Tableau de bord des devis

 

Le tableau de bord des devis est un peu différent de celui utilisé pour les autres pièces. En effet, il propose des actions permettant de gérer l'état d'avancement ainsi que l'acceptation ou le refus des devis.

 

Lorsque des opérations de vente ont eu lieu, le tableau de bord des devis pourra être le suivant :

 

 

Ce tableau de bord vous propose la liste de l’ensemble des devis.

 

Il vous permet de poser différents filtres pour adapter automatiquement la liste, de choisir directement les différentes actions disponibles pour la gestion d’un devis en particulier et également de visualiser, d’un seul coup d’œil, l’état de la pièce grâce à la codification visuelle inscrite dans la liste.

Nouveauté depuis la version Oxygène 11.01 : le bouton "Choix des colonnes" permet de personnaliser les colonnes de la liste en cours, même fonctionnement que si on clique sur le "+" jaune dans le bandeau de titre des colonnes.

Les filtres de sélection

 

En plus des filtres disponibles sur les autres types de pièces (période, tiers, monnaie, ...) il est possible de filtrer les devis selon leur Type et de ne visualiser par exemple que les devis Acceptés / Validés. L'état "En cours" signifie que le devis n'est ni accepté, ni refusé.

 

 

 

Si l'application Oxygène CRM est active dans votre dossier la partie des filtres est un peu différente car il y a un filtre possible selon le type des devis, devis à des clients ou devis à des prospects. 

 

Nouveauté depuis la version Oxygène 11.01 : nouvelle colonne "PDF" vide si l'envoi PDF mail de la pièce n'a pas encore été effectué. Si l'envoi a été fait, cette colonne contient un logo vert et blanc :  A cette colonne est associé le filtre de sélection :

 

 

 

Tous les filtres posés peuvent être désactivés en un seul clic avec le bouton "Supprimer sélections". Seul le filtre de l'onglet purge ne sera pas désactivé.

 

 

Il est possible de visualiser facilement l'état d'un devis grâce aux codes de couleur  :

 

Code couleur	Etat de la pièce
vert	enregistrée modifiable
vert / jaune	enregistrée modifiable étape d'avancement entre 1 et 5
rouge	enregistrée modifiable validité dépassée
jaune	acceptée non modifiable
jaune / bleu foncé	acceptée Partiellement transformée
bleu foncé	acceptée soldée seulement consultable
rouge / noir	refusée soldée seulement consultable

 

Les différentes actions

 

Les différentes actions décrites ci-dessous sont déclenchées à partir du tableau de bord en cliquant sur les boutons disponibles mais également par menu contextuel en actionnant le clic droit de la souris sur la liste. Le menu contextuel vous propose par exemple l'acceptation / le refus de la pièce sélectionné. Certaines actions sont disponibles ou non selon l’état de la pièce sélectionnée dans la liste. Par exemple, si vous êtes sur un devis validé définitivement mais pas encore transformé, toutes les actions seront disponibles sauf celle de la validation définitive. Par conséquent, en vous déplaçant dans la liste vous constaterez la disponibilité ou non de certaines actions. En complément des filtres de sélection et des codes couleur, ce procédé permet de faciliter au quotidien votre utilisation de l'application.

 

Voici les fonctionnalités disponibles pour chaque pièce à partir:

- des boutons graphiques

- des menus déroulants Commandes ou Imprimer, ou du menu graphique

- du menu contextuel sur la liste (accessible par le clic droit de la souris):

La gestion des documents

 

 

 

 

"Accepter" permet de marquer la pièce courante comme acceptée. Une pièce acceptée est transformable mais n'est plus modifiable (c'est l'état équivalent à "Validé" pour les  autres types de pièces). L'état d'avancement du devis est alors à l'étape 6 et le pourcentage de réussite prévisible est de 100%.

 

Si le devis est celui d'un prospect (CRM actif) le fait d'accepter le devis va automatiquement passer le prospect en client : son type sera modifié.

 

"Refuser" permet de marquer la pièce courant comme refusée. Une pièce refusée est automatiquement soldée, c'est à dire qu'elle n'est plus ni modifiable, ni transformable. L'état d'avancement du devis est alors à l'étape 6 et le pourcentage de réussite prévisible est de 0%.

 

Si l'option Gestion des Contrats et Facture d'Abonnements a été activée,  il y a un choix supplémentaire "Transférer en contrat d'abonnement" qui permet de créer un contrat d'abonnement à partir d'une pièce de vente client, à condition que la pièce soit validée définitivement.

 

 

Si vous cliquez sur "Gérer" , vous entrez directement en consultation, par défaut, sur la pièce sur laquelle vous êtes positionné dans la liste. Vous pourrez ensuite, si vous le souhaitez, passer à la pièce suivante ou précédente. Pour modifier la pièce, passez en modification.

 

Si vous cliquez sur "Créer" , une pièce vierge apparaît.

 

Le choix de cette action vous permet d’entrer directement en création sur une pièce et d’enchaîner la création de plusieurs pièces.

 

Si vous cliquez sur "Valider" , une boite de dialogue vous permet d'indiquer que l'acceptation ou le refus de la pièce courante ou de la sélection de pièces.

 

Les transformations de pièces

 

Si vous cliquez sur "Transformer" , il est possible de transformer les devis acceptés et non soldés en d'autres pièces (commande / BL ou facture).

 

Par la commande "Naviguer" accessible à partir du menu contextuel ou du menu déroulant Commandes, vous avez également accès à l'historique de la pièce sur laquelle vous êtes positionné.

Les impressions

 

 

 

L'option "CA prévisionnel sur Devis" de ce menu permet d'accéder à différentes éditions basées sur l'état d'avancement et sur le pourcentage de réussite prévisible. Ces éléments sont  modifiables via l'écran de saisie des devis.

 

 

Si vous cliquez sur "PDF Mail" , vous pouvez imprimer le devis au format PDF et éventuellement l'envoyer par mail (pour plus d'informations sur cette fonction, cf. rubrique d'aide "PDF et envoi de e-mails")

 

Si vous cliquez sur "Imprimer" , vous pouvez imprimer la pièce sur laquelle vous êtes positionné dans la liste du tableau de bord et demander préalablement un aperçu à l’écran.

 

Si vous cliquez sur "Impr. Liste" , vous pouvez imprimer la liste des pièces et demander préalablement un aperçu à l’écran.

 

 

Si vous cliquez sur  "Impr. Lot" , vous pouvez imprimer un lot de devis suivant différents critères de sélection (période, numéros de devis, client...).

Si l'option gestion des abonnements est disponible,  il y a un choix supplémentaire "transférer en contrat d'abonnement" qui permet de créer un contrat d'abonnement à partir d'une pièce de vente client, à condition que la pièce soit validée définitivement.