pas réussi, vous aurez un message d'alerte et vous devez revenir dans les fenêtres précédentes et corriger vos paramètres.

 

Le logiciel préconisé par Memsoft en dehors de l'imprimante Memsoft, est PDF Creator de PDF Forge. Afin de paramétrer PDF Creator pour l'utiliser dans Oxygène, voir l'aide https://aides.memsoft.fr/aide/oxygene/parametrage_pdfcreator.htm

 

Paramétrage des envois de mails pour les tickets TPV

 

Comme pour tous les cas d'envoi de mail des documents de la gestion commerciale Oxygène, l'envoi des tickets TPV nécessite un paramétrage dédié. Ce paramétrage est géré en gestion commerciale, par le menu du bouton "Paramètres", puis le choix "Les paramètres de la société", et ensuite l'onglet "Envois mails". En bas de l'écran vous avez ceci :

 

 

Ce bouton permet d'accéder aux éléments dédiés à l'envoi de chaque type de document, dont celui pour les tickets TPV : type de destinataires, contenu de l'objet et du message des mails, sont à définir pour chaque type de document.

Le  traitement affiche la liste des paramétrages existants :

 

 

Le logiciel a créé ces éléments lors de la création de votre dossier, ou bien lors de l'installation de la version Oxygène.

 

Si dans votre dossier il manque le paramétrage pour les tickets de caisse, il vous faut le créer manuellement.

Pour cela utiliser le bouton en haut de la liste,, et créer le paramétrage pour le TPV en sélectionnant "Ticket de caisse TPV" dans la combo box pour le type de document :

 

 

Si cet élément existe, vous pouvez consulter ou modifier le paramétrage existant pour les tickets TPV.

 

Les boutons "voir" et "modifier" vous permettent de consulter ou de changer les paramètres de chaque type de document. Voici le paramétrage par défaut pour le cas des envois des tickets :

 

 

 

"Type de document" : cette zone n'est pas modifiable, elle est accessible seulement en cas de création d'un modèle, et dans ce cas vous devez choisir parmi la liste des types imposés. 

 

Onglet "Message"

 

Zones "Objet" et "Message"

Vous saisissez ici le texte de l'objet et du mail qui seront ceux par défaut lors des envois PDF d'un ticket de caisse.

Il s'agit d'un texte constant dans lequel peuvent être incorporés des éléments variables. Ces derniers peuvent être définis en insérant dans le texte des codes courts entre crochets qui seront remplacés lors de l'envoi du mail par leur valeurs réelles. Ces valeurs sont des données de votre dossier. Par exemple le n° ticket, la date, etc

 

Variables pré définies

Chaque type de document peut gérer jusqu’à dix variables pré définies. Ce bouton permet de les définir et de les ajouter dans le corps du message ou dans la partie "objet du message".

 

Par défaut il y a 2 variables pré définies dans le cas des tickets de caisse : le n° de ticket et sa date :

 

 

Vous pouvez ajouter d'autres variables en cliquant sur le bouton , puis choix "Définir" et "ajouter".

 

Choisir le champ de la table que vous voulez utiliser ensuite comme variable pré définie, avec le bouton .

Ce bouton vous donne la liste des champs du ticket de caisse, et vous pouvez en sélectionner un.

 

il est possible aussi de faire appel à des champs de tables secondaires par le biais des liens entre les champs, par exemple la table des tickets de caisse a un lien avec la table des clients, un autre avec la table des caissiers, etc.

 

Exemple pour ajouter le nom du caissier comme variable pré définie :

Pour cela utiliser le lien du champ "Caissier" de la table des tickets en cliquant sur la ligne "Caissier" de la liste de gauche : cela ouvre la liste de droite, et dans celle-ci sélectionnez "Nom" :

 

Choisir dans la liste de droite le champ "Nom" par un double clic, cela sélectionne ce champ et affiche ceci :

 

 

 

Cliquez sur le bouton "suite". 

 

 

Donner ici un code à la variable, ce code sera ensuite visible dans le paramétrage. Vous pouvez laisser le code proposé, dans notre exemple comme il s'agit du caissier nous avons choisi NOM CAISSIER comme code pour cette variable. Ensuite cliquez sur le bouton "Suite" :

 

 

Donner un libellé à votre variable, là aussi vous pouvez garder le libellé proposé ou le modifier selon la donnée que vous avez définie. "Valider" permet d'enregistrer la nouvelle variable pré définie.

 

Ensuite cette nouvelle variable est proposée dans la liste quand on passe par le choix "insérer" :

 

Le choix "insérer" permet de placer une variable pré définie à l'intérieur du message ou de l'objet en la sélectionnant.

Et cela reprend le code de la variable entouré de crochets : ci-dessous nous avons inséré notre variable pré définie "nom du caissier" dans le corps du message avec un texte la précédant "Vous avez été reçu(e) par M.". Nous avons aussi modifié le texte en ajoutant en début "Bonjour" et en fin une formule de politesse.

 

 

Ce qui donnera ceci en exécution de l'envoi du mail si le caissier s'appelle DUPOND pour le ticket n° 4 :

 

 

La variable sélectionnée est insérée systématiquement en fin du message ou de l'objet. Vous pouvez déplacer la variable en la sélectionnant avec ses 2 crochets et en faisant un copier / coller avec les touches clavier CTRL + C puis Suppr puis CTRL + V, si vous souhaitez mettre la variable à un autre emplacement.

 

Les développeurs ont également la possibilité d'utiliser des formules plus complexes, mais plus riches, pour remplir les 2 zones objet et message, il suffit d'indiquer au début de la formule : "formule="  ou "formule:". Si on utilise une variable pré définie et que le message ou l'objet débute par formule, on ajoutera au message (ou à l'objet) la variable en utilisant  la notation code table.code champ.

 

Onglet "Destinataires"

 

Il s'agit ici de définir les adresses mails destinataires qui seront reprises par défaut pour chaque envoi de ticket de caisse par mail. On pourra ajouter d'autres destinataires au moment de l'envoi d'un mail. En effet l'assistant d'envoi d'un ticket va afficher les éléments selon cette configuration, mais vous pourrez changer ces adresses des destinataires, en ajouter, les remplacer, etc.

 

Les envois de mail peuvent être effectués vers :

- le client du ticket de caisse s'il est référencé dans vos données de gestion commerciale (l'adresse mail utilisée est celle de son adresse de facturation)

- le contact principal du client du ticket (adresse mail : celle du contact principal)

 

Vous pouvez cocher plus d'une case si vous désirez envoyer les mails à plusieurs destinataires à la fois. Mais ce paramétrage ne concerne que les clients référencés dans votre gestion commerciale, en effet pour les tickets de caisse émis avec le client DIVERS ces données ne sont pas connues, et vous devrez saisir manuellement le ou les mails du destinataire lors de l'envoi de son ticket.

 

Dans le cas des envois des tickets par mail, il n'y a pas la notion de destinataire en copie ni en copie cachée, comme cela existe pour d'autres types de documents en gestion commerciale. Les possibilités de choix des destinataires sont limitées, par exemple on ne peut pas décider d'envoyer les tickets par mail aux mails des adresses de livraison des clients référencés.

 

 

Le choix "adresses libres" permet de saisir une ou plusieurs adresses fixes, indépendantes des clients des tickets de caisse. Par exemple pour envoyer par mail des tickets à un service de votre entreprise. Ce paramètre est rarement utilisé, mais il peut s'avérer utile lors des tests si vous souhaitez vérifier votre configuration. Si vous saisissez plusieurs adresses libres il faut les séparer par un point virgule.

 

 

Envoi d'un ticket par mail

 

Lors de la création d'un ticket de caisse, ou ultérieurement à partir de la consultation d'un ticket enregistré, vous pouvez procéder à l'envoi du ticket de caisse par mail, à condition d'avoir l'accord du client et son adresse mail.

 

Si le client n'est pas référencé dans votre application de gestion commerciale, vous avez créé le ticket avec le code client DIVERS, vous devez demander au client son adresse mail pour effectuer l'envoi. Cette adresse mail n'est pas conservée dans la base de donnée Oxygène. Le fichier PDF du ticket est lui aussi supprimé dans le répertoire de stockage des PDF dès que l'envoi du mail est achevé.

 

A tout moment vous pourrez relancer cet envoi, par exemple si le client vous le demande quelque temps plus tard. Dans ce 2ème cas, rappeler votre ticket en consultation et utiliser le bouton  en bas de l'écran.

Une fois l'envoi de mail demandé, vous aurez la fenêtre de choix du modèle de ticket comme pour le cas d'une impression papier.

 Si votre caisse est configurée pour imprimer les tickets vers une imprimante série, vous devrez choisir le modèle de ticket parmi les formats de type "petit format". En effet l'envoi par mail nécessite de générer le ticket au format PDF, et cela oblige à utiliser un modèle d'état ticket. 

 

Exemple de choix du modèle de ticket :

 

 

Une fois ce modèle choisi, le traitement génère le ticket au format PDF, vous avez une petite fenêtre qui s'affiche le temps de cette création :

 

 

Cette fenêtre affiche le nom du fichier PDF, ce nom reprend le code de la caisse, le n° du ticket, et le nom de votre société. Dans notre exemple ci-dessus, il s'agit du ticket N°4 de la caisse C1, pour la société BRICO.

 

C'est ce fichier PDF qui va être envoyé par mail au client. Une fois le PDF créé, le traitement affiche l'assistant d'envoi du mail, cet assistant est similaire à ceux existants en gestion commerciale :

 

 

Dans cet assistant on retrouve les éléments selon le paramétrage des envois des tickets que vous avez défini. L'objet du mail, le contenu du message, et l'adresse mail du destinataire sont automatiquement remplis. En fichiers joints on retrouve le PDF généré. Vous pouvez modifier ces éléments avant de lancer l'envoi du mail.

 

Adresse mail des destinataires :

Indiquez ici l'adresse mail à laquelle vous allez envoyer le ticket de caisse. Si vous en saisissez plus d'une, séparez chaque adresse mail par un point virgule. Si le client du ticket est un client autre que le client DIVERS, l'adresse mail est récupérée de la fiche client ou de la fiche contact en gestion commerciale. Si cette adresse mail est vide ou si le client du ticket est le client DIVERS, il faut la saisir manuellement, ou aller en chercher une en utilisant un des 2 boutons :

permet de sélectionner un client ou un contact principal parmi les clients enregistrés dans votre dossier de gestion commerciale, et cela récupère l'adresse mail de ce client ou de ce contact.

permet de sélectionner un contact enregistré dans votre dossier de gestion commerciale, pour récupérer son adresse mail.

Exemple de l'écran de choix d'une adresse mail client, obtenu en cliquant sur :

 

La liste contient les données des clients et de leur contact principal, avec les 3 adresses mail : mail de l'adresse de facturation, mail de l'adresse de livraison, mail du contact principal (colonne de droite). De cette façon,vous pouvez voir si des adresses mail manquent dans vos fiches clients et contacts, avant de les sélectionner.

 

 

On peut choisir l'adresse mail souhaitée pour le client sélectionné en cliquant sur ce bouton radio en haut à droite. Adresse mail de facturation, ou de livraison, ou adresse du contact, ou les 3 adresses.

Le bouton permet d'ajouter la ou les adresses mail choisies à celles déjà présentes dans la zone destinataire pour l'envoi du mail en cours.

Le bouton permet d'enlever les adresses mail déjà présentes dans la zone destinataire pour les remplacer par celle(s) sélectionnée(s) ici.

Le bouton va enlever les adresses mail présentes dans l'envoi en cours.

 

Objet et message :

vous retrouvez dans ces 2 zones le contenu issu du paramétrage d'envoi des tickets, avec le texte et les données du ticket. Dans notre exemple ci-dessus, on a le n° et la date du ticket, ainsi que le nom du caissier. Ces éléments peuvent être modifiés avant l'envoi du mail.

 

Gestion des pièces jointes au mail :

Par défaut le ticket au format PDF a été automatiquement inséré comme pièce jointe du mail. Cette PJ ne peut pas être enlevée. 

 

 Permet de consulter le fichier PDF généré pour contrôle avant l'envoi du mail. Ce bouton ouvre le fichier PDF avec un logiciel comme par exemple Adobe Reader. Pour que cela fonctionne vous devez avoir sur votre PC un logiciel permettant de consulter des PDF. Nous vous conseillons Adobe Reader car il est gratuit et simple d'utilisation.

On peut ajouter un ou plusieurs  fichiers joints en cliquant sur ce bouton, les fichiers ajoutés apparaîtront alors dans la liste.

Vous pouvez aussi ajouter des PJ avec la fonction "glisser / déplacer" : faites glisser avec votre souris des fichiers sélectionnés au préalable vers le dessin de la boîte aux lettres. Cela ajoute ces fichiers en tant que pièces jointes au mail.

On peut supprimer tous les fichiers joints que l'on a ajoutés, en cliquant sur ce bouton ré initialiser (ce bouton n'est actif que lorsque des fichiers ont été ajoutés). Seul le fichier PDF ticket que l'on a généré restera alors dans la liste, celui-ci ne peut pas être retiré des fichiers joints.

 

 

Envoi du mail :

 

  Cliquez sur ce bouton pour envoyer le mail. Le mail est alors envoyé, puis l'assistant d'envoi est fermé, et vous avez un retour au traitement initial, soit la création d'un nouveau ticket, soit la consultation du ticket.

 

Si le mail n'a pas pu être envoyé, un message indique à l'utilisateur pourquoi l'envoi n'a pas réussi et il lui propose de renouveler l'opération ou d'abandonner le traitement. Ce message précise le répertoire où se trouve le fichier PDF généré (afin de permettre de faire un envoi manuellement).

 

 

Ce cas peut se produire si le paramétrage n'est pas complet, le bouton "Relancer" permet de refaire un essai d'envoi, le bouton "abandonner" permet d'abandonner l'envoi pour vérifier que tous les paramètres sont corrects. 

 

Cf Paramètres pour les envois de mails pour le détail du paramétrage à effectuer pour les envois des tickets TPV.