Le tableau de bord des clients

Vous disposez d’une gestion complète des clients sous forme d'une fiche répartie en onglets regroupant chacun un thème de la gestion des clients. Cette présentation vous permet d’optimiser votre saisie ainsi que d’accélérer de façon significative la consultation des informations contenues dans la fiche du client.

 

Cliquez sur l'icône  du menu graphique.

 

L'écran suivant apparaît :

 

 

Il s’agit du tableau de bord réservé à la gestion des clients (et des prospects si l'option CRM est active). Pour connaître les principes de base de l’accès par tableau de bord, référez-vous au chapitre 1 « L’accès par tableau de bord ».

 

 

 Si le CRM est inactif, l'affichage est différent en haut de la liste : il n'y a pas le filtre client / prospect. Et il n'y a pas non plus à droite l'onglet "classification" qui permet de filtrer les clients selon les critères du CRM. La colonne avec le dessin de la silhouette bleue ou jaune n'est pas affichée non plus si pas de CRM.

 

Un dessin avec une silhouette bleue ou jaune s'affiche en colonne de gauche pour indiquer le type : client (bleu) ou prospect (jaune).

 

Ce tableau de bord vous propose la liste de l’ensemble des clients et vous permet de poser différents filtres pour adapter la liste des clients dans le tableau et ainsi choisir directement les différentes actions disponibles pour la gestion d’un client.

 

Vous pouvez ajouter des colonnes supplémentaires selon vos besoins, par exemple la colonne du solde dû. Pour cela clic sur le "+" jaune dans le bandeau des titres de colonnes à gauche puis choisir une à une les colonnes souhaitées.

 

Les filtres du tableau de bord

Afin de réduire la liste et sélectionner un élément précis, choisissez le classement de votre liste, soit par défaut, soit par code, en déroulant la liste de la zone

Vous pouvez encore accélérer l’accès à la fiche souhaitée en entrant le code ou les premières lettres du code client (ou de la raison sociale) dans ou un extrait du nom dans . La liste s’adapte automatiquement en fonction de votre saisie et vous pouvez alors choisir plus rapidement une fiche. De même, vous pouvez réduire la liste à une seule famille de clients. Ou bien aux clients d'un seul représentant ou ceux d'un seul apporteur, par l'onglet en haut à droite.

Vous pouvez facilement sélectionner ceux actifs ou inactifs. Les clients inactifs sont repérables grace à la présence d'une croix rouge dans la colonne de gauche de la liste.

 

Si le CRM est présent il y a aussi l'onglet "Classification" permettant de choisir les filtres sur les données du CRM :

 

La liste des contacts

 

Aussi, vous avez la possibilité de retrouver un client par le biais d’un nom de contact, par le bouton Contacts ., ce bouton est situé en haut de la liste des clients. il permet également de consulter la liste des contacts de tous les clients de votre dossier.

 

Ce bouton ouvre une nouvelle fenêtre avec la liste des contacts des clients (et des prospects si l'application CRM Oxygène est utilisée)

 

 

 

Après la sélection du contact par une partie de son nom ou son code, la liste des contacts est actualisée avec les contacts trouvés, et le bouton  permet d’accéder directement à la fiche client du contact sélectionné dans la liste. Le bouton  permet d ‘abandonner la recherche.

Aussi, par clic droit sur un contact de la liste ,  il est possible d'accéder à la fiche contact ou à la fiche client, ou de lancer le traitement d'effacement des données personnelles du contact sélectionné.

 

"Effacer les données personnelle du contact" :

Ce choix permet de procéder à l'effacement des données personnelles du contact sélectionné. Pour connaître le détail de la procédure de gestion des données personnelles, cf les pages d'aide du chapitre Gestion des données personnelles.

 

Si la procédure est possible un message vous demande de confirmer votre choix, car ce traitement est irréversible :

 

 

Pour connaître le détail de la procédure d'effacement des données personnelles d'un contact, cf page d'aide Effacement des données personnelles des contacts.

 

Si le contact a déjà été effacé un message vous avertit et ce traitement est abandonné.

 

 

Les différentes actions à partir du tableau de bord des clients

 

Voici les fonctionnalités disponibles pour un ou plusieurs clients à partir :

·           des boutons graphiques enbas de la liste ou dans le menu du haut

·           des menus Commandes, Graphiques ou Imprimer

·           du menu contextuel sur la liste (accessible par le clic droit de la souris):

 

 

Si le CRM est utilisé, il y a un choix "transformer en client" seulement pour les prospects. Ceci vous permet de basculer un prospect en client.

 

"Supprimer la sélection" : ce choix permet de supprimer en bloc tous les clients et prospects que vous avez sélectionnés auparavant.

Un message de confirmation va s'afficher et il faudra passer en mode exclusif pour lancer le traitement de la suppression en bloc.

 

La suppression effectuera des contrôles afin de ne supprimer que les clients non utilisés dans des pièces de vente.

Si un client est supprimé ses adresses et ses contacts le sont aussi. Un compte-rendu des suppressions impossibles est affiché :

 

 

Si la suppression est possible, toutes les données du client sont totalement supprimées de votre dossier : fiche client, adresses, contacts, banques.

 

La suppression des clients est irréversible, il n'y a pas de récupération de données, il faut donc utiliser cette fonction avec précaution.

 

 

"Effacer les données personnelle du client" :

Ce choix permet de procéder à l'effacement des données personnelles du client sélectionné. Cette procédure est possible uniquement pour les clients de type "particulier", soit parce qu'ils ont comme code famille une famille de type "particuliers", soit parce que la case "particulier" est cochée dans la fiche client.

Pour des précisions sur le procédé de gestion des données personnelles, cf les pages d'aide du chapitre Gestion des données personnelles.

 

Si la procédure est possible un message vous demande de confirmer votre choix, car ce traitement est irréversible :

 

 

Pour connaître le détail de la procédure d'effacement des données personnelles d'un client, cf page d'aide Effacement des données personnelles

 

Si le client a déjà été effacé un message vous avertit et ce traitement est abandonné.

Si le client n'est pas un client de type particulier, un message vous avertit et la procédure d'effacement n'est pas réalisée.

La recherche étendue

 

Depuis la version 11.02 Oxygène vous avez un traitement de recherche étendue de clients et de contacts, par le bouton . Cette fonction existe également dans l'application CRM, il s'agit de sélectionner les clients ou les contacts sur les données principales des fiches clients et contacts, et avec le choix du mode de recherche (débute par, contient, égal à, différent de,..). Pour le détail du fonctionnement de cette recherche, cf Recherche étendue

 La gestion des fiches

 

Si vous cliquez sur , vous entrez directement en consultation sur la fiche du client sur lequel vous êtes positionné dans la liste. Vous pourrez ensuite, si vous le souhaitez, passer à la fiche suivante ou précédente.

Si vous cliquez sur , vous entrez directement en modification sur la fiche du client sur lequel vous êtes positionné dans la liste. Vous pourrez ensuite, si vous le souhaitez, modifier la fiche suivante ou précédente.

Vous pouvez également entrer directement en modification en double-cliquant sur la fiche qui vous intéresse.

 

Si vous cliquez sur , une fiche client vide s'affiche et vous pouvez créer un nouveau client en saisissant ses données.

Le choix de cette action vous permet d’entrer directement en création sur une fiche client puis d’enchaîner la création de plusieurs fiches.

 

 Le fait de choisir une action à partir du tableau de bord n’est pas restrictif. Ce choix vous permet d’optimiser votre saisie en sélectionnant directement à partir  du tableau de bord l’action à effectuer. Chacune de ces actions permet également de nombreuses autres fonctionnalités liées à la gestion des fiches comme le passage à la fiche suivante et précédente, les filtres de sélection, l’ordre de parcours, la recherche d’un enregistrement, etc... Pour connaître l’ensemble de ces fonctionnalités relatives à l’ergonomie des logiciels Oxygène, consultez le manuel « Installation et ergonomie ».  

 

Si vous cliquez sur , vous pouvez imprimer la fiche du client sur laquelle vous êtes positionné dans la liste du tableau de bord et demander préalablement un aperçu à l’écran.

 

Il existe 2 modèles d'impression de la fiche client, cf la page d'aide Principe général pour l'explication de l'impression de la fiche des données personnelles du client.

 

Si vous cliquez sur , vous pouvez imprimer la liste des clients et demander préalablement un aperçu à l’écran.

 

permet de consulter les échéances du client sélectionné.

permet de gérer les règlements du client sélectionné.

L'accès aux informations en lien

Vous disposez également de la possibilité d'accéder directement aux informations Adresses, Contacts et Coordonnées bancaires par le menu contextuel ou par le menu déroulant Commandes. En vous positionnant sur la fiche du client qui vous intéresse, vous pouvez accédez directement à partir du tableau de bord à ses adresses, à ses contacts ainsi qu'à ses coordonnées bancaires. Vous pouvez alors effectuer des modifications sans entrer dans la fiche client.

Les graphiques de gestion

A partir du tableau de bord, vous avez accès aux graphiques de gestion par le menu contextuel ou le menu déroulant Graphiques. Ces éléments vous permettent, en un coup d'œil, de visualiser la situation du client sur lequel vous êtes positionné. Vous pouvez ainsi visualiser le chiffre d'affaire réalisé par le client et les retards de paiement du client.

De même, le bouton situé dans l'onglet "Ventes" de la fiche client permet de visualiser le graphique "CA réalisé".

La gestion des documents liés

 

Le bouton situé sur la barre d'outils Oxygène  permet de lier des documents à une fiche de la liste en crous. L'écran suivant apparaît

 

 

Le bouton permet de sélectionner un fichier à lier en ouvrant l'explorateur Windows. Tous les types de fichiers sont acceptés.

 

Il suffit ensuite de se positionner dans le dossier contenant le fichier recherché et de cliquer sur une fois celui-ci sélectionné.

Vous pouvez aussi faire glisser / déplacer un fichier vers le dessin de la boîte aux lettres : pour cela il faut afficher sur le bureau de votre PC la fenêtre de l'explorateur Windows et la fenêtre Oxygène. Puis sélectionnez le fichier externe souhaité et amenez le sur la boîte aux lettres.

 

Le bouton permet d'enlever un document lié : cette manipulation ne supprime pas le fichier correspondant sur le disque. Cela enlève uniquement le lien entre la fiche dans Oxygène et le fichier externe.

 

Le sigle apparaîtra devant les clients ayant des documents liés

 

 

Export de la liste vers EXCEL

Il est possible d'exporter dans un tableau EXCEL les données la liste des fournisseurs apparaissant dans le tableau de bord , en cliquant sur le bouton situé sur la barre d'outils Oxygène .