Le rapprochement bancaire automatique

Cette fonction est en option

Le rapprochement bancaire vous permet de rapprocher un relevé de compte à vos écritures comptables.

Ce module permet d'effectuer un rapprochement bancaire automatique, à partir d'un relevé bancaire automatiquement importé avec l'option e-banque ou importé manuellement à partit d'un fichier relevé transmis par la banque.

Importation automatique d'un relevé bancaire

Cette fonction effectuera la connexion au site de la banque pour synchroniser les opérations du compte et récupérera les lignes du relevé suivant les dates sélectionnées.

- Bouton Nouveau traitement : permet d'importer un nouveau relevé.

Si un précédent relevé a été importé, la date de début de relevé correspond alors à la date de fin du précédent relevé traité et celle-ci n'est pas modifiable.

Le précédent relevé ne pourra plus être traité. Un message d'alerte est affiché et proposera de continuer l'import du nouveau relevé ou de reprendre le dernier relevé.

- Bouton Reprise dernier traitement : il permet de rappeler les dates du dernier relevé (enregistrées dans fiche journal, dates non modifiables) et de reprendre les opérations du dernier relevé.

- Date début du relevé : date de début des opérations que vous souhaitez importer. Si il s'agit premier relevé, la date de début d'exercice est proposée par défaut, mais elle est modifiable.

Si un précédent relevé a été importé, la date de début de relevé correspond alors à la date de fin du précédent relevé traité et n'est pas modifiable.

- Date fin du relevé : date de fin des opérations que vous souhaitez importer.

Attention, les dates d'historique sont gérées directement par les banques, et cela est variable selon les banques. Votre banque ne va peut-être pas permettre d'importer toute la période demandée.

Le bouton permet de lancer le traitement et d'afficher les opérations importées afin de pouvoir procéder au rapprochement bancaire.

Importation manuel d'un fichier de relevé bancaire

Ce fichier peut être à la norme interbancaire CFONB (format d'EDI respecté par toutes les banques) ou être un fichier relevé au format texte (.TXT ou .CSV).

Paramétrage des journaux

Localisation et nom de fichier <Extrait de compte sur support informatique> : cette zone présente dans l'onglet "Coordonnées" de la fiche journal permet de spécifier la localisation et le nom de fichier par défaut pour relevé bancaire (au format interbancaire) à importer.

N° de compte :cette zone permet de sélectionner le compte de banque que l'on souhaite rapprocher.

Nom et localisation du fichier à récupérer : si le nom et la localisation du fichier sont indiqués dans la fiche du journal de trésorerie, cette information sera automatiquement récupérée, mais cette zone reste modifiable.

Format du fichier : il faut indiquer ici si le fichier à traiter est au format CFONB ou si il s'agit d'un autre format (fichier texte).

Dans ce 2ème cas, il faudra choisir le modèle de relevé correspondant à votre fichier. Si celui-ci n'existe pas dans la liste proposée, le paramétrage d'un nouveau format peut être réalisé en cliquant sur le bouton situé à droite du format.

Ce bouton vous permet d'accéder à la gestion des formats d'importation.

Nombre de lignes à exclure avant la liste des opérations : il s'agit du nombre de lignes à exclure avant la 1ère ligne d'opérations.
Pour connaître ce nombre de lignes, ouvrez votre fichier avec le bloc note (cliquez sur votre fichier relevé avec le bouton droit de votre souris et ouvrez le fichier avec le bloc note) ou avec Excel. Notez le nombre lignes à exclure et refermez votre fichier sans enregistrer les modifications éventuelles.

Si nous prenons le fichier RELBANQ.CSV, celui-ci contient 5 lignes à exclure.

Nombre de lignes à exclure après la liste des opérations : il s'agit du nombre de lignes à exclure après la dernière ligne d'opérations.

Le principe est le même que pour le Nombre de lignes à exclure avant la liste des opérations.

Référence de pointage : correspond au code de pointage (peut être de type date ou autre) que l'on retrouvera en référence dans le module de rapprochement bancaire manuel.

Le bouton permet de lancer le traitement et d'afficher les opérations importées afin de pouvoir procéder au rapprochement bancaire.

Le rapprochement bancaire

L'écran suivant permet de rapprocher les écritures issues du relevé bancaire avec les écritures de banque saisies en comptabilité.

Colonne 1 / Origine des écritures :

"R" correspond aux enregistrements du relevé importé.

"C" correspond aux écritures de la comptabilité qui concordent aux montants à rapprocher.

Colonne Observation

Cette colonne contient la mention "FAITES VOTRE CHOIX" si plusieurs montants identiques correspondant à la ligne à rapprocher ont été trouvés.

Sur la ligne contenant cette mention "FAITES VOTRE CHOIX, en cliquant sur la dans la 1ère colonne ou à l'aide de la touche F4 du clavier, la liste des lignes d'écritures concordant au montant à rapprocher va s'afficher.

Il faudra choisir la ligne correspondante.

Comment rapprocher une ligne du relevé avec plusieurs écritures de règlement de la comptabilité ?

Il existe la possibilité de rapprocher plusieurs écritures à une ligne de relevé.

Exemple : Rapprochement de la ligne de relevé de 1758.35 € avec à 3 règlements dans la comptabilité :

La procédure est la suivante :

- Pour choisir le 1er règlement, il faut cliquer sur dans la 1ère colonne pour afficher la liste des mouvements à rapprocher, puis effacer le montant dans cet écran:

Sélectionner ensuite le règlement de 41.00 €

- Pour sélectionner le 2ème règlement, cliquer sur le bouton pour insérer une ligne dans le tableau.

Refaire l'opération précédente (afficher la liste de choix d’un mouvement et effacer le montant) : sélectionner le règlement de 661.91 €

- Faire de même pour les autres règlements à rapprocher avec cette ligne de relevé.

Edition du rapprochement bancaire

Ecriture sans contrepartie

Le bouton permet d'accéder à la consultation des écritures non rapprochées (non pointées en rapprochement) du compte bancaire sélectionné

A l'aide du clic droit ou d'un double clic, il est possible d'accéder à la consultation et à la modification des pièces de la liste.

Les corrections ou modifications d'écritures peuvent alors être opérées directement.

Cas d'une écriture non enregistrée

Le bouton permet d'accéder directement à la saisie d'écriture sans sortir du module de rapprochement bancaire automatique.

Une fois l'écriture saisie, en retournant à l'écran de gestion du rapprochement bancaire automatique, on disposera du choix de l'écriture que l'on vient d'enregistrer.

Validation définitive du rapprochement

Le bouton permet de valider le rapprochement bancaire.

Lors de la validation un boîte message informe de l'enregistrement de rapprochement.

Consultation et modification du rapprochement bancaire

Le rapprochement bancaire automatique que l'on vient de réaliser est consultable et modifiable dans le module de gestion de rapprochement bancaire manuel.

On retrouvera la référence de pointage que l'on a indiqué dans l'écran de récupération du fichier de relevé bancaire, et toutes les écritures rapprochées.