Paramétrage d'un format d'export des écritures pour archivage FEC

Si vous n'avez pas choisi d'acquérir l'option Exports normalisés, il est possible de paramétrer manuellement un format d'export allant vous servir pour effectuer la sauvegarde des écritures selon les normes définies par la DGFiP (Article A47 A1 du 29/07/2013).

Ce paramétrage n'est possible qu'à partir de la version 8.06.82 de la Comptabilité Oxygène.

Il s'agit d'une opération assez complexe à réaliser, et qui nécessite un minimum de connaissance sur les tableurs (EXCEL, ...) car le fichier obtenu par cet export devra être manipulé via un tableur.

1- Paramétrage du format d'exportation Grand-Livre :

Pour créer un nouveau format d’export, cliquez sur Paramétrage Commun à l’ensemble des dossiers puis Registre des formats d’exportation de documents.

- Sélectionnez la famille GRAND-LIVRE GENERAL, puis cliquez sur le bouton .

- Cliquez sur le bouton .

- Donnez un nom à votre format d’export ainsi qu’une désignation.

- Renseignez les caractéristiques du format d’export (champs séparés par une tabulation et enregistrements séparés par Retour chariot et Fin de ligne) :

Suffixe des enregistrements : 13,10

Séparateur de champs : 9

Cliquez ensuite sur le bouton pour paramétrer les champs constituant le fichier d’export.

Sélectionnez un à un et dans l’ordre les champs à utiliser pour l’export aux normes DGFiP en cliquant, à chaque ligne, sur le bouton de sélection :

Les champs à sélectionner sont les suivants :

Le champ CHAMP_LIBRE correspond à des informations non utilisées et pouvant être exportées à blanc.

Il est utilisé afin de respecter l'ordre et le nombre de champs.

Ces informations sont les suivantes :

- Numéro de compte auxiliaire (CompAuxNum)

- Libellé du compte auxiliaire (CompAuxLib)

- Montant en devise (Montantdevise)

- Identifiant de la devise (Iddvise)

- Nature de l’opération (NatOp)

- Identification du client (IdClient)

La liste des champs sélectionnés dans ce format d'exportation est conforme au tableau d'informations fourni dans le Journal Officiel du 1er Août 2013 :

2- Exportation du Grand-Livre en utilisant le format d'exportation précédemment créé :

- Lancez l’exportation en allant dans le menu Liens Experts comptables, sous-menu Export Grand-livre général – Format EXCEL CSV :

- Choisissez l'édition Grand-Livre - Sans les comptes collectifs, puis sélectionnez comme période d'édition tout l'exercice comptable, ainsi que toutes les natures de comptes.

- Cliquez sur le bouton :

- Sélectionnez le format d’export que vous avez créé, et sauvegardez le fichier avec un nom ayant le format suivant qui est une norme à respecter :

3- Modifications manuelles à apporter sur le fichier généré :

Une fois le fichier généré, il est nécessaire de le modifier pour être conforme aux normes édictées par la DGFiP. Ces manipulations sont à effectuer à partir de votre tableur et sont donc indépendantes d'Oxygène. Elles consistent à réaliser des ajouts de lignes, divers classements et tris, mettre le bon format de dates et de montants. Elles nécessitent donc un minimum de connaissance sur les tableurs.

En vous appuyant sur la documentation technique du Livre des procédures fiscales - Article A47 A-1, vous devez respecter la structure et les règles d’organisation du fichier FEC. Vous pouvez également obtenir un fichier exemple en le générant avec le dossier DEMO.

N’oubliez pas de réaliser une sauvegarde de votre fichier une fois vos manipulations terminées.

Le fichier généré manuellement doit faire l’objet d’une analyse par l’outil de contrôle disponible en téléchargement libre pour vérifier sa conformité. En cas de fichier non conforme, le fournisseur du logiciel décline toute responsabilité.