Description des fichiers texte
Vous pouvez ouvrir les fichiers "exemple" accessibles dans le traitement d'import. Ces fichiers sont au format EXCEL CSV. Si vous n'avez pas EXCEL sur votre ordinateur, le fichier exemple s'ouvrira avec une autre application, par exemple le bloc notes Windows..
Vous pouvez aussi générer vous-même des fichiers d'exemples : dans ce même module "Opérations Périodiques", choisissez "Exportation de données".
Si vous générez vos fichiers à importer avec EXCEL ou un autre outil de type tableur, une fois votre fichier manipulé dans votre tableur, il faut le sauver dans un format reconnu par le traitement d'import Oxygène.
Par défaut le format CSV vous sera proposé lors de l'import Oxygène (séparateur : point-virgule) : pour changer le format d'un fichier dans votre outil tableur, cliquez sur "Fichier", puis sur "Enregistrer sous...", et dans "Type" (de fichier), choisir : CSV (séparateur : point-virgule).
En première ligne de votre fichier à importer vous devez impérativement inclure le code de chaque champ tel que défini dans les descriptifs ci-dessous. Cette ligne permet au traitement de savoir quelles données sont dans les colonnes de votre fichier à importer. Par exemple si la colonne 1 de votre ficheir contient les codes pour un import d'articles, cette colonne aura "CODE" comme contenu dans la 1ère ligne. L'ordre des colonnes n'a pas d'importance, mais la présence de colonnes obligatoires doit être respectée, selon le type d'import. Par exemple pour importer des clients ou des articles la colonne CODE et la colonne DESIG sont obligatoires.
Il existe un champ CH_INU dans les formats des fichiers d'import : ceci vous permet de laisser des données dans vos fichiers import mais qui ne seront pas importées dans Oxygène. Pas besoin de supprimer les colonnes des données présentes dans votre fichier et que vous ne voulez pas importer : pour ignorer les données de ces colonnes il vous suffit de mettre en code colonne le code "CH_INU".
Explication des types des champs que vous allez trouver dans les descriptifs ci-dessous :
Les champs de type date doivent être au format date comme ceci : jj/mm/aaaa , par exemple 05/06/2016, soit 10 caractères.
Les champs de type valeur (double, monnaie ou simple) doivent être de format standard, le signe en 1er puis les entiers, la virgule et les décimales. Par exemple -1520,32 ou -1650.34. Pas besoin de mettre des pré zéros si la valeur est inférieure au maximum prévu. Pas besoin non plus de mettre un signe + pour les valeurs positives. La présence de séparateurs de milliers de type espace est acceptée.
Le format simple est un format qui accepte une valeur non monétaire avec un maximum de 6 chiffres avant la virgule. C'est le cas des champs de quantités par exemple.
Le format double est un format qui accepte une valeur non monétaire avec un maximum de 10 chiffres avant la virgule. Ce type est utilisé par exemple pour les taux de remise.
Le format "monnaie" est dédié aux valeurs monétaires, selon la configuration de votre dossier ces champs peuvent être convertis dans la devise de votre dossier. Exemple de champs : tous les montants sont au format monétaire.
Les champs de type chaîne sont des champs contenant du texte alphanumérique, ils seront tronqués si leur longueur dépasse la longueur maximum indiquée, mais cela ne sera pas un motif de rejet d'import.
Les champs de type entier contiennent des valeurs numériques entières non monétaires (sans décimales), ils doivent correspondre au format indiqué, par exemple si 0 ou 1 ils seront de 1 chiffre et sans signe.
Les champs de type Entier au format "1 chiffre" sont sauf mention contraire des champs correspondant à des options Oui / Non : il faut les remplir avec la valeur 1 si oui, et 0 si non. Exemple "gestion des lots" pour les articles : si la réponse est oui mettre le chiffre 1, sinon mettre zéro.
Voici le descriptif de chaque fichier que vous pouvez importer, avec les données, leur type et format, le code de champ :
- clients
- dépôts
- articles
- stocks
- articles composés (nomenclatures)
- pièces de ventes si format CSV (sinon cf format XML)
Fichier clients (exemple)
Vous pouvez retrouver la liste complète des champs et leur code dans la gestion de la base de données "GESCOM" , table I_GCICLI, si vous avez l'option outils de maintenance.
Fichier des adresses supplémentaires de clients : (exemple)
Vous pouvez retrouver la liste complète des champs et leur code dans la gestion de la base de données "GESCOM" , table I_GCIADR, si vous avez l'option outils de maintenance.
Ce fichier permet d'ajouter des adresses de clients en plus de celles existantes.
NB : le champ PROPRIO_CODE doit correspondre au code du client. Et ce client doit exister pour que l'adresse soit importée.
Fichier fournisseurs : (exemple)
Vous pouvez retrouver la liste complète des champs et leur code dans la gestion de la base de données "GESCOM" , table I_GCIFOURI, si vous avez l'option outils de maintenance.
Fichier des régimes fiscaux : (exemple)
Vous pouvez retrouver la liste complète des champs et leur code dans la gestion de la base de données "GESCOM" , table I_GCIREGM, si vous avez l'option outils de maintenance.
Fichier des codes de TVA : (exemple)
Vous pouvez retrouver la liste complète des champs et leur code dans la gestion de la base de données "GESCOM" , table I_GCITVA, si vous avez l'option outils de maintenance.
Fichier des articles : (exemple)
Vous pouvez retrouver la liste complète des champs et leur code dans la gestion de la base de données "GESCOM" , table I_GCIARTIC, si vous avez l'option outils de maintenance.
Cas particulier du champ NOTES dans les tables articles et clients : en import de données, ce champ NOTES sera importé dans le descriptif des articles et clients. En export de données le descriptif sera systématiquement exporté en fin des lignes des enregistrements.
Fichier dépôts : (exemple)
Vous pouvez retrouver la liste complète des champs et leur code dans la gestion de la base de données "GESCOM" , table I_GCIDEPOT, si vous avez l'option outils de maintenance.
Fichier stock : (exemple)
Vous pouvez retrouver la liste complète des champs et leur code dans la gestion de la base de données "GESCOM" , table I_GCISTOCK, si vous avez l'option outils de maintenance.
Fichier des nomenclatures articles : (exemple)
Vous pouvez retrouver la liste complète des champs et leur code dans la gestion de la base de données "GESCOM" , table I_GCILPROD, si vous avez l'option outils de maintenance.
Pièce de ventes format CSV / Fichier des entêtes de pièces : (exemple)
Particularités du contenu de ce fichier :
- TYPE : une lettre correspondant à l'initiale du type de la pièce : Devis, Commande, Bon de Livraison, Facture, Avoir, ou O contrat d'abonnement. Champ obligatoire, et avec un des codes D C B F A ou O
- IDENT : identifiant en-tête, il doit être unique pour distinguer chaque pièce à importer, et il doit se retrouver dans le fichier des lignes pour faire le lien entre les lignes des pièces et leur en-tête. Champ obligatoire.
- CLIENT_CODE : code du client de la pièce, le client doit exister dans le dossier en gestion commerciale. Sa valeur correspond au contenu du champ CODE des fiches clients dans la gestion commerciale.
- CLIENT_WEB_ID : ce champ n'est pas utilisé sauf dans le cas de l'option du lien avec PRESTASHOP.
- WEB_ID ; ce champ permet de stocker une référence de pièce, par exemple l’ancien numéro de pièce en cas d'import de données provenant d'un autre logiciel. Cette information est stockée dans le champ Origine des pièces importées dans la gestion commerciale Oxygène.
Si ce champ est présent dans le fichier à importer, un contrôle sur ce champ est effectué avant l’importation, pour éviter qu'une même pièce soit importée plusieurs fois. De cette façon vous pouvez relancer un import plusieurs fois sans que cela refasse la création des pièces importées auparavant.
Certains de ces champs sont gérés uniquement pour certains types de pièces de vente, par exemple le champ COMPTABILISER ne sera traité que pour un import de factures.
Les champs ci-dessous ne concernent que les contrats d'abonnement :
Pièce de ventes si format CSV / Fichier des lignes de pièces : (exemple)
| CODE ENTETE | DESCRIPTION | TYPE | LG. MAX |
| ENTETE_IDENT | Identifiant Entête (= IDENT du fichier des en-têtes) | Chaîne | 10 |
| NUMERO | Numéro de ligne | Chaîne | 10 |
| ARTICLE_WEB_CODE | Code article (non obligatoire si commentaire) | Chaîne | 20 |
| DESIG | Désignation ou commentaire | Chaîne | 75 |
| QTE | Quantité | Double | |
| PUHT | Prix Unitaire Hors Taxe | Chaîne | 16 |
| TAUX_REMISE | Taux de remise | Simple | |
| GCPTVA_CODE | Code TVA | Chaîne | 8 |
| GCPTPF_CODE | Code TPF | Chaîne | 8 |
| GCPDEPOT_CODE | Code Dépôt | Chaîne | 8 |
Le champ indicateur composant d'assemblé est à mettre à la valeur 1 pour le cas des lignes d'assemblage des articles assemblés.
Dans les champs ci-dessus, certains ne sont utilisés que pour certains types de pièces de vente, par exemple la date avenant et les 2 indicateurs de ligne à réviser et de ligne à facturer sont 3 champs à remplir uniquement pour les contrats d'abonnement.
Le code intervenant ne sert qu' en cas de prestation de service à la personne, ce sera repris pour imprimer l'attestation annuelle de services à la personne.
Le prix d'achat et le coefficient sur prix d'achat ne sont utilisés que pour les devis. Ces 2 données permettent de calculer un prix de vente à partir du prix d'achat article plus un coefficient.