Ecritures générées lors du transfert en comptabilité

Lors du transfert en comptabilité d'une facture d'acompte, cela donne lieu à une écriture spéciale pour cet acompte, dans le journal des ventes. L'écriture de règlement de cette facture d'acompte est identique à une écriture de règlement d'une facture classique. L’écriture de vente de la facture finale change si et seulement si elle a des factures d'acompte associées.

Exemple pour une facture d'acompte avec de la TVA

Soit une commande de 5000,00 € HT (6000,00 € TTC) avec un acompte de 1200,00 € TTC (montant acompte soumis à TVA avec un taux de TVA de 20%)

1/ Facture d'acompte de 1200.00 € TTC - Journal de vente

Depuis la version 11.02 Oxygène : En cas de facture d'acompte avec un montant soumis à TVA rempli mais un montant de TVA de zéro, par exemple parce que le dossier est exonéré de TVA, le traitement corrige automatiquement les valeurs et il crée l'écriture de vente sans TVA sur acompte, et en prenant le compte "Acompte sans TVA" à la place du compte "Acompte soumis à TVA". Avant la version 11.02 Oxygène ce cas générait un rejet de la facture avec une erreur de type "écriture non équilibrée".

2/ Règlement de la facture d'acompte – Journal de banque

NB : le journal de banque sera selon le mode de règlement de la facture d’acompte, saisissable, pré rempli selon le mode de règlement du règlement d’acompte initial si la facture d'acompte est générée à partir de la création d'un règlement. Si la facture d'acompte est générée à partir d'une pièce de vente le mode de règlement sera par défaut celui de cette pièce, et modifiable.

3/ Facture finale – Journal de vente

NB : le montant de la ligne du compte client correspond au total TTC de la facture finale auquel on déduit le montant TTC des factures d’acompte associées à la facture finale (dans notre exemple : 6000.00 - 1200.00 = 4800).

Depuis la version 11.02 Oxygène : En cas de facture finale avec un montant TTC égal à la somme des montants des acomptes associés, l'écriture sera similaire, avec la ligne du compte client présente même si son montant au débit est de zéro. Cela facilite la recherche des écritures des factures lors de la consultation des comptes clients en comptabilité. Exemple ci-dessous, la facture n° 282 sera visible en consultant le compte 411ELIR :

4) Règlement du solde de la facture finale – Journal de Banque

Exemple de facture d’acompte sans TVA (dossier exonéré de TVA, ou cas spéciaux d'acomptes sans TVA)

Soit une commande de 5000,00 € HT (6000,00 € TTC) avec un acompte de 1200,00 € non soumis à TVA

1/ Facture d'acompte - Journal de vente

2/ Règlement de la facture acompte – Journal de banque

3/ Facture finale – Journal de vente

Dans ce cas aussi, si le montant TTC de la facture finale moins le montant TTC des acomptes = zéro, la ligne d'écriture du compte client sera présente avec un montant au débit de zéro, pour faciliter les consultations des comptes clients en comptabilité, en rendant visible ces factures finales même si la ligne d'écriture a une valeur de zéro.

4) Règlement du solde de la facture finale – Journal de Banque

En cas de facture d'acompte d'annulation, les écritures correspondantes sont similaires mais avec l'inversion des montants au débit et au crédit.

Paramétrage de la liaison comptable

Dans le paramétrage de la liaison comptable, onglet "Ventes" / onglet "Compte Divers", il convient de paramétrer par type de TVA, le compte d'acompte soumis à TVA ainsi que le compte de TVA sur acompte (bouton "Comptes de TVA et acomptes soumis à TVA")

C'est le même principe pour le paramétrage de la liaison avec une comptabilité externe.

Il faut aussi définir le compte d'acompte non soumis à TVA (zone "Acompte sans TVA").