Tableau de bord des factures et avoirs

Le tableau de bord des factures et avoirs est un peu différent de celui utilisé pour les devis, commandes et bons de livraison. En effet, il propose des actions différentes compte tenu de la position des factures et avoirs dans la chaîne des ventes.

Par exemple vous pourrez créer un avoir à partir d'une facture existante, procéder au règlement des factures, ou bien transférer les factures vers la comptabilité.

 

Ce tableau de bord vous propose la liste de l’ensemble factures et avoirs. Les avoirs apparaissent en négatif contrairement aux factures, et vous avez la lettre A à gauche du numéro. La lettre C est affichée pour les factures d'acompte. La lettre R correspond aux factures de report, créées soit manuellement soit lors de l'import de clients avec un montant d'encours.

Vous pouvez activer différents filtres pour adapter automatiquement la liste, choisir directement les différentes actions disponibles pour la gestion d’une facture ou d’un avoir en particulier et également visualiser, d’un seul coup d’œil, l’état de la pièce grâce à la codification visuelle dans la liste.

le bouton "Chercher montants" permet de chercher les factures par leur montant. Cf. chapitre bouton_chercher_mt

 Depuis la version Oxygène 11.01 : le bouton "Choix des colonnes" permet de personnaliser les colonnes de la liste en cours, même fonctionnement que si on clique sur le "+" jaune dans le bandeau de titre des colonnes.

Le logo dans la colonne PDF signifie que cette facture peut être envoyée au client par la fonction  Memsoft e-facture . Ce logo apparaît uniquement si le client a accepté l'envoi des factures par mail (Option "Demande factures électroniques" dans l'onglet "Ventes" de la fiche client).

 

Depuis la version 11.03 Oxygène la fonction des envois de factures PDF par mail n'est plus accessible, elle a été remplacée par les envois vers Memsoft e-facture.

Depuis la version Oxygène 11.01 : le logo de la colonne "PDF" est de couleur rouge et blanc si l'envoi n'a pas encore été effectué. Si l'envoi a été fait, ce logo change de couleur et passe en vert et blanc : .

Colonne "Ech" : cette colonne est remplie uniquement si la facture est multi échéances, dans ce cas le dessin "10"  est affiché.

Le bouton "Site Memsoft e-facture"  permet d'accéder à votre espace e-facture. Plus d'informations sur la fonction "e-facture" : ../e-facturehtm.htm

Choisissez le classement de votre liste en utilisant la zone  . Pour que le tri soit rapide, il est conseillé de filtrer au préalable la liste avant de changer le classement. Si vous lancez un classement sans filtrer le tri peut prendre beaucoup de temps en cas de gros volume de données.

Les filtres de sélection

Filtre par date : Afin de réduire la liste, sélectionnez une période en cliquant directement sur les fiches du calendrier (Jour, Semaine, Mois, Trimestre, Semestre, Année)  ou en saisissant directement les dates. Le bouton  ouvre le calendrier Windows pour ensuite choisir la date souhaitée :

Vous avez aussi une liste pré définie de dates avec le bouton  à droite de chaque zone de date 

 

Filtres de l'onglet "Tiers" : ce sont les mêmes que pour les autres pièces de vente, permettant de sélectionner les factures pour un client, un représentant et / ou un apporteur. Vous avez également un filtre sur les références commande. 

Filtres de l'onglet "Type" :

 

De la même manière, vous pouvez réduire la liste en choisissant ces filtres de sélection : toutes, réglées ou non, validées ou pas, comptabilisées ou pas, et selon le type de facture : avoir, acompte, etc.

Nouveauté depuis la version 11.01 Oxygène : vous pouvez sélectionner les factures envoyées par mail ou vers Memsoft e-facture, celles non envoyées, ou toutes. Ce filtre correspond au logo PDF de couleur verte si envoi fait, et de couleur rouge si envoi pas encore fait.

Tous les filtres posés peuvent être désactivés en un seul clic avec le bouton "Supprimer sélections". Seul le filtre de l'onglet purge ne sera pas désactivé.

Ces différents états sont repris dans les codes couleur de la liste.

 

L'onglet "purge" permet de visualiser les factures de date antérieure à la date de la dernière purge. En effet, par défaut ce filtre est activé comme ceci :

Les différentes actions

 

Les différentes actions décrites ci-dessous sont déclenchées à partir du tableau de bord en cliquant sur les boutons disponibles mais également par menu contextuel en actionnant le clic droit de la souris sur la liste. Le menu contextuel vous propose également la visualisation de l’historique de la pièce et le transfert de la facture en avoir. Certaines actions sont disponibles ou non selon l’état de la pièce sur laquelle vous êtes situé dans la liste. Par exemple, si vous êtes positionné sur une facture validée définitivement mais non encore réglée, toutes les actions seront disponibles sauf celle de la validation définitive. Par conséquent, en vous déplaçant dans la liste sur des pièces ayant un état d’avancement différent vous constaterez la disponibilité ou non de certaines actions. En complément des filtres de sélection et des codes couleur, cet effet ne fait que renforcer votre visibilité dans l’utilisation quotidienne de votre gestion.

 

- Par le menu contextuel sur la liste (accessible par le clic droit de la souris) : les choix disponibles dépendent de l'état d'avancement de la facture, par exemple une facture non validée ne pourra pas être réglée, les choix de règlement seront alors grisés.

 

Si l'option Gestion des Contrats et Facture d'Abonnements a été activée,  il y a un choix supplémentaire Transférer en contrat d'abonnement qui permet de créer un contrat d'abonnement à partir d'une pièce de vente client, à condition que la pièce soit validée définitivement.

Depuis la version oxygène 11.01 vous avez dans le menu du haut au choix "Actions" une fonction permettant d'exclure du transfert en comptabilité la facture sélectionnée. Cette fonction peut être utile en cas de facture avec une erreur sur des éléments qui n'impactent pas les valeurs mais qui empêchent le transfert, par exemple un code TVA sur port erroné, et que la facture n'est pas modifiable car validée définitivement. Dans l'utilisation normale de l'application cette fonction sera très rarement utilisée.

Un message de confirmation s'affiche :

Si vous utilisez cette fonction une trace sera conservée de votre utilisation. La facture sera alors topée comme comptabilisée.

Si vous cliquez sur "Voir" , vous entrez directement en consultation, par défaut, sur la pièce sur laquelle vous êtes positionné dans la liste. Vous pourrez ensuite, si vous le souhaitez, passer à la pièce suivante ou précédente. Pour modifier la pièce, passez en modification.

Le bouton "Modifier" permet d'entrer en mode modification sur la facture sélectionnée au préalable.

Si vous cliquez sur "Créer" , une pièce vierge apparaît.

Le choix de cette action vous permet d’entrer directement en création sur une pièce et d’enchaîner la création de plusieurs pièces.

En cliquant sur  "Valider" , vous validez définitivement la pièce sur laquelle vous êtes positionné dans la liste. Une fois la pièce validée, elle sera alors transformable mais plus modifiable. (Cf. « Validation de pièces » dans ce chapitre).

Si vous cliquez sur "Imprimer" , vous pouvez imprimer la pièce sur laquelle vous êtes positionné dans la liste du tableau de bord et demander préalablement un aperçu à l’écran.

La facture sera imprimée avec la mention "ébauche" si elle n'est pas validée (drapeau jaune). En effet, vous devez valider une facture avant de la transmettre au client.

Au moment du lancement de l'impression, si la facture est non validée, vous aurez ce message : Mode ébauche ou Mode définitif

Et vous pourrez choisir de valider définitivement la facture avant de l'imprimer ou de l'imprimer telle quelle et avec la mention "ébauche".

 

Il existe un droit utilisateur sur ce message et cette possibilité de l'impression en mode ébauche : si l'utilisateur Oxygène n'a pas le droit au mode ébauche l'impression déclenche directement la validation définitive de la facture sans avertissement. Dans ce cas ce message n'est pas affiché.

 

Se référer à la gestion des droits Oxygène, ce droit est dans les droits de l'application de Gestion Commerciale.

Dans les modèles des états de facture vente livrés avec l'application vous avez un modèle appelé CHORUS PRO :

Ce modèle est destiné à créer des PDF factures qui seront acceptés sur le portail de CHORUS PRO (portail de dépose des factures concernant les entreprises publiques). Une fois votre PDF créé, vous pourrez procéder à sa dépose manuelle sur le portail CHORUS PRO. Ce modèle d'état permet de créer des PDF facture avec les données attendues par CHORUS PRO : SIRET client, numéro et date facture, montants du pied (HT, TVA et TTC).

Si vous cliquez sur "Impr. Liste" , vous pouvez imprimer la liste des pièces et demander préalablement un aperçu à l’écran. Ces listes sont de ce type

:

Il existe plusieurs modèles de listes et vous pouvez en créer de nouvelles si vous avez acquis l'option "utilitaires Oxygène" ou si vous êtes abonné VIP.

Il y a par exemple une liste triée par mode de règlement :

 

NB : les montants HT imprimés sont les montants nets HT, c'est à dire avec les remises et escomptes des pieds de pièce, et avec les frais et les ports.

Le bouton  "Impr. Lot"  permet d'imprimer les factures en lot.

Selon les sélections choisies dans cet écran, vous obtiendrez l'impression des factures validées ou non, et la mention "ébauche" sera présente en filigrane pour toute facture non validée définitivement (drapeau vert).

A vous de choisir de manière pertinente ces différentes sélections : si vous voulez imprimer les factures pour les vérifier avant leur envoi aux clients, ces factures peuvent avoir le statut non validées (drapeau vert). Vous pouvez sélectionner "non validées", et la mention "ébauche" sera présente. Par contre si vous voulez imprimer les factures pour leur envoi aux clients vous devez sélectionner seulement celles validées définitivement afin de ne pas imprimer la mention "ébauche".

La sélection selon le type d'envoi des factures permet de ne pas imprimer les factures qui sont censées être transmises par un envoi PDF mail. Mais il est aussi possible de les imprimer si vous voulez les vérifier avant l'envoi, (non validées) ou bien si vous voulez les archiver (validées).

Si l’adresse ou les éléments juridiques de votre société sont modifiés dans les données du dossier Oxygène,  le traitement va historiser les données et garder les éléments par date. Le but est de pouvoir ressortir ces données selon la date lors des réimpressions de factures clients. Par exemple si vous avez déménagé, et que vous réimprimez des factures créées avant ce déménagement, votre adresse sur ces factures sera votre ancienne adresse.

De la même façon, si l'adresse  d'un client change, la réimpression d'une facture le concernant sera réimprimée avec l'adresse connue lors de la création de la facture.

De ce fait, il est interdit de modifier l'adresse de facturation d'une facture validée. Si vous avez saisi une adresse erronée, vous devez faire un avoir et une nouvelle facture avec l'adresse correcte.

Par la commande «Naviguer» accessible à partir du menu contextuel ou du menu déroulant Commandes, vous avez également accès à l'historique de la pièce sur laquelle vous êtes positionné.

Vous pouvez connaître la pièce d'origine à partir de laquelle cette pièce a été générée. (pour plus de précisions, consulter le paragraphe "Historique des pièces" de ce chapitre).

Vous avez 2 boutons "e-facture" et "e-facture lot"  permettant de transmettre vos factures à vos clients dès lors que la fonction Memsoft e-facture est activée. Voir l'aide  ../e-facturehtm.htm

 

Par défaut cet envoi des factures ne va intégrer que les factures validées, les factures non validées (drapeau vert) ne seront pas envoyées. Ceci pour éviter la mention "ébauche" qui est systématiquement ajoutée en fond de page des factures non validées. Et aussi parce que vous devez valider les factures avant de les envoyer aux clients, pour les rendre non modifiables.

Si vous voulez créer des PDF en lots pour des factures non validées, par exemple pour les vérifier avant leur envoi, il existe une possibilité de lancer les créations de PDF en lots sans faire les envois de mails. Pour activer ce procédé, aller dans les paramètres du dossier, onglet "envois mails" et cochez les cases comme ci-dessous :

Cochez la case "conserver le fichier PDF généré", et cocher aussi la case "Permettre de générer les PDF factures sans réaliser l'envoi". Ensuite vous pouvez aussi choisir de stocker ces PDF factures dans un répertoire différent, vous pouvez gérer un répertoire par dossier Oxygène.

Si vous avez activé cela, la sélection des factures est différente en bas de l'écran de sélection des envois e-facture en lots : vous pouvez choisir de créer les PDF sans envoi de mail, et si c'est coché, vous pouvez choisir les types de facture à traiter : validées ou pas, avec PDF accepté ou pas par les clients. Ce traitement créera un PDF par facture, et non pas un PDF global contenant toutes les factures.

 

Le bouton "Factur-X permet de générer une ou plusieurs factures au format PDF Factur-X. Par contre les PDF générés ne sont pas envoyés par mail, ils sont stockés dans le répertoire habituel de stockage des fichiers PDF et vous devez ensuite les utiliser à votre convenance, par exemple pour les déposer manuellement sur le portail CHORUS PRO.

Ce format Factur-X est un format standard franco-allemand de facture électronique « mixte » basé sur un fichier PDF (norme PDF/A3) contenant la facture originale et incluant un fichier de données structuré (XML). Celui-ci s’inscrit dans la Norme Sémantique Européenne EN 16931 publiée par la Commission Européenne le 16 octobre 2017.

Quand vous cliquez sur ce bouton vous avez le message suivant pour faire la création du PDF soit pour une facture soit pour plusieurs: Vous demandez la création des PDF au format Factur-X; souhaitez-vous traiter la facture courante ou une sélection de factures.

Si vous lancez le traitement pour une seule facture vous devrez choisir le modèle de facture, puis en fin de génération du PDF un message vous indique le répertoire et le nom du PDF créé

Si vous lancez ce traitement pour une sélection de factures, un écran de sélection s'affiche et vous devez choisir pour quelles factures vous voulez cette génération de PDF au format Factur-X

Si vous demandez une sélection des factures non validées la mention ébauche sera insérée dans les PDF créés. Contrairement au traitement d'envoi des PDF ou au traitement e-facture, le traitement Factur-X ne valide pas les factures à traiter avant des les intégrer. Pendant la création des PDF une jauge vous permet de voir l'avancement mais il n'y a pas de message de fin. Les PDF créés sont stockés dans le répertoire habituel des PDF selon votre paramétrage de gestion commerciale.

 

Le bouton "Trf cpta"  permet de transférer les pièces en comptabilité.

Si vous demandez le transfert d'une facture en comptabilité et que vous n'avez pas encore effectué le paramétrage de la liaison vers la comptabilité, un message va vous demander quelle comptabilité vous souhaitez utiliser : la comptabilité Oxygène ou une comptabilité externe.

Si vous répondez "la comptabilité Oxygène", le traitement va lancer le paramétrage de la liaison avec la comptabilité Oxygène. Cf explications de ce paramétrage dans l'aide ../Parametrage_de_la_liaison_comptable1.htm

Si vous répondez "une comptabilité externe", c'est le traitement de paramétrage vers une comptabilité externe qui va être lancé. Cf explications dans l'aide Parametrage_de_la_liaison_ASCII.htm

Le bouton "Régler"  a 2 fonctions : si la facture n'est pas déjà totalement réglée, vous accédez à la création du règlement de cette facture. Si elle est totalement réglée, vous accédez à la consultation des règlements de la facture.

Le bouton "Trf Avoir" permet de créer un avoir à partir de la facture sélectionnée au préalable. Ce choix est interdit si vous êtes sur la ligne d'un avoir. Cette fonction existe aussi dans le menu contextuel appelé par un clic droit dans la liste des factures :

 

 

Le bouton "Perte"permet de déclarer le montant restant dû (non réglé) de la facture comme étant une perte irrécouvrable. cette fonction doit être activée quand vous savez que le reste dû par votre client ne sera jamais perçu, par exemple si ce client est en liquidation judiciaire. Le fait d'activer ce bouton va afficher une fenêtre de saisie d'un règlement d'un genre particulier, avec le montant perte égal au montant restant dû de la facture :

Dans cet exemple le montant restant dû était de 37,38 euros, le règlement de perte sera donc créé avec ce montant.

Un règlement de ce genre va être comptabilisé différemment des règlements classiques, il y aura une 2ème écriture dans le journal des Opérations Diverses (OD)et avec le compte paramétré à cet effet dans le paramétrage de la liaison comptable :

Exemple d'écriture pour un montant de perte de 55,38 euros ::