Gestion d'un contrat d'abonnement

 

 

 

La gestion des contrats suit les mêmes procédés que la gestion des pièces de vente sauf pour la partie des stocks et de l'encours client.

 

On peut utiliser les devises, les chapitres, le copier / coller lignes, etc.

 

Le N° Chrono est un numéro de contrat chronologique incrémenté automatiquement. Lorsque vous êtes en modification sur la fiche contrat, il est possible de modifier ce numéro chronologique en cliquant sur le bouton situé à droite du numéro.

 

 

Le N° Contrat contient par défaut le N° chrono mais celui-ci est saisissable et peut contenir une référence alphanumérique. C'est ce numéro que l'on retrouvera dans le tableau de bord des contrats et qui permettra de retrouver un contrat par la fonction .

 

La date début contient la date de début du contrat. Elle sera utilisée lors de la première facturation pour indiquer le début de la période facturée. Par défaut la date de la première facture est égale à la date de début du contrat.

 

Si vous utilisez l'application TPV Oxygène, vous êtes obligé de procéder à des clôtures périodiques de la Gestion Commerciale. Dans ce cas, la date d'un contrat ne peut pas être antérieure à la date de la dernière clôture effectuée.

Si vous n'utilisez pas le TPV Oxygène, les procédures de clôture en Gestion Commerciale sont tout de même possibles. Si vous les utilisez, le même principe s'applique : la clôture permet de "figer" une période, et vous ne pouvez pas choisir ici une date de contrat antérieure à la date de la dernière clôture.

 

 

L'onglet "Infos Contrat" contient les informations relatives à la facturation :

 

 

- Périodicité de facturation : elle peut être Annuelle, Mensuelle ou Journalière.

 

- Nb périodes :  correspond au nombre de jours, de mois ou d’années.

 

Par exemple :

 

- Périodicité de facturation : Annuelle et Nb périodes : 1 => correspond à une facturation annuelle

- Périodicité de facturation : Mensuelle et Nb périodes : 3 => correspond à une facturation tous les 3 mois

- Périodicité de facturation : Journalière et Nb périodes : 15 =>  correspond à une facturation tous les 15 jours.

- Périodicité de facturation : Annuelle et Nb périodes : 2 => correspond à une facturation tous les 2 ans.

 

- Indice de révision des prix :

L’indice de révision est facultatif, il concerne uniquement les contrats avec révision des prix.

Il n'est pas possible de changer de code indice de révision si le contrat a déjà été facturé : dans ce cas,  il faut terminer le contrat et en créer un nouveau par duplication. On considère que le changement d’indice correspond à un nouveau contrat car il y a des nouvelles conditions de révision.

 

- Date de révision des prix

Cette date est saisissable et obligatoire uniquement en cas de contrat avec révision des prix.

 Elle permet de déclencher la révision une fois par an. La révision sera faite sur la facture dont le jour/mois est égal au jour/mois de la date de révision des prix.

 

- Facturation à terme échu

Ce paramètre permet de gérer la facturation du contrat en facturant les périodes passées, si vous ne cochez pas cette case la facturation se fera pour les périodes à venir. Cf Facturation des contrats

 

- Type proratisation

Ce paramètre n'est saisissable que si vous avez coché le type de facturation à terme échu, en effet dans ce cas on va facturer les avenants directement selon les lignes ajoutées pour ces avenants dans la facture suivante, et il faut ce mode de proratisation pour les calculs. cf Facturer_un_avenant_si_contrat_avec_facturation_à_terme_échu

 

- Date de la prochaine facture : permet de changer la date de facturation du contrat.

Cette date sert lors de la facturation pour sélectionner les contrats à facturer. Les factures créées sont datées selon cette date.

 

- Date de la dernière facture générée : non saisissable, indique la date de la facture la plus récente qui a été générée par la facturation récurrente de ce  contrat.

 

- Date de la dernière facture attribuée : non saisissable, indique la date de la facture la plus récente qui a été attribuée au contrat par le bouton d'attribution qui se trouve dans l'écran de la liste des factures du contrat.

 

- Date de fin du contrat : saisissable, indique la date à laquelle le contrat va s'achever. Si cette date est renseignée, le contrat ne sera pas facturé au delà de cette date. Par contre il sera toujours possible de le modifier tant qu'il n'aura pas été déclaré comme terminé. Si un contrat a été déclaré comme terminé, la date de la prochaine facture est automatiquement remise à vide.

 

Si la date de fin du contrat est remplie, et que la date du jour est plus récente, il ne sera plus possible de facturer un avenant au contrat.

On ne pourra pas non plus attribuer une facture au contrat si la date de la facture est plus récente que la date de fin du contrat.

 

- Contrat terminé par : non saisissable, indique l’utilisateur qui a terminé le contrat.

 

- Bouton   : permet de consulter les factures générées pour ce contrat.

 

 

- Bouton : permet de copier les lignes d’une pièce dans le corps du contrat en cours.

L’avenant peut venir d’un devis, d'une commande,  d’un BL ou d’une facture. Toutes les lignes sont reprises à l’identique, avec les prix et montants de la pièce origine.

 

- Bouton : permet de facturer le contrat en choisissant les lignes à prendre en compte et en choisissant une période de facturation, afin de proratiser les montants de ces lignes. La facture ainsi créée sera automatiquement attribuée au contrat.

Ce principe sert à facturer un avenant avec calcul automatique des montants selon la période concernée par rapport à la période complète du contrat.

 

Exemple : un contrat annuel dans lequel on veut ajouter un avenant en cours d'année : saisir les nouvelles lignes dans le contrat, puis lancer la facturation avec ce bouton. Cocher les lignes dans la liste et indiquer la période à facturer. Voir la page de documentation Facturation_d_un_avenant.

 

Ce bouton n'est pas utilisable en cas de facturation à terme échu, dans ce cas il existe une autre manière de gérer un avenant au contrat en cours. Cf Facturer_un_avenant_si_contrat_avec_facturation_à_terme_échu

 

 

Corps du contrat :

 

On saisit dans le corps du contrat les articles et commentaires concernant ce contrat. Cette saisie s'effectue comme dans les autres pièces de vente, avec la gestion des chapitres, la possibilité de gérer des articles assemblés, des lignes de commentaires, les descriptifs articles, ..

L'affichage des 2 colonnes de quantité et de remise ligne dépend de votre paramétrage comme pour le cas des autres pièces de vente.

 

Par contre il n'y a pas de gestion des lots série, et aucun impact sur le stock ni sur l'encours clients.

 

- Case à cocher A réviser : permet d'indiquer ligne à ligne si l’article est concerné par la révision ou pas.

 

- Case à cocher A facturer : permet d'indiquer ligne à ligne si l’article ou la ligne de commentaire est concerné par la facturation : par exemple, on pourra saisir dans le contrat des lignes de commentaires que l'on ne souhaite pas faire apparaître dans les factures créées.

 

 

- Bouton :  permet de lancer le traitement de facturation pour le contrat.

 

- Bouton  : permet de déclarer le contrat comme étant terminé. Un contrat terminé n’est plus facturable ni modifiable. Auparavant il faut saisir la date de fin du contrat, sinon l'action de terminer sera rejetée.

 

Si l'adresse de facturation principale est changée dans une fiche client, et que cela crée une nouvelle adresse, le traitement va automatiquement modifier les contrats d'abonnement de ce client (contrats en cours) et mettre à jour l'adresse de facturation de ces contrats.

Idem pour les zones suivantes : code client , nom client,  adresse de livraison, mode de règlement et conditions échéance (4 zones : nb jours, arrêté, décalage et FDM)

Si le contenu de ces zones est changé dans la fiche client, les contrats non terminés du client seront mis à jour pour ces données.