Les mesures prises pour assurer la conservation des données

Le bulletin officiel des impôts n° 12 du 24 janvier 2006 définit le cadre juridique du contrôle des comptabilités informatisées en énonçant les principales règles afférentes à la tenue de comptabilités informatisées sincères, régulières et probantes, car constituées d’écritures comptables intangibles après validation, numérotées chronologiquement, assurant la permanence du chemin de révision entre l’écriture et la pièce justificative qui en est à l’origine et faisant l’objet d’une clôture périodique des comptes conformément aux dispositions du plan comptable général révisé de 1999.

 

Notez bien que, s’il concerne en premier lieu la Comptabilité, il couvre également les autres composants de la solution qui peuvent conduire directement ou indirectement à la production ou à la justification de pièces comptables, comme la gestion commerciale, la gestion d’affaires ou la paie.

 

L’instruction expose la teneur des obligations de présentation des documents comptables et de conservation des données. La réalisation par les contribuables d’une procédure périodique de « figement » des données dans des fichiers « archives » et la mise en place de la traçabilité d’éventuelles modifications de ces données deviennent ainsi incontournables.

 

De plus, les formats décrits à l’article A 47 A -1 du livre des procédures fiscales doivent être respectés pour qu’une copie de fichier soit acceptée par l’administration en cas de contrôle.

 

C’est pour aider l’entreprise à satisfaire à toutes ces obligations que Oxygène propose tout un ensemble de fonctionnalités, de contrôles et de documentations spécifiques dont le présent document fait partie.

 

Les principes mis en place dans ce but sont les suivants :

 

► Données en lignes

 

Par défaut, toutes les données des logiciels Oxygène sont accessibles en ligne.

Pour cela, les données sont réparties dans des dossiers, complétés par des dossiers archives.

 

Comptabilité :

Seul l’exercice non clôturé est accessible dans le dossier principal, éventuellement complété par les données de l’exercice suivant pendant la période de chevauchement. Les autres exercices sont stockés dans des dossiers archives également accessibles directement depuis le logiciel, mais non modifiables.

Certaines données sont consultables via le logiciel sur plusieurs exercices consécutifs permettant ainsi aisément de les mettre en perspective.

 

C’est l’opération de clôture de la comptabilité qui crée le dossier archive et élimine du dossier courant les données de l’exercice clôturé.

 

Toutes les données comptables des différents exercices sont donc directement accessibles à partir du logiciel.

 

Autres logiciels

Les autres logiciels conservent l’ensemble des données en lignes dans le dossier courant, sauf en cas de purge, lorsque cela est proposé. Une sauvegarde et une archive doivent impérativement être réalisées avant toute purge.

 

Aucune purge ne doit être réalisée si elle conduit à supprimer des données en rapport avec la période de conservation obligatoire des données en ligne.

 

La clôture effectuée en gestion commerciale permet de respecter l’obligation de non modification des mouvements d’une période clôturée, mais toutes les données restent néanmoins accessibles en ligne.

 

Une procédure spécifique permet de valider et enregistrer les procédures d’inventaires réalisées en gestion commerciale afin de permettre une justification de l’état et de la valeur du stock à l’issue de chacune d’elle. Un inventaire doit impérativement être réalisé avant clôture.

 

► Archives

 

En complément des données en ligne, Oxygène propose également la production d’archives.

 

Ces archives peuvent être réalisées à tout moment à la demande de l’utilisateur, mais leur production sera également suggérée par le logiciel qui dans certaines situations (clôture, fin d’inventaire, purge, etc.), proposera directement à l’utilisateur l’archivage du dossier.

 

Une archive n’est pas une sauvegarde :

1. • L’archive est une version des données figée à un instant donné et convertie dans un format ouvert ;

   • Une sauvegarde est une copie de sécurité permettant de faire face aux défaillances possibles du système d’information, tant sur le plan matériel, logiciel ou dans le cas d’une attaque extérieure (virus, intrusion, malveillance,etc.).

   • Il n’y a pas de procédure prévue pour recréer un dossier à partir de l’archive.

 

En fait les deux opérations sont complémentaires car la sauvegarde concerne aussi bien les données « vivantes », c'est-à-dire l’exploitation en cours, que les archives qui doivent aussi être préservées contre toute panne ou détérioration de support.

 

Lorsque que le logiciel vous demande de créer une archive, et même si cela est contraignant, faites le !

 

Le logiciel a été conçu pour vous rappeler ce besoin d’archivage aux moments importants de la vie de chaque dossier. Si le logiciel vous demande de réaliser une archive et/ou une sauvegarde, c’est que c’est important !

Si vous ne respectez pas ces demandes, vous risquez de ne pas pouvoir faire face à vos obligations de conservation et de traçabilité en cas contrôle fiscal.

 

Notez également que l’archivage ne concerne pas que la comptabilité.

En effet, n’oubliez pas que les obligations légales concernent non seulement le logiciel de comptabilité, mais également tout logiciel qui concourre à produire les écritures comptables ou tout autre éléments intervenant dans l’établissement du résultat, comme les ventes, les achats, l’inventaire du stock, les paies, etc.

 

En cas de manque de place, vous pouvez retirer une ou plusieurs archives du disque, à la condition de les avoir sauvegardées dans des conditions de sécurités correctes comme évoquées ci-après.

 

Archivage manuel : Il est également possible de réaliser une archive manuellement.

 

Archivage et Sauvegarde

Oxygène intègre différentes possibilités et fonctionnalités qu’il convient de distinguer afin de les utiliser correctement et éviter des confusions.

 

Fonction	Objet	Périmètre	Option Oxygène	Possibilité restauration
Archivage (norme BOI 2004)	Procédure strictement fiscale. Création d’un dossier archive à usage du contrôleur fiscal.	Dossiers et composants au choix.		Non
Archivage DGFIP 2014	Procédure strictement fiscale. Création d’un fichier FEC à partir des écritures comptables d’un exercice à usage du contrôleur fiscal.	Dossier comptable.	Exports Normés incluant l'archivage DGFIP – FEC	Non Remarque : reprise possible par importation dans un nouveau dossier.
Archive dossier (comptable)	Procédure comptable. Duplication du dossier comptable courant lors clôture exercice afin consultation exercice antérieur clos.	Dossier comptable.		Non
Sauvegarde	Procédure système. Copie de sécurité des fichiers Oxygène.	Dossiers au choix.	Sauvegarde Automatique	Oui