Principe de l’import de données

L’import de données, des clients (avec possibilité de créer des factures de report), fournisseurs, articles, dépôts, stocks, adresses et pièces de ventes nécessite que le logiciel dont on souhaite récupérer les données ait un moyen de faire un export. Réalisez dans un premier temps cet export des données au format texte ou CSV (ou XML pour les pièces de ventes) avec le logiciel sur lequel elles sont stockées. Ensuite, importez ces données au format souhaité avec Oxygène. Pour cela utilisez l’assistant à l‘import de données. Cet assistant vous permet de paramétrer votre import.

 

 

Données que l'on peut importer :

Cela permet de récupérer divers fichiers texte concernant les données suivantes :

 

- clients

- autres adresses clients

- fournisseurs

- dépôts

- articles

- stocks

-  types de TVA

- régimes fiscaux

- articles composés (nomenclature)

- pièces de ventes depuis la version 9.03

   

Les documents d'achat ne sont pas importés. Cependant, une facture de type "REPORT" peut être générée pour chaque fournisseur, pour cela importer une colonne REPORT avec le montant facturé non réglé de chaque fournisseur (c'est possible aussi pour les clients).. Le montant du report correspond à l'encours : montant facturé non réglé.

 

Toutes les pièces de vente quel que soit leur type sont importables : devis, commandes, Bons de livraison, factures. Les pièces d’achat/fournisseurs ne sont pas importables. Les articles et les clients doivent obligatoirement exister au moment de l'import.

 

L'import des dépôts est rarement utilisé, car les données d'une fiche dépôt sont simples à saisir manuellement, et en général on a très peu de dépôts à créer.

Idem pour le cas des régimes fiscaux et des type de TVA : ces données sont automatiquement créées avec des codes standard pour une utilisation en France, il est rare de devoir importer ces données, il est plus simple de les saisir manuellement.

 

L'import du stock permet d'initialiser le stock de vos articles, sans passer par un inventaire de reprise. Les articles et les dépôts doivent exister au moment de l'import. Depuis la version 11.02 Oxygène, cet import du stock peut intégrer des numéros de lots, à raison de 5 numéros maximum par article. Pour importer le stock initial des articles, il faut inclure les colonnes QINITIALE et VINITIALE dans votre fichier à importer. Vous pouvez aussi utiliser l'import du stock pour modifier les quantité de stock d'alerte, de rupture et de réapprovisionnement, et l'emplacement des articles gérés en stock.

 

Format des données pour import :

Les formats des données des fichiers à importer sont présentés dans la page "description des fichiers texte". Ces descriptions vous donnent la totalité des données que vous pouvez importer, mais en réalité il n'est pas indispensable de faire l'import de toutes les données de ces listes.

Par exemple dans le cas d'un import des clients, vous pouvez importer uniquement les données suivantes : le code client , la raison sociale et une adresse par client.

Les traitements d'import nécessitent un peu de mise au point et des tests sur des petits volumes et / ou sur un dossier de test avant d'être réalisés dans votre dossier réel.

 

Depuis la version 11.01 Oxygène, le répertoire et le nom des fichiers à importer sont à votre guise, et ils sont conservés d'une fois sur l'autre.

 

 

Données obligatoires :

Vos fichiers d'import doivent au minimum contenir certaines données : Les seules données obligatoires sont le code et le libellé dans le cas des articles, clients, fournisseurs, dépôt.

Cas des articles en mode modification : on peut importer des articles avec le code 2 et pas le code, si l'utilisation des codes 2 est activée.

Autres adresses client : le code client est obligatoire

Stocks : le code dépôt et le code article sont obligatoires

Type de TVA et régimes fiscaux : code et libellé obligatoires

Articles composés : code article composé et code article de base sont obligatoires

Pièces de vente : voir la page d'aide dédiée à cet import

 

Remarques :

L'ordre des champs n'a pas d'importance, vous n'êtes pas obligé de suivre l'ordre de la liste des champs telle qu'elle est présentée dans l'aide.

 

Il existe un champ de code CH_INU dans les formats des fichiers d'import : ce code de champ vous permet de laisser des données dans vos fichiers import mais qui ne seront pas importées dans Oxygène.

Ceci vous évite de supprimer des colonnes de données non désirées et présentes dans votre fichier : pour ignorer les données de ces colonnes il vous suffit de mettre en code colonne "CH_INU".

 

Vous pouvez tester vos fichiers import dans le dossier de démonstration DEMO. Mais attention, ce dossier est limité en volume de données, vos tests doivent donc s'effectuer avec peu d'enregistrements (par exemple on est limité dans DEMO à 30 clients maximum).

 

Il existe une possibilité de revenir au dossier DEMO initial si vous avez importé des données : pour cela, menu accueil Oxygène, puis dans le menu texte de gauche dans le volet de navigation, choix "utilitaires" et ensuite choix "ré initialiser DEMO".

 

 

 

Les imports ne sont pas supprimables : il est donc très important de faire une sauvegarde du dossier avant import. Et si vous lancez plusieurs imports successifs il est conseillé de faire une sauvegarde entre chaque import lancé.

 

Cas particulier des descriptifs des fiches clients et des fiches articles : dans ces zones vous pouvez avoir saisi des caractères spéciaux de saut de ligne CR LF. Lors de l'export des données le traitement va remplacer ces caractères CR LF par un caractère ASCII(31). Ce caractère ASCII(31) ne se verra pas dans EXCEL mais il permet d'ouvrir les fichiers avec EXCEL sans que cela décale les données dans les colonnes.

Et ensuite si vous réimportez votre fichier que vous avez modifié avec EXCEL, les descriptifs seront importés avec restitution des caractères CR LF d'origine.

CF aide pour l'explication détaillée de ce procédé : Export des descriptifs